中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究

文/廣西北部灣職業(yè)技術(shù)學(xué)校 勞寒梅

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，教育界對(duì)文書檔案管理工作越來(lái)越重視，在管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也層出不窮，讓管理人員面臨著日益嚴(yán)峻的形勢(shì)，尤其是在管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，更是讓管理人員措手不及，采取相應(yīng)的策略成為當(dāng)務(wù)之急。文書檔案管理工作，對(duì)于中職學(xué)校來(lái)說(shuō)十分重要和關(guān)鍵，因?yàn)槲臅蜋n案之間存在著千絲萬(wàn)縷的關(guān)聯(lián)，也是每一個(gè)科室必須完成的工作之一，在此過(guò)程中，學(xué)校通過(guò)各個(gè)部門的文書檔案管理工作，對(duì)每一份文件進(jìn)行整理和處理，采用有效的管理策略，妥善地處理管理工作中出現(xiàn)的種種實(shí)際問(wèn)題，為中職學(xué)校提供寶貴的教學(xué)資源，徹底改變陳舊滯后的管理模式，針對(duì)管理制度、體系不完善、不健全的現(xiàn)象，作出相應(yīng)的調(diào)整和規(guī)范，讓管理工作按部就班地進(jìn)行。

一、深刻地剖析中職學(xué)校文書檔案管理中出現(xiàn)的各種現(xiàn)狀

（一）對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)膚淺、僅僅停留在表面認(rèn)識(shí)上。當(dāng)前的文書檔案管理工作受經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的影響，呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展模式，是一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過(guò)程，所以導(dǎo)致文書檔案管理工作生命周期相對(duì)比較緩慢，成績(jī)也不明顯，一般情況下，由于各科室的工作配合不密切，協(xié)調(diào)不到位，導(dǎo)致招生辦的學(xué)生錄取表整理不全面，校企聯(lián)合的實(shí)踐性資料不科學(xué)、殘缺不全，久而久之，就會(huì)停留在表面上，僅僅是簡(jiǎn)單地對(duì)文書檔案進(jìn)行整理，對(duì)相應(yīng)的材料也只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫或規(guī)整，缺乏目的性、針對(duì)性，有的時(shí)候造成檔案資料丟失，最終使得文書檔案管理工作停滯不前，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展和突破。

（二）許多資料和信息不容易存檔，整理方法不科學(xué)。在新的社會(huì)發(fā)展背景下，中職學(xué)校的各個(gè)方面呈現(xiàn)多極化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，各個(gè)科室需要整理、歸檔的資料越來(lái)越多，相應(yīng)的文書檔案管理工作面臨的問(wèn)題也在與日俱增。受傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的約束，工作人員在保存資料和信息的過(guò)程中，存在很多的缺陷，尤其是惡劣的保存環(huán)境，致使紙質(zhì)的文案不容易保存，像教務(wù)科的教學(xué)錄像、專家講座內(nèi)容不完整，總認(rèn)為與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展沒(méi)有直接的關(guān)系，造成在管理中出現(xiàn)許多的錯(cuò)誤思想和做法，面對(duì)大量的文書檔案，在整理過(guò)程中，方法不科學(xué)、不到位，整理的效果差強(qiáng)人意，難以確保案卷保存的質(zhì)量。

二、針對(duì)中職學(xué)校文書檔案管理工作中的問(wèn)題所采取的對(duì)應(yīng)策略

（一）面對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理中存在的弊端和缺失，中職學(xué)校積極地結(jié)合現(xiàn)實(shí)的狀況，進(jìn)行調(diào)整和變革，以滿足當(dāng)前中職學(xué)校發(fā)展的需求。在改革中，首先要做到的就是對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建科學(xué)的文書檔案管理體系和制度，對(duì)原來(lái)呆板、單一的文書檔案管理工作，及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的管理模式，融入多樣化的管理措施和手段，更換為靈活性相對(duì)比較強(qiáng)的管理模式，創(chuàng)新多種形式的管理方案和方式，讓文書檔案管理體系和制度與社會(huì)發(fā)展的步伐相一致、相協(xié)調(diào)，以促使管理人員更好地適應(yīng)文書檔案整理，充分發(fā)揮文書檔案的積極作用，從而更有效地保證中職學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展和進(jìn)行。

（二）勇于開拓創(chuàng)新，變革陳舊落后的文書檔案整理方式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，工作人員主要采用人工立卷的整理方式，這種紙質(zhì)檔案整理的方法，不僅繁瑣而且復(fù)雜多變，在整理過(guò)程中不僅消耗人力更耽誤時(shí)間，對(duì)于不同類型的文件整理起來(lái)更是沉重和艱難。面對(duì)這些問(wèn)題，作為新時(shí)代的文書檔案管理的工作人員，必須具有先進(jìn)的管理思維和觀念，融入科學(xué)、嚴(yán)密的管理手段，利用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，運(yùn)用OA系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)文檔進(jìn)行分類、分層管理，讓文檔內(nèi)容保存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，發(fā)揮OA系統(tǒng)對(duì)文檔的整理、歸納作用，同時(shí)也可借助OA系統(tǒng)的高科技，檢索文檔出現(xiàn)的問(wèn)題，防止錯(cuò)誤文件的出現(xiàn)，為管理工作帶來(lái)許多的便利條件，省時(shí)更省力，而且方便快捷，同時(shí)又能有效地預(yù)防人為因素對(duì)文書檔案分類管理所造成的負(fù)面影響，更有效地提高管理的效率，最終達(dá)到事半功倍的管理效果。

三、總結(jié)

總而言之，以上論述已經(jīng)深刻地闡明中職學(xué)校文書檔案管理工作中出現(xiàn)的各種狀況，同時(shí)針對(duì)這些問(wèn)題的存在，提出相應(yīng)的對(duì)策，在檔案開發(fā)、搜集和整理過(guò)程中發(fā)揮著重大的優(yōu)勢(shì)，引導(dǎo)管理人員積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)和借鑒管理經(jīng)驗(yàn)，利用以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，構(gòu)建文書檔案管理的嚴(yán)密體系，讓管理工作的各項(xiàng)制度更加健全和完善，提升管理人員的工作水平和素養(yǎng)，促使文書檔案管理工作朝著更健康、更規(guī)范的方向發(fā)展，最終適應(yīng)當(dāng)前中職學(xué)校文書檔案管理工作的發(fā)展需要。