信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析

文/唐山市豐潤區(qū)第二人民醫(yī)院 劉大永

自1999年始，全國醫(yī)院招聘開始擴招，全國從醫(yī)者就呈現(xiàn)井噴式增長，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，2001年到2015年這短短的15年間，醫(yī)院從醫(yī)者人數(shù)已經(jīng)增長了至少6.5倍，醫(yī)院管理已經(jīng)慢慢由精英化向大眾化過渡。隨之而來的不僅僅是社會人才的增多和個人素質(zhì)的提高，也有其他各方面的問題，比如在醫(yī)院內(nèi)部，信息化背景下醫(yī)院檔案的管理就是其中一個比較嚴峻的問題。信息化背景下醫(yī)院檔案是國家人事檔案的組成部分，是醫(yī)院工作人員在醫(yī)院期間工作、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是從醫(yī)者家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟狀況的主要原始材料，也是醫(yī)院工作人員就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個從醫(yī)者由醫(yī)院走向社會的重要人生履歷。醫(yī)院信息化背景下醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，設(shè)計范圍廣，社會利用率高，本身管理起來就有一定的難度，加上目前對醫(yī)院信息化背景下醫(yī)院檔案的管理沒有一套科學(xué)有效的管理方法，最終使得醫(yī)院信息化背景下醫(yī)院檔案遠遠不能滿足當(dāng)代社會發(fā)展的需求。

醫(yī)院檔案機構(gòu)作為保存醫(yī)院檔案，并提供相應(yīng)服務(wù)的專門機構(gòu)，《管理辦法》明確把信息化背景下醫(yī)院檔案列入了醫(yī)院檔案管理的范圍。就目前醫(yī)院信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然很多醫(yī)院都強調(diào)與科技接軌，但真正落到實處的醫(yī)院并不多。我國檔案界關(guān)于信息化背景下醫(yī)院檔案管理方法的建議比較籠統(tǒng)，樂蘭珍、卞捷等學(xué)者主要從傳統(tǒng)方式下的醫(yī)院檔案管理問題出發(fā)，并提出相對應(yīng)的解決對策。少數(shù)學(xué)者如安琪，創(chuàng)新思維，將時下最流行的技術(shù)與信息化背景下醫(yī)院檔案的管理聯(lián)系到一起，提出自己的設(shè)想。在上述研究基礎(chǔ)的成果上，聯(lián)系實際情況，發(fā)現(xiàn)問題，探索優(yōu)化信息化背景下醫(yī)院檔案管理的新措施，希望最終將醫(yī)院信息化背景下醫(yī)院檔案的作用完全發(fā)揮出來。

一、信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

（一）信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀。信息化背景下醫(yī)院檔案是醫(yī)院的重要組成部分，是指從醫(yī)者經(jīng)過考試合格、招聘部門正規(guī)錄取、并辦理入職手續(xù)后取得正式工作資格的從醫(yī)者，從入職到離職期間形成的大量具有查考利用價值的原始材料，是從醫(yī)者在工作、實驗和社會實踐等活動中直接形成的對醫(yī)院、社會和個人具有保存價值的歷史真實記錄。主要包括：從醫(yī)者入職通知書、醫(yī)學(xué)技能考試成績單、工作資格卡、從醫(yī)者登記表、工齡鑒定表、從醫(yī)者登記表、各工齡成績單、獎懲材料、入黨（團）材料、工作資格異動材料以及從醫(yī)者思想政治活動考核情況、從醫(yī)者在醫(yī)院期間的品行記載等。而信息化背景下醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容就是針對這些信息化背景下醫(yī)院檔案，將其用科學(xué)、專業(yè)的方式建成一個健全的檔案管理系統(tǒng)以供使用。從醫(yī)者進醫(yī)院到離醫(yī)院，這些醫(yī)院檔案都將由醫(yī)院來保管，所以說，信息化背景下醫(yī)院檔案的管理任務(wù)十分艱巨。

（二）信息化背景下醫(yī)院檔案管理的對策。作為從醫(yī)者在醫(yī)院生活的概括，信息化背景下醫(yī)院檔案具有真實性、原始性、可信性高等特點。比如醫(yī)院錄取通知書和高中時的成績單，和在工作的過程中產(chǎn)生的獎懲經(jīng)歷、證書等，都會放在醫(yī)院檔案中，可以說，醫(yī)院檔案就是從醫(yī)者在醫(yī)院生活時的縮影。信息化背景下醫(yī)院檔案一般有憑證作用、查考作用、評估作用和選拔人才的作用。信息化背景下醫(yī)院檔案因和所有法律憑證一樣具有真實性和原始性的特點，所以真實可靠，可以用來維護從醫(yī)者的權(quán)益，一定程度上阻止不法分子編造假學(xué)歷，為各用人單位避免不必要的麻煩。另外，信息化背景下醫(yī)院檔案同時也具有雙重評估的作用：一方面，國家為了加強教育，會利用學(xué)位檔案對醫(yī)院進行評估。另一方面，信息化背景下醫(yī)院檔案對從醫(yī)者本身也有著評估作用，因為信息化背景下醫(yī)院檔案中保存了從醫(yī)者在醫(yī)院期間所有的成績單及獎懲情況，直接反映了從醫(yī)者在醫(yī)院期間的工作情況和綜合素質(zhì)，對從醫(yī)者的自我評估和用人單位對人才的評估，都有著十分重要的作用。

二、結(jié)語

總而言之，加強信息化背景下醫(yī)院檔案的管理，對改進從醫(yī)者就業(yè)和用人單位的選拔都起到了積極作用，信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升，離不開醫(yī)院檔案管理體系的建立健全，更離不開廣大檔案工作者的共同努力，隨著醫(yī)院管理改革的深入，信息化背景下醫(yī)院檔案管理也會被賦予新的內(nèi)容，所以在面對更加復(fù)雜的工作環(huán)境時，工作人員一定要與時俱進，為建設(shè)出更好的檔案管理環(huán)境而努力。