試論農業(yè)科技檔案管理中常見的問題及解決措施

文/云南省農科院熱帶亞熱帶經濟作物研究所 楊弘倩 楊獻奇 鐘青貴 張超

農業(yè)科技檔案是在農、林、牧、副、漁等生產技術活動中形成的科技檔案，為本地區(qū)的農業(yè)資源開發(fā)提供有力條件，隨著我國科技的進步，農業(yè)的發(fā)展，農業(yè)科技檔案在農業(yè)發(fā)展中越來越受到人們的重視，但在農業(yè)科技檔案管理中還存在著一些問題需要解決，本文結合工作實際，提出解決措施。

一、農業(yè)科技檔案管理中常見的問題分析

（一）缺乏檔案收集意識。農業(yè)科技材料的收集，是指由于農業(yè)科技活動中伴隨著農業(yè)科技活動的客觀需要，農業(yè)科技部門或農業(yè)科技人員根據(jù)農業(yè)科技的工作程序和技術規(guī)定、標準，進行農業(yè)科技文件材料的收集工作。農業(yè)科技人員缺乏檔案收集意識主要體現(xiàn)在兩個方面：1.不重視材料的收集。在從事農業(yè)科技活動的過程中，科技人員或生產人員往往只重視生產或科研成果的收集，不重視其生產或科研過程材料的收集，這導致了農業(yè)科技檔案的不完整。2.缺乏保護意識。對歷史久遠的科技檔案缺乏保護意識，一些重要的圖片文字資料并未被單獨歸檔，導致資源的遺失和破損。

（二）檔案管理方式單一。檔案管理需要檔案工作者不斷地堅持學習探索，才能解決新情境下的新問題，然而農業(yè)科技檔案的管理大多數(shù)仍舊采用舊式管理方法，主要有以下兩種：1.歸納法。簡單地將檔案按類別、性質進行歸納。這導致某些檔案難以窺得原貌，尤其是歷史久遠的實物檔案和文書檔案。2.綜合法。對于檔案系列的整理，總是先收集相關的資料，然后一一予以分析，最后進行綜合性的大匯總，這種傳統(tǒng)的檔案整理方法雖然有利于總結問題，得出結論，卻很難發(fā)現(xiàn)已存在的問題。

二、農業(yè)科技檔案管理中相關問題的解決措施

針對以上存在的情況，筆者提出如下解決措施：

（一）建立明確的檔案管理條例。1.建立科技文件材料登記管理制度。由科技管理部門或項目管理部門指定專門負責科技文件材料的積累、管理工作。根據(jù)科技工作程序和有關規(guī)定，以及科技活動的性質和特點，明確每個部門的材料積累職責、范圍和要求，作為文件材料積累的依據(jù)。檔案部門可以提供統(tǒng)一的科技文件材料積累袋，以便于平時積累、管理和利用。2.監(jiān)督科技檔案的修改和補充。文書檔案與科技檔案有一個不同的地方，就是文書檔案歸檔后絕不允許修改，能夠真實地反映政務活動的歷史面貌，是文書檔案的存在要旨，也是文書檔案的真實性和權威性的所在；而科技檔案則不同，為了保持科技檔案和它反映的科技對象的一致性，某些科技檔案則是可以被修改甚至是需要被修改的，因此科技檔案管理者有監(jiān)督科技檔案的修改和補充的職責。

（二）提高科技檔案人員的管理水平。檔案管理是一件紛繁復雜而又需要長期堅持的工作。它的工作性質決定了科技檔案工作者需要不斷地學習，不斷地提高自己的專業(yè)技術水平，才能勝任這一工作，筆者認為提高科技檔案人員的管理水平有以下幾種途徑：1.定期培訓。隨著時代的發(fā)展，計算機操作將越來越普及，這需要定期組織相關人員進行檔案的現(xiàn)代化管理培訓。2.提高科技管理水平。如上文所述，某些科技檔案是需要被修改的，管理者有監(jiān)督科技檔案的修改和補充的職責，因此科技檔案的管理者要具備相應的知識和技能，這要求科技檔案的管理者不僅要具備一般的檔案管理技能，還要對科技項目、實驗儀器的維護等與科技管理有關的知識有一定的了解，所以科技檔案管理人員要不斷地提高自己的科技管理水平。3.借鑒其他學科的研究方法。借鑒其他學科的研究方法，可以為檔案工作者打開新視角、新思路，能更好地提升科技檔案管理的工作效率和工作質量。譬如筆者曾將歷史人文學科中的王國維使用的“二重證據(jù)法”的互證方法應用于較為久遠的科技檔案的管理中，在調查云南省農科院熱經所潞江壩棉花歷史檔案時，將圖片、文字信息與當時參與者的口述互證，使的棉花檔案的面貌更為明晰。

三、結論

綜上所述，缺乏檔案保護意識和檔案管理方式的單一，是農業(yè)科技檔案管理中最為常見的兩個問題，筆者認為明確相關的管理條例和提高管理人員的專業(yè)技術水平能夠有助于上述問題的解決。