醫(yī)院人事檔案中精細(xì)化管理的應(yīng)用對策

文/泰安市中醫(yī)醫(yī)院 孫立梅

人事檔案對于任何企業(yè)來說都是重要的信息資源，對醫(yī)院來講當(dāng)然也不例外。人事檔案在醫(yī)院中所扮演的角色是人才相關(guān)信息的載體，它記錄著每一個(gè)人的個(gè)人信息、學(xué)歷、思想品德、相關(guān)經(jīng)歷、職稱以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等內(nèi)容。醫(yī)院的管理層可以根據(jù)人事檔案了解本院人才的組成情況，還可以根據(jù)檔案記載及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)入適合他們的崗位，也是人員調(diào)配升遷的重要依據(jù)。目前，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的改革也不斷深入，隨之而來的，醫(yī)院的人事檔案管理工作也將面臨著越來越高的要求，醫(yī)院如何對人事檔案進(jìn)行科學(xué)精細(xì)的管理，也是人事檔案管理者們需要思考并且亟待解決的問題。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對人事檔案管理不夠重視。隨著醫(yī)院人事制度的不斷改革和深入，之前檔案的秩序被突然打破，隨之而來的便是人才的流動(dòng)性日益加大，這些情況都導(dǎo)致了人才的引入受到極大的阻礙，甚至引發(fā)了許多諸如檔案在卻無人或者是有人卻無檔案的情況發(fā)生。醫(yī)院因?yàn)樗奶匦?，所以普遍存在著重視醫(yī)療技術(shù)發(fā)展但是卻忽略人事檔案管理的現(xiàn)象。很多醫(yī)院的管理層沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，認(rèn)為它只是將醫(yī)院人員進(jìn)行簡單的記錄，對人事檔案管理的作用存在認(rèn)識(shí)上的偏差。

（二）管理手段落后。因?yàn)獒t(yī)院對于人事檔案管理的不重視，所以對檔案管理方面的投入也較少。辦公環(huán)境簡陋、設(shè)備陳舊、硬件設(shè)施不全等都是經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象。很多辦公場地還不滿足防火防潮防盜的安全要求，并且辦公場地集人員日常辦公、檔案閱覽、倉庫儲(chǔ)存為一體。雖然現(xiàn)在無紙化辦公已經(jīng)普及，但是在醫(yī)院，檔案管理人員從人事檔案的收集、整理、歸類、存檔等還都是采用手寫的方式，紙質(zhì)資料非常多。檔案的利用率和人員的辦公效率都很低，還因?yàn)榧垙堓^多占據(jù)更大的空間，也不利于保存。

二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的措施

（一）將信息化管理運(yùn)用到人事檔案管理中。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案的信息化管理是大勢所趨。醫(yī)院需要加快信息化管理的建設(shè)腳步，推動(dòng)人事檔案管理的改革進(jìn)程。醫(yī)院可以將改革逐步進(jìn)行，在人員選擇上需要安排業(yè)務(wù)能力強(qiáng)并且責(zé)任心強(qiáng)的人來完成此項(xiàng)工作。因?yàn)獒t(yī)院人才眾多，可以分科室逐步進(jìn)行：首先建立人才資源庫，將院內(nèi)的人才逐個(gè)錄入到資源庫中。資源庫錄入完畢之后，可以將信息進(jìn)行共享，讓大家都能看到醫(yī)院內(nèi)的優(yōu)秀人才，這樣也會(huì)形成良性的學(xué)習(xí)之風(fēng)。這樣的方式不僅方便了人事檔案人員的管理工作，更加方便了管理層對于本院內(nèi)人才的掌握，不論是崗位晉升還是作重大決策都能快速知道醫(yī)院內(nèi)人才情況，然后進(jìn)行科學(xué)的決斷。

（二）健全檔案管理制度。管理制度是對于管理方式的一份指導(dǎo)文件，并且能夠?qū)芾硇袨檫M(jìn)行一定程度的約束。加強(qiáng)人事檔案管理需要健全檔案管理的相關(guān)制度。在完成信息化管理之后，因?yàn)槿耸聶n案也存在一定的隱私性，所以如何運(yùn)用和管理還需要科學(xué)地進(jìn)行規(guī)劃。管理人員需要對檔案進(jìn)行分類，哪些人員的檔案可以進(jìn)行公開，哪些需要保密；哪些檔案內(nèi)容可以公開，哪些內(nèi)容需要保密；管理中是否所有人都有權(quán)限對于檔案進(jìn)行查閱；面對醫(yī)院人員的大量查看，怎樣合理安排時(shí)間，這些都是需要考慮的問題。這些問題的解決需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行劃分，可以先進(jìn)行試運(yùn)行觀看一下效果，如果一旦出現(xiàn)問題，還可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。這樣的方式能夠先發(fā)現(xiàn)制度的弊端，然后根據(jù)實(shí)際的摸索再進(jìn)行改正，制定出科學(xué)有效的管理制度。

（三）建立良好的醫(yī)院文化。在對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理時(shí)，還需要建立良好的醫(yī)院文化。我們都知道，企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的核心，良好的文化能夠影響員工的行為，為管理和發(fā)展打下基礎(chǔ)，醫(yī)院亦是如此。醫(yī)院想要進(jìn)行改革，想要對人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，那么首先就需要使醫(yī)護(hù)人員們意識(shí)到精細(xì)化管理與傳統(tǒng)的管理有何不同。傳統(tǒng)的人事檔案管理認(rèn)為保存好資料就是工作的核心，但是精細(xì)化管理需要做的是適應(yīng)市場的運(yùn)行機(jī)制，還要為醫(yī)院及時(shí)提供人才方面的相關(guān)資訊，強(qiáng)化人事檔案管理，提升醫(yī)院的管理實(shí)效。在工作之余，院方還需要實(shí)時(shí)關(guān)注醫(yī)護(hù)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，為他們制定工作計(jì)劃，并且按時(shí)提供相關(guān)培訓(xùn)，增加人員相關(guān)技能。良好的醫(yī)院文化需要有人文關(guān)懷，關(guān)注員工的自身動(dòng)態(tài)和實(shí)際需求，給予他們切實(shí)的幫助，讓他們實(shí)地感受到院方對于員工的關(guān)心，這樣能夠激發(fā)他們的工作積極性，促進(jìn)他們成長。

三、結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院的人事檔案管理需要推陳出新，將傳統(tǒng)的管理模式改為精細(xì)化管理，這不僅方便了檔案管理人員的工作，還對醫(yī)院的人才引入和運(yùn)用起著非常大的作用，醫(yī)院應(yīng)該予以重視。