高職院校年檢檔案材料收集與整理思索

文/重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院 張志平 袁森

檔案是學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的、各種形式的圖文并茂的歷史載體，是維護(hù)學(xué)校歷史面貌、學(xué)校辦學(xué)總結(jié)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。為此，檔案收集與整理工作不僅是學(xué)校檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，更是學(xué)校檔案信息資源貯存的重要途徑。

一、高職院校檔案收集整理工作的現(xiàn)狀與問題

（一）收集工作意識(shí)薄弱。在年檢材料收集實(shí)際工作中，有的部門對(duì)檔案管理工作缺乏必要的重視和關(guān)注，認(rèn)為重要教學(xué)、科研資料應(yīng)由本部門自行保管，這樣利用和查詢起來(lái)更方便；有的部門不把檔案收集、歸檔當(dāng)回事，當(dāng)檔案館多次催促時(shí)，總以各種借口拖延不歸檔。

（二）收集工作制度滯后。好的收集方法是收集工作質(zhì)量的保證，但目前對(duì)檔案材料的收集范圍、工作職責(zé)和檔案規(guī)范流程不明確，在整理方法上比較落后，雖然制定了相關(guān)制度，但制度執(zhí)行力度不夠強(qiáng)，對(duì)拖延和不歸檔的只能通過不斷催促來(lái)解決，沒有相應(yīng)的懲罰措施或懲罰措施執(zhí)行不到位。

（三）收集工作的培訓(xùn)力度不夠。培訓(xùn)工作是順利開展檔案收集的必要準(zhǔn)備，因我校檔案人員流動(dòng)性大、大多檔案人員是兼職，且人員變動(dòng)性較大等原因，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏文書管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔文件材料的完整性、連貫性、時(shí)間性認(rèn)識(shí)不足。各部門與檔案管理部門之間缺乏溝通，未及時(shí)交流工作意見，以致于出現(xiàn)了幾年前的檔案現(xiàn)在才歸檔。

（四）資料整理不規(guī)范。檔案資料的分類不規(guī)范，材料零亂，缺乏系統(tǒng)性，同一年度或同一事情（問題）的材料分布在不同的案卷中；部門批復(fù)與請(qǐng)示未對(duì)應(yīng)放在一起，且紙張大小不一致，破損的未進(jìn)行裱糊或修整；案卷標(biāo)題不能揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，卷內(nèi)目錄殘缺不全且不規(guī)范。

二、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高檔案收集、整理質(zhì)量

（一）發(fā)揮主觀能動(dòng)性，開拓檔案收集渠道。收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。從檔案人員自身做起，思想應(yīng)高度集中，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)督導(dǎo)與檢查。加強(qiáng)協(xié)調(diào)，不定期主動(dòng)到各部門聽取意見、收集檔案，廣開渠道，確定收集范圍，借助學(xué)校OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)布消息，對(duì)所有收集到的文件、榮譽(yù)、證件、照片、圖紙等進(jìn)行分類掃描或照相，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集。

（二）強(qiáng)化檔案意識(shí)。強(qiáng)化檔案意識(shí)，使大家意識(shí)到自己在日常教學(xué)、科研、學(xué)生管理工作中形成的文件、材料、和所完成的教學(xué)成果、教學(xué)視頻、活動(dòng)照片、科研成果資料，不僅是自己工作中的勞動(dòng)成果，更是學(xué)校的寶貴資源，主動(dòng)自覺地配合檔案收集。如果不及時(shí)留存和歸檔此項(xiàng)工作中的重要過程性材料，那么需要利用的時(shí)候，缺少真實(shí)的記載和依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理人員在文書管理方面知識(shí)相對(duì)欠缺，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)文書管理培訓(xùn)，檔案人員應(yīng)面對(duì)面進(jìn)行交流，了解他們?cè)跈n案收集、文書管理日常工作中遇到的各類問題，并針對(duì)這些問題進(jìn)行探討、解決；檔案管理部門也可以提出檔案收集、整理工作的要求，同時(shí)也使各部門更加明確收集的內(nèi)容和要求，知道如何配合檔案部門把這些工作做好。

（四）強(qiáng)化檔案資料的整理。收集到的檔案資料，應(yīng)遵循一定的邏輯原則，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ㄟM(jìn)行合理分類，類目之間不得交叉， 一經(jīng)確定，不能隨意變動(dòng)分類。在分類的基礎(chǔ)上，剔除重復(fù)及其他無(wú)保存利用價(jià)值的，以問題為主并結(jié)合文件材料自身特征進(jìn)行組卷。為方便查找，便于利用，體現(xiàn)文件材料的緊密聯(lián)系，通常一個(gè)問題（或一項(xiàng)工作）組成一卷，在文件排列順序上要保持正文在前、底稿在后，結(jié)論在前、依據(jù)在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，原件在前、復(fù)印件在后的原則，對(duì)排好順序的文件在每頁(yè)正面的右下角，反面的左下角用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編頁(yè)和編制卷內(nèi)文件目錄表，最后通過專業(yè)的檔案裝訂工具把此前整理好的文件材料進(jìn)行整理、裝訂、書寫卷皮。

（五）加強(qiáng)督導(dǎo)，執(zhí)行質(zhì)量考核。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，注重平時(shí)過程性管理，各部門應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的檔案管理實(shí)施辦法、考核細(xì)則，并與績(jī)效掛鉤，在開展期中和年度檢查中，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、收集齊全、完整、整理質(zhì)量較好的個(gè)人及部門給予表彰，對(duì)執(zhí)行力度不夠的給予通報(bào)批評(píng)，這樣可以大大激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，讓檔案收集、整理工作不再流于形式。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，高校一年一度的檔案材料的收集與整理工作是長(zhǎng)久的事，是平時(shí)材料收集和積累的一個(gè)過程，需要我們用先進(jìn)的技術(shù)和方法來(lái)規(guī)范和加強(qiáng)管理，做好這一過程性材料的收集、整理和歸檔，確保各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，更好地為學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)、科研工作服務(wù) 。