企業(yè)人事檔案管理工作探究

文/河南省平頂山市平高集團有限公司檔案館 李艷潔

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，檔案越來越被重視，作為企業(yè)人事檔案管理者也要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，如何做好企業(yè)人事檔案管理工作，為企業(yè)帶來效益，為企業(yè)選人用人提供準確、翔實的信息，已成為企業(yè)人事檔案管理工作的重要組成部分。

一、了解企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)人事檔案管理習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方法，對現(xiàn)代信息技術(shù)和先進的管理方法接受起來比較慢，改革創(chuàng)新的意識不強。企業(yè)主要以技術(shù)和生產(chǎn)為主，管理為輔，人事檔案管理強調(diào)保密性，利用范圍小，利用頻率低，一直沿用傳統(tǒng)的管理方法。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，人事檔案逐步成為人力資源管理的重要依據(jù)，人事檔案管理員的重要性才逐漸顯示出來，對現(xiàn)代信息技術(shù)和先進的管理方法有了一定的了解。對于國有大中型企業(yè)進行人事檔案信息化管理不是一個小事，投入大量人力、物力、財力能為企業(yè)帶來什么效益？信息化管理能達到檔案的保密性要求嗎？辦理具體事物還是用檔案原件，電子檔案還沒有被認可等問題，接受起來還需要過程。長期固定的工作模式，人員的缺少，工作量的加大，較少的交流平臺，致使改革創(chuàng)新意識薄弱。

（二）企業(yè)分級層，單位多，駐外省公司多，用工形式不同，相對人事檔案管理工作較難。企業(yè)人事檔案按規(guī)定集中統(tǒng)一管理，副縣級干部的人事檔案由上級公司管理，副縣級以下的干部人事檔案一律由集團統(tǒng)一管理，集團收購的外省公司的人事檔案，由于特殊性保存在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣魇袌?，原公司有管檔權(quán)限的保存在原公司。由集團招收的新人分配到外省公司，外省公司在給新人辦理社保等業(yè)務(wù)時，就要到集團借其人事檔案到當(dāng)?shù)剞k理，非常不方便，歸還不及時。外省公司對人事檔案在集團管理的人員新形成的檔案材料不能按要求及時歸檔，造成辭職轉(zhuǎn)出時不能及時轉(zhuǎn)出。一級單位對二級單位形成的檔案材料審核不嚴，對形成材料達不到規(guī)范要求，對歸檔材料范圍不清楚，造成重復(fù)工作多，收集工作困難。企業(yè)用工形式有合同制、勞務(wù)派遣和業(yè)務(wù)外包三種，勞務(wù)派遣和業(yè)務(wù)外包人員占30%比例，收集檔案材料時分撿很困難。

（三）企業(yè)的變革，制度的更換，給人事檔案帶來了沖擊。國有企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樯鲜泄?，人事部門的人員新老更替，人事檔案部分歸檔材料的形成被忽略，工資材料、考核材料和干部任免審批表的停做，履歷表未審核，沒有及時歸檔，勞動合同書填寫不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案材料不全，利用時無法提供翔實的信息，給辦理有害工種人員退休、干部身份的審定和轉(zhuǎn)出人員帶來麻煩。

（四）人事部門管理制度不完善，有部分人員的檔案無法建立。一是入廠多年的本科生，招聘時沒有審理個人檔案，就招聘進入企業(yè)，隨后沒有讓本人辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，造成檔案在原學(xué)?；蛟９堋６钦泄と霃S的合同制工人，沒有原始檔案，沒有在檔案館注冊，沒有將原有檔案辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，造成入廠后形成的檔案材料無法歸入其檔案中，造成退休和轉(zhuǎn)出時，無檔可用。后期形成的檔案材料因沒有在檔案館注冊，檔案材料存放在人事部門，容易丟失，不容易查找。

（五）干部人事檔案的專項審核和認定工作，進一步加強了干部人事檔案管理，提升標準化、制度化、規(guī)范化水平。

干部人事檔案的專項審核和認定工作，主要是審核干部“三齡二歷一身份”，針對干部人事檔案材料填報的真實性，有無篡改、偽造個人檔案材料等。干部人事檔案的專項工作的進行，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，編寫了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)程》《干部人事檔案專項審核工作規(guī)程》等8個規(guī)程，大量的檔案材料得以收集，新形成的材料達到管理要求才能接收，杜絕材料上無形成時間，杜絕新形成材料上姓名、出生年月、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷與審核的不一致，杜絕材料上內(nèi)容填寫不全、不規(guī)范，提升了干部人事檔案標準化、制度化和規(guī)范化管理。

二、提高企業(yè)人事檔案管理工作的對策

（一）采用信息化管理手段，推進人事檔案工作。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，能夠提高人事檔案工作的效率和水平，能夠保護檔案的原件，減少利用的磨損。人事檔案信息化管理主要提供人力資源信息，為人力資源管理和相對人合法權(quán)益維護服務(wù)，促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)，防止用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等問題發(fā)生，為改善人事部門勞動繁瑣、效率低下、不能及時提供領(lǐng)導(dǎo)需要的各種人事報表管理現(xiàn)狀。采用信息化管理人事檔案，使人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化、規(guī)范化，不僅使能夠高效率完成人事管理的日常工作，還使深入開發(fā)利用人力資源成為可能，大大推進人事檔案工作。

（二）加大培訓(xùn)、宣傳、考核、監(jiān)督和指導(dǎo)力度，使人事檔案管理工作更加完善。對各單位人力資源員培訓(xùn)主要是提高各單位對人事檔案管理的充分認識，提高人事檔案收集材料的質(zhì)量，按要求移交檔案材料。宣傳是提高人們對人事檔案的了解和知道人事檔案的重要性，也告知什么材料屬于人事檔案歸檔的范疇，提高收集率?？己耸菫榱瞬粩嗵岣呷肆Y源員的工作能力和改進工作績效，提高在工作執(zhí)行中的主動性和有效性。定期的監(jiān)督和指導(dǎo)是在察看并加以管理的過程中將不符合企業(yè)管理規(guī)定的進行講解與糾正。加大培訓(xùn)、宣傳、考核、監(jiān)督和指導(dǎo)力度，也是加強人事檔案工作管理中的各個環(huán)節(jié)，把控好各個環(huán)節(jié)的精細化，才能使人事檔案管理工作更加完善。

（三）完善人事部門管理制度和人事檔案管理制度，保證人事檔案的完整性、準確性。制度是保障，建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循、有章可依是非常必要的。完善人事部門管理制度，保證錄用人員的人事檔案及時歸入檔案館，人事部門在一定時間內(nèi)，核對錄用人員的人事檔案，如有沒收到人事檔案的，通知本人在規(guī)定時間內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)到人事部門，杜絕有人無檔情況發(fā)生。完善人事檔案管理制度，在檔案材料形成一個月內(nèi)，移交至檔案館，保證人事檔案的完整性和準確性，杜絕利用時與實際不一致，影響信息的準確性，杜絕轉(zhuǎn)出時缺少檔案材料，無法及時轉(zhuǎn)出。

（四）提高領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視，才能加快人事檔案管理工作的提升。改變目前檔案工作不被重視的現(xiàn)狀，就要增強單位領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識，檔案管理者首先要主動作為，充分利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策作參考，其次，增強檔案管理者的責(zé)任感，提高管理意識，掌握新技能，提高綜合素質(zhì)。只有單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重要性有了充分的認識，意識到了人事檔案的無形價值，單位領(lǐng)導(dǎo)才能對人事檔案工作在人、財、物上給予必要的支持，對人事檔案工作的開展予以關(guān)注和配合，才能保證單位人事檔案工作不斷上臺階，出成果。及時地向領(lǐng)導(dǎo)匯報人事檔案工作的計劃、開展情況，以及在檔案管理過程中遇到的矛盾問題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作有了全面了解，才會把人事檔案工作列入單位工作議程，有計劃、有步驟、有考核地進行，也就促進了人事檔案管理工作的提升。

（五）提高檔案管理人員和人力資源員的素質(zhì)是管理好人事檔案的重要因素之一。作為人事檔案管理人員和人力資源員，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)是非常重要的。通過自學(xué)、參加培訓(xùn)和同行交流等方式提高專業(yè)素質(zhì)，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和制度要求，掌握管理原則和方法，能夠使用新型電子設(shè)備，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的人事資源。提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有責(zé)任心，才能更好地收集材料、鑒別材料，才能按照要求整理材料，才能將人事檔案信息進行梳理，更快、更翔實地服務(wù)于企業(yè)。

三、總結(jié)

企業(yè)人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，此后，為做好此項工作，應(yīng)從服務(wù)企業(yè)需求為切入點，開發(fā)信息檔案管理，拓寬檔案工作方式及服務(wù)渠道，推進企業(yè)人事檔案管理工作改革創(chuàng)新，為企業(yè)人事檔案工作提供全方位、準確、快捷的服務(wù)而努力。