高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升對策

文/山東省菏澤第一中學(xué) 李桂蓮

學(xué)校檔案是記錄學(xué)生在校期間各方面的相關(guān)記錄資料，是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，是學(xué)校教學(xué)實踐活動的重要推手。時代在發(fā)展，傳統(tǒng)的高中檔案管理已經(jīng)暴露出許多的問題。在信息時代，高中檔案管理在提高教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)效率、增強校園運行水平及管理等方面起著重要作用，更好地推動學(xué)校辦學(xué)的發(fā)展。但是目前我國高中檔案管理工作中也出現(xiàn)了一系列的問題，具體表現(xiàn)為：

（一）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升?，F(xiàn)今很多高中學(xué)校對檔案管理工作不重視，他們的檔案管理工作人員基本上為兼職該工作，既有校內(nèi)的任課教師，也有校外大學(xué)生，這些人的檔案管理專業(yè)知識不夠系統(tǒng)、完善，但是卻要肩負(fù)著檔案的管理與整合工作，無法對檔案精細(xì)分類，也不會全身心投入檔案管理工作中，所以才會導(dǎo)致高中檔案管理工作效果不理想。

（二）對檔案重要性認(rèn)識有待提升。一些高中學(xué)校更多的關(guān)注本校升學(xué)率，而忽視了學(xué)生的全面發(fā)展，并且未對檔案管理工作給予高度的重視。高中檔案內(nèi)容主要是對學(xué)生的信息進行記錄，如學(xué)生學(xué)業(yè)情況的信息、學(xué)生思想道德品質(zhì)方面信息、學(xué)生能力素質(zhì)方面信息等，他們對學(xué)校管理和教學(xué)活動的開展起到了至關(guān)重要的作用。但是部分高中院校，并未對檔案管理工作給予高度的重視，從而導(dǎo)致管理工作比較滯后，人力、物力和財力的投入力度有限，這些都會對高中檔案管理工作的開展產(chǎn)生不利影響。

（三）檔案管理方法陳舊，信息化管理系統(tǒng)、制度有待完善。目前，大部分高中學(xué)校檔案管理工作，缺乏對管理防范的創(chuàng)新，仍然在沿用比較陳舊的管理方法，無法在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中更好地發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)的作用。同時，大部分檔案管理工作人員在日常工作過程中，對工作敷衍了事，從而導(dǎo)致檔案收集工作錯亂，使得檔案管理工作效果和質(zhì)量不高，甚至還有可能出現(xiàn)檔案信息資料變質(zhì)或丟失的現(xiàn)象。學(xué)校資金主要運用于教學(xué)管理，檔案室由于資金不足，硬件設(shè)施與時代脫節(jié)，嚴(yán)重影響工作效率和質(zhì)量。

（四）各部門配合度較低。很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作全權(quán)交由檔案室進行，所以很多應(yīng)當(dāng)配合的部門認(rèn)為事不關(guān)己，對檔案管理工作不上心。事實上，檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性，其一般要求學(xué)校各個部門之間的有效配合，換句話說，只有形成一股合力，學(xué)校的檔案管理工作才能長久穩(wěn)定。

如今，隨著管理體系的不斷補充和完善，以及管理力度的加大，高中學(xué)校檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量得到了有效的提升，現(xiàn)對提高高中學(xué)校檔案管理工作效率的對策進行介紹：

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)意識，促進高中檔案工作的有效實施。高中學(xué)校的管理者要對檔案管理工作給予重視，以確保其能夠順利地實施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從發(fā)展的角度去思考問題，發(fā)現(xiàn)高中學(xué)校檔案管理的重要性，端正對檔案的態(tài)度，投入相應(yīng)的資金，并制定相應(yīng)制度來對檔案工作人員進行管理，以更好地提高檔案管理工作的效率。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。要想確保學(xué)校檔案管理工作的順利開展，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人才的引進，因為檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的高低，將會對檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。定期組織檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，努力培養(yǎng)檔案工作人員的責(zé)任心，促使其認(rèn)真仔細(xì)地完成工作。另外要培養(yǎng)其職業(yè)技能，擺脫落后的傳統(tǒng)工作方式，跟上時代腳步，保證工作效率。

（三）信息化管理，提高工作效率。運用計算機系統(tǒng)，發(fā)揮大數(shù)字時代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進一步建立高中學(xué)校信息化檔案管理平臺。通過有效的數(shù)字系統(tǒng)處理信息，做到資源共享最大化，依托自動化的檔案管理平臺，推進高中檔案管理工作高效實施。

（四）增強各部門聯(lián)系，積極開發(fā)及利用檔案資料。高中學(xué)校要充分做好檔案材料收集、分類、裝訂、管理等各項工作，鑒于各部門之間檔案管理平臺的統(tǒng)一，各工作人員就必須加大檔案審核把關(guān)力度，嚴(yán)禁不合格檔案入網(wǎng)。各部門聯(lián)系的增強亦有利于檔案材料的收集，使其工作效率大大提升。

（五）加強制度建設(shè)。檔案工作為教育、教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校的整體工作服務(wù)。要重視檔案管理工作的制度建設(shè)，在保管好紙質(zhì)文檔的前提下，還要根據(jù)實際情況進行現(xiàn)代化信息輸入工作。要安排專人負(fù)責(zé)不同的管理項目，要分工明確，以確保高中檔案管理工作有條不紊地進行。

總之，教學(xué)檔案是教學(xué)研究與改革的根本依據(jù)，不但可以借鑒過去的教學(xué)經(jīng)驗，適當(dāng)?shù)馗淖兘虒W(xué)策略，還可以根據(jù)學(xué)生的考試成績，掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。高中檔案管理工作對促進高中教育教學(xué)，促進學(xué)校更好地發(fā)展都有著不可替代的作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)提高認(rèn)識，端正態(tài)度，完善學(xué)校檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，促進學(xué)校學(xué)生更好地發(fā)展。