醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用研究

文/福建省泉州市第一醫(yī)院 郭麗芬

醫(yī)院的各類檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，能為避免法律糾紛提供一定的保障，也可以對(duì)醫(yī)院工作人員管理水平的提升，進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)。對(duì)醫(yī)院的日常管理，提供一定的指導(dǎo)性建議。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理當(dāng)中，合理的檔案管理模式，不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院相關(guān)工作的有效開展，另外也能夠不斷地提升醫(yī)院的管理水平。而對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)用精細(xì)化的管理理念，能夠有效提升對(duì)醫(yī)院檔案管理的效率，也能不斷優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)的基礎(chǔ)配套設(shè)施，將管理人員的工作壓力減小，并有效降低日常工作管理的難度。

一、醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院的檔案管理，能夠?qū)︶t(yī)院的日常工作進(jìn)行有效的記錄。記錄的內(nèi)容主要包含醫(yī)療科學(xué)研究、醫(yī)療診斷，以及醫(yī)務(wù)人員的管理等，并在這些活動(dòng)的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建出多種類型的病歷檔案、人事檔案、行政檔案與科研檔案等。其中，醫(yī)院檔案在一般的情況下，能夠幫助醫(yī)院的相關(guān)管理人員，對(duì)某個(gè)項(xiàng)目提供有效的科學(xué)依據(jù)，還能夠?qū)ο嚓P(guān)的科學(xué)研究，提供一定的借鑒。幫助醫(yī)院有效維護(hù)合法權(quán)益，進(jìn)而將真實(shí)的信息，進(jìn)行記錄與保存，并對(duì)患者提供貼心的醫(yī)療咨詢服務(wù)，在對(duì)病人進(jìn)行診斷的過(guò)程中，可以調(diào)出以往的病例資料，為醫(yī)師的正確診斷提供一定的參考?？偠灾t(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院具有重要的意義。檔案管理是醫(yī)院內(nèi)的一項(xiàng)重要工作，它能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)行有效的記載和記錄，所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保存。由于檔案管理是醫(yī)院日常管理過(guò)程中不能缺少的一部分，同時(shí)它也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，可以促進(jìn)醫(yī)院科研及醫(yī)療工作的創(chuàng)新和發(fā)展，并提升醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)其發(fā)展具有一定的促進(jìn)性意義。醫(yī)院的檔案管理是通過(guò)影音、紙張、光盤等一些媒介，對(duì)醫(yī)院的日常工作內(nèi)容、病例研究以及醫(yī)療過(guò)程等，進(jìn)行有效的記錄。在醫(yī)院日常工作管理過(guò)程中的重要構(gòu)成部分，是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，另外有利于醫(yī)院和外界進(jìn)行有效的溝通，同時(shí)也能夠合理保障自身利益。所以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視對(duì)檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理力度，積極采用科學(xué)合理的管理方式，將醫(yī)院檔案做到合理化管理。

精細(xì)化管理理念的核心宗旨，是倡導(dǎo)生產(chǎn)者應(yīng)該站在客戶的角度思考問(wèn)題，進(jìn)而能夠?qū)⑸a(chǎn)作業(yè)建設(shè)，做具有價(jià)值的服務(wù)工作，在一定程度上能夠提升生產(chǎn)率。例如：南方醫(yī)院，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，積極將精細(xì)化管理融入其中，能夠?qū)⑺械尼t(yī)療檔案，進(jìn)行合理的管理和有效的分類，合理設(shè)計(jì)醫(yī)療檔案的管理流程，將管理檔案的流程趨向簡(jiǎn)單化，積極運(yùn)用信息化管理手段，將醫(yī)院檔案進(jìn)行積極的匯總，形成檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，幫助醫(yī)務(wù)人員在日常工作開展的過(guò)程中能夠給予一定的數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也能幫助醫(yī)務(wù)人員在日常的工作中提升工作質(zhì)量，節(jié)約工作時(shí)間。

二、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，存在一定的問(wèn)題，了解目前醫(yī)院檔案存在的問(wèn)題，能夠更好地提出相關(guān)的解決措施，為日后合理進(jìn)行整改作準(zhǔn)備。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過(guò)程中主要存在以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（一）缺乏完善的管理體制。目前，很多醫(yī)院在檔案管理的過(guò)程中管理體系相對(duì)落后，進(jìn)而導(dǎo)致了相關(guān)檔案資料丟失，或者出現(xiàn)管理較為混亂的情況出現(xiàn)，如果出現(xiàn)相關(guān)的問(wèn)題，就會(huì)給日常工作過(guò)程中的醫(yī)學(xué)研究帶來(lái)不便，同時(shí)也嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院管理水平和醫(yī)療水平的有效提升。另外，如果醫(yī)院管理體制落后，會(huì)對(duì)醫(yī)院工作人員日常工作帶來(lái)不便，例如：想要找到相關(guān)資料、病人的案例等，這樣如果檔案管理不科學(xué)，會(huì)帶來(lái)很多的麻煩，另外也降低了醫(yī)護(hù)人員的工作效率，浪費(fèi)了大量時(shí)間。在醫(yī)院對(duì)檔案管理的過(guò)程中，缺乏科學(xué)有效的管理制度，是導(dǎo)致檔案丟失的根本原因，如果醫(yī)院檔案丟失，說(shuō)明醫(yī)院能夠用到的信息相對(duì)來(lái)說(shuō)較少，為醫(yī)療管理工作帶來(lái)了一定的困難。另外，也阻礙了醫(yī)院醫(yī)療水平的提升，影響了醫(yī)院現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理理念。

（二）檔案資料收集效率低。很多醫(yī)院在日常工作管理的過(guò)程中，沒(méi)有建設(shè)整體統(tǒng)一的管理制度，沒(méi)有建設(shè)適當(dāng)?shù)臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在一定程度上導(dǎo)致了，醫(yī)院檔案管理較為混亂，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的效率低，檔案收集的內(nèi)容雜亂。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理不重視，因此檔案歸檔、立卷工作有很大的難度，使得醫(yī)院中的檔案不能發(fā)揮自身的作用，在一定程度上降低了醫(yī)護(hù)人員的工作效率，同時(shí)也阻礙了醫(yī)院的管理水平。

（三）缺乏整體信息管理制度。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，沒(méi)有與信息之間達(dá)成同步，時(shí)常會(huì)產(chǎn)生脫節(jié)的情況，進(jìn)而導(dǎo)致了缺乏整體化的檔案信息資源，針對(duì)相關(guān)信息不能進(jìn)行有效的利用，難以將檔案的作用有效發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而導(dǎo)致一些部門經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而影響了醫(yī)院的整體管理水平。

三、醫(yī)院檔案運(yùn)用精細(xì)化管理

當(dāng)前檔案管理的過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行深入的研究和分析，為此，應(yīng)該對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)化的管理，在完善醫(yī)院對(duì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，提升對(duì)管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，更加具備精細(xì)化和科學(xué)化。在此，對(duì)醫(yī)院精細(xì)化管理的內(nèi)容進(jìn)行分析。

（一）應(yīng)有完善的醫(yī)院檔案管理制度。完善的管理制度，能夠使得相關(guān)工作有效進(jìn)行開展。在當(dāng)今，醫(yī)院有效的管理制度能夠提升醫(yī)院檔案的管理水平，以及能夠提升對(duì)檔案管理的效率，是一項(xiàng)有效的管理方式，為了能夠適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展和要求，提升對(duì)醫(yī)院整體的管理水平，為此能夠?qū)⑨t(yī)院檔案的管理工作做好。管理好醫(yī)院檔案首要方式是建設(shè)完善的管理制度，將精細(xì)化管理理念應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理制度中，進(jìn)而能夠有效提升醫(yī)院對(duì)檔案的管理效率，另外能夠在提升對(duì)醫(yī)院整體管理水平的基礎(chǔ)上，將醫(yī)院檔案的內(nèi)容何苦的規(guī)范和管理。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該制定有效的管理措施，完善對(duì)檔案的管理制度，應(yīng)該保障檔案信息的真實(shí)有效性。另外，相關(guān)部門在對(duì)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)每個(gè)步驟和環(huán)節(jié)詳細(xì)進(jìn)行分配和劃分。另外對(duì)檔案管理人員要定期進(jìn)行考試，進(jìn)而能夠提升管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)水平，有效提升檔案管理人員的工作效率，進(jìn)而提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率，能夠幫助醫(yī)院在日后工作提供有效的便利。在建立制度的過(guò)程中，應(yīng)該制定具備有效性和時(shí)效性的檔案管理制度，能夠幫助檔案管理工作人員，給予指導(dǎo)性的方向。合理的檔案管理制度能夠協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間工作有效開展，各個(gè)部門之間工作能夠明確分工，將醫(yī)院工作的流程規(guī)范性，能夠有效防止出現(xiàn)主觀因素給醫(yī)院管理帶來(lái)的不必要麻煩。在相關(guān)制度制定的過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)該詳細(xì)對(duì)其進(jìn)行查閱和審核，實(shí)施和貫徹標(biāo)準(zhǔn)化理念，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，科學(xué)有效地制定管理制度，具體內(nèi)容包含：檔案的登記、收集、管理，檔案的傳遞、修改和補(bǔ)充、利用、保管以及檔案的銷毀和保密等多項(xiàng)檔案管理制度。

（二）醫(yī)院檔案的歸檔運(yùn)用精細(xì)化管理。醫(yī)院檔案歸檔過(guò)程中，應(yīng)有效運(yùn)用精細(xì)化的管理理念，檔案的管理人員應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的收集和整理，進(jìn)而保障在檔案歸檔的過(guò)程中，保障檔案的完整性和科學(xué)性。醫(yī)院管理檔案工作人員對(duì)不同類型的檔案歸檔時(shí)，應(yīng)該運(yùn)用不同的管理方案和手段，對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理，進(jìn)而能夠保障檔案的明確和清晰度。另外針對(duì)不同類型以及不同級(jí)別的檔案，進(jìn)行歸檔分類，并且要詳細(xì)記錄檔案管理的整個(gè)過(guò)程，為了保障檔案在后期使用過(guò)程中更加具備準(zhǔn)確性，應(yīng)該避免出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問(wèn)題，為了能夠保障后期使用檔案過(guò)程中更加快捷便利，信息更加準(zhǔn)確。在對(duì)醫(yī)院檔案歸檔中合理運(yùn)用精細(xì)化管理，是為了提升醫(yī)院檔案在管理的過(guò)程中，更加具有細(xì)致性、條理性和信息完整性，能夠在完善醫(yī)院管理模式的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，進(jìn)而能夠有效提升醫(yī)院的檔案管理水平，能夠幫助醫(yī)護(hù)人員日后工作開展的過(guò)程更加方便，提升工作效率，節(jié)約時(shí)間。

四、總結(jié)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)水平的不斷完善與發(fā)展，使醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了顯著的提升，而醫(yī)院對(duì)檔案的有效管理，是促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)步與發(fā)展的重要組成環(huán)節(jié)。從某個(gè)方面來(lái)看，醫(yī)院檔案管理水平的高低，會(huì)對(duì)醫(yī)院管理水平的高低具有直接性影響。因此醫(yī)院的管理部門，應(yīng)該采用科學(xué)有效的管理方式，完善對(duì)檔案的管理，進(jìn)而能夠有效提升醫(yī)院的管理水平。