如何提高企業(yè)檔案資源服務水平
——以中交一航局第三工程有限公司為例

文/中交一航局第三工程有限公司 高榮欣

思路決定出路，創(chuàng)新推動發(fā)展。隨著國家發(fā)展戰(zhàn)略的轉變，“一帶一路”等建設規(guī)劃的提出，公司及時調整結構，強化基礎管理，完善各業(yè)務體系，在保持傳統(tǒng)業(yè)務做強做優(yōu)的同時加大對新興業(yè)務的投入。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，為了更好地服務于公司轉型升級，檔案工作人員抓住契機，堅持“穩(wěn)中求進、提質增效”的工作原則，改變傳統(tǒng)管理理念，創(chuàng)新管理機制與模式，引進信息管理技術，轉變檔案服務方式，圍繞公司經(jīng)營承攬與生產(chǎn)工作，創(chuàng)建檔案信息庫。為公司創(chuàng)新轉型提供信息資源和智力支持，提高企業(yè)的競爭力。

一、檔案服務現(xiàn)狀

截至2012年底，公司檔案室室藏檔案1.5萬余卷，檔案年利用率為500人次左右。公司檔案室隸屬于公司總經(jīng)理辦公室，公司總工分管檔案工作，辦公室主任主管檔案工作，檔案管理員負責檔案業(yè)務。公司檔案室集中統(tǒng)一管理各類檔案，檔案庫房面積500平方米，分別保管文書、人事、財務、科技、合同、編研、榮譽、聲像等檔案，庫房內配備空調、溫濕度計等設備。建立公司檔案管理辦法、竣工檔案管理辦法、檔案庫房應急預案與管理制度，保證檔案工作有序推進；新上檔案管理系統(tǒng)，進入目錄錄入及調試使用階段；建立檔案電子查詢目錄，榮譽檔案及部分重要檔案保存電子件。檔案服務利用工作基本滿足公司各業(yè)務部門工作需求。但隨著國家經(jīng)濟發(fā)展，市場競爭越來越激烈。公司一方面努力擴大經(jīng)營范圍，提高經(jīng)營承攬額度，另一方面內抓生產(chǎn)管理，保證工程進度與質量同步發(fā)展，確保公司履約能力，提高市場競爭力。與此同時各業(yè)務部門對檔案的利用率大大提高，檔案的憑證作用凸顯重要，由于當時歸檔人員的歸檔工作意識薄弱，導致資料收集不齊全、保管不完整、歸檔不及時，導致所藏檔案信息不能滿足公司經(jīng)營生產(chǎn)工作的需求，加之所藏檔案大部分為紙質檔案，導致公司駐地與外地人員查閱檔案信息效率低下。

二、提高檔案服務水平，建立檔案信息資源庫

根據(jù)公司經(jīng)營生產(chǎn)工作的需求，為大大提高檔案服務效率，使“死檔案”變成“活資源”，公司檔案部門牽頭，各業(yè)務部門配合，共同建立檔案信息資源庫。檔案信息庫的建立分兩部分實施，自2010年起，公司檔案室對業(yè)務部門常用文件開始進行目錄整理及原件的收集，但未進行文件分類及提取文件內重要信息。2017年始，經(jīng)調研，與各業(yè)務部門共同配合開始檔案信息庫的完善整理工作，在這期間，先修訂及制定檔案管理制度與歸檔范圍、落實兼職檔案管理人員崗位及職責、加強文件管控、建立檔案安全保障體系等一列保障服務工作，在組織管理有序、文件歸檔齊全準確完整的基礎上逐步完善了檔案信息庫。

（一）加強管控，做好檔案歸檔基礎保障工作。1.建章立制，開展檔案工作有法可依、有章可循。2015年—2017年，梳理現(xiàn)有3項檔案管理制度，起草制定13項制度與辦法，并于2017年2月印發(fā)《一航局三公司檔案管理制度匯編》，為檔案工作的有序開展提供了有力依據(jù)；同年6月，經(jīng)過檔案人員與各業(yè)務部門人員共同對公司內各項業(yè)務工作梳理匯總，制定并印發(fā)《中交一航局三公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》，根據(jù)業(yè)務部門工作職能的調整及時對歸檔范圍與保管期限表進行更新，保證公司各項業(yè)務產(chǎn)生的檔案資料收集齊全。2.改進管理機制，保證檔案工作有序開展。2014年—2017年，先明確了公司機關各業(yè)務部門與所屬各單位專兼職檔案工作人員，納入崗位職責及績效考核流程，并建立檔案工作聯(lián)系網(wǎng)，成立內部溝通交流群，方便及時溝通交流；針對項目檔案管理，建立項目檔案歸檔責任書，每年年初簽署、年終考核，中間發(fā)生工作調轉，雙方填寫項目檔案工作交接單并確認簽字存檔，從而確保項目檔案從產(chǎn)生到歸檔移交齊全準確完整；創(chuàng)建各類檔案工作動態(tài)管理網(wǎng)，從檔案的產(chǎn)生、收集到歸檔全程處于可控狀態(tài)?？萍紮n案實行經(jīng)營合同單獨有經(jīng)營承攬部門歸檔，檔案部門及時掌握工程數(shù)量并做好在建工程竣工資料管理網(wǎng)絡以及明確歸檔責任人，做到工程進展情況透明；及時與責任人溝通，從檔案的產(chǎn)生到歸檔移交各個節(jié)點抓好落實。公司文書、財務、榮譽、聲像、人事等檔案也都落實歸檔責任人，建立動態(tài)管理網(wǎng)絡節(jié)點。達到檔案管理可視化、工作溝通網(wǎng)絡化。通過改進以上管理機制，保證檔案工作開展有序，歸檔及時齊全準確完整。3.加大投入，確保檔案安全保管與利用。（1）檔案實體安全。為確保實體檔案最大限度地保管使用，前后共計投入50萬余元對公司檔案庫房配備除濕機、空調、電腦、監(jiān)控等設備，并新建一處275平方米檔案庫房，同時改善人事檔案及財務檔案裝具；實行檔案資料預立卷管理措施，將產(chǎn)生的文件及時收集、分類、裝盒，著錄卷內目錄，建立案卷分類貼，保證歸檔文件有序安全管理；針對項目檔案資料，建立項目資料室，做好出入庫登記，集中統(tǒng)一保管各部分檔案資料。（2）檔案信息安全。規(guī)范檔案借閱管理，建立了檔案借閱承諾書及保密協(xié)議書，檔案借閱填寫證明單，確保檔案實體及檔案信息安全使用；建立檔案網(wǎng)頁查詢信息審批制度，對借閱人員身份及借閱內容進行確認后方可通過進入查詢頁面；上網(wǎng)文件通過嚴格鑒定審批后進行上傳，堅持涉密文件不上網(wǎng)，上網(wǎng)文件加強保密管理的原則，確保檔案信息的安全。

（二）整合資源，建立檔案信息庫。在檔案收集齊全、安全保管及有效利用等各項基礎業(yè)務有序開展的基礎上，根據(jù)公司在大型項目的投標及生產(chǎn)管理中經(jīng)常用到中標通知書、施工合同、竣工驗收資料、項目獲獎證明、施工組織設計及方案等檔案。為提高檔案服務效率，將“死檔案”變成“活資源”，經(jīng)檔案人員與業(yè)務部門及所屬各單位溝通，對檔案室室藏及各部門、各單位檔案信息進行開發(fā)，采取上下聯(lián)動，檔案室集中匯總的方式，整合提取人事、船機設備、工程質量、檔案室等部門檔案信息，建立檔案信息資源庫，為公司內各部門提供及時有效的檔案信息服務，提高中標率及生產(chǎn)進度與質量，提升公司管理水平與市場競爭力。檔案信息庫包括檔案著錄信息與相對應的電子文件，具體包括以下幾項：1.合同。當公司中標工程項目且合同簽訂后，由市場工作部統(tǒng)一著錄年度、月份、合同編號、項目名稱、工程概況、結構類型、簽署名義、合同金額、項目經(jīng)理、工期、簽訂日期、業(yè)主單位、監(jiān)理單位、設計單位等信息后將目錄與電子原件傳送檔案室匯總。2.公司獲獎、工程獲獎、個人獲獎。公司與工程獲獎及個人獲獎由檔案室負責整理并進行信息著錄，公司獲獎著錄獲獎時間、頒獎單位、獲獎級別。工程獲獎著錄獲獎工程名稱、工程造價及開竣工時間、頒獎單位、獲獎級別、申報單位、專利申請情況、科研立項成果。個人獲獎著錄人員崗位、獲獎級別、獲獎時間、頒獎單位。3.人員相關證書。人員證書主要包括崗位證、職稱證、注冊證等各類資格證書，人事部門負責證書電子件的收集及著錄工作，根據(jù)類別、專業(yè)分類、將投標常用人員及工作業(yè)績、人員目前從事工作專業(yè)及崗位進行著錄，充分利用什么樣的人適合參與什么類型的工程投標，通過實踐檢驗，人員證書的收集有助于提高中標概率及中標后人員履約能力。4.機械設備。我公司在參與江、河、湖、海等水上項目投標時離不開機械設備，船機設備是業(yè)主選擇中標人的主要條件之一，建立機械設備檔案十分必要。船機設備檔案信息主要涵蓋了機械設備種類、通用、性能、效率等方面，每季度由設備管理部提供相關內容。5.網(wǎng)刊信息價。公司所屬重點市場開發(fā)區(qū)域，由市場工作部或者所屬單位負責區(qū)域內的材料價網(wǎng)刊信息價的收集由市場工作部負責管理，以便在投標過程中因不了解當?shù)貎r格而為企業(yè)帶來損失，且亦能為中標后材料調差留取必要的證據(jù)。6.投標文件。市場工作部統(tǒng)計整理中標的投標文件以及未中標的投標文件，為日后投標做經(jīng)驗總結。登記每年的優(yōu)秀標書定為范本，日后投標將優(yōu)秀標書作為參考，調動投標人員編制標書的積極性。7.工程項目簡介、竣工資料、施組及方案。工程管理部與質量監(jiān)督部跟蹤工程項目，及時收集工程項目簡介、施組及方案信息，做好工程規(guī)模、主要技術結構形式，如碼頭前沿線、水深、標高、沉箱（或方塊）大小和預制安裝數(shù)量等主要技術參數(shù)，完工造價，實際開工、完工/竣工時間，技術研究成果，項目獲獎情況等內容的著錄工作。

三、檔案信息資源庫建立的意義

檔案信息庫的建立，提高了檔案服務率與精準度。對于經(jīng)營承攬工作而言，利用信息庫相關信息，不必每次投標都進行公司業(yè)績、人員、設備等情況的一一查詢，大幅減少了投標人員查閱時間，為市場開發(fā)及項目運作進一步提升了工作效率，為公司提供了市場開發(fā)的基礎資料，為大型工程的中標保駕護航。對于生產(chǎn)管理而言，通過對檔案信息庫內施組、方案等信息的調取，汲取前人精華與經(jīng)驗方法，根據(jù)工程專業(yè)、規(guī)模、地點及施工特性及時制定與項目相適應的施工技術方案與施組，保證工程質量的同時加快施工進度。意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.合同是工程履約和結算的重要依據(jù)，將合同檔案納入精細化、制度化、規(guī)范化管理，能避免因合同外流或因人管理不善而丟失，能對企業(yè)或項目產(chǎn)生不利影響和風險，加強合同管理為企業(yè)帶來的經(jīng)濟價值和效益不可估量。同時對合同中所包含信息的提取，使得合同檔案在有效時間內得到最大效率的利用。

2.項目運作時可迅速對招標人或代理機構做出實質性反應，通過與潛在競爭對手比較，以企業(yè)或人員的業(yè)績、獲獎、船機優(yōu)勢作為競標點，提高評分分值，通過以上得分優(yōu)勢，報價可以適當合理、偏高，這樣比起充分競爭中標產(chǎn)生的經(jīng)濟價值會更大。

3.通過網(wǎng)刊信息價的收集匯總，可以在日后材料價調差、變更索賠實時掌握證據(jù)，避免因材料價調差產(chǎn)生的經(jīng)濟損失。

4.檔案信息庫的建立對于市場工作部在經(jīng)營工作中的項目前期運作、投標過程、工程履約時更加高效、優(yōu)質，最大限度地利用公司已有資源，適應公司轉型升級快速發(fā)展的需要，降低人員投入及成本。

5.對檔案資源的開發(fā)利用最大限度地延長了紙質檔案的使用壽命，檔案信息資源得到充分利用，在服務于公司經(jīng)營生產(chǎn)工作時更加高效精準。

四、展望

21世紀是信息高速發(fā)展的時代，如何最大限度地整合室藏檔案資源，已經(jīng)成為檔案服務利用亟待解決的問題。檔案信息庫的建立全面提升了公司工程投標的質量和數(shù)量，扎實了施工質量，保證了施工進度，提高了企業(yè)履約創(chuàng)效能力，有效促使企業(yè)轉型升級。