加強(qiáng)電子檔案的管理 做好電子檔案的利用

文/張家口市檔案局 武燕

所謂電子檔案，就是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件（指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列）及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。類型包括圖像、圖形、數(shù)據(jù)、文本、計(jì)算機(jī)程序等。

當(dāng)代社會(huì)正在進(jìn)入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用使電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增，因此加強(qiáng)和做好電子檔案管理，更可靠地利用電子檔案成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。筆者認(rèn)為需要做好如下工作：

一、發(fā)揮電子檔案特點(diǎn)，更好地為全社會(huì)提供利用服務(wù)

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑是：

（一）提供電子光盤及復(fù)制品。作為檔案管理部門，這是電子檔案利用的第一途徑，目的是向利用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。光盤作為新型的存貯載體有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，檔案管理部門在提供利用時(shí)應(yīng)將利用的文件由光盤轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)，當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件。

（二）利用電子通信技術(shù)傳輸檔案資料。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸解決遠(yuǎn)程利用者查閱檔案的難題，這是電子檔案在使用中的一個(gè)優(yōu)勢(shì)。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的地區(qū)之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流和共享。

（三）檔案館（室）內(nèi)直接提供利用。在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢檔案資料。這種方法可以為多名利用者同時(shí)提供多份電子檔案利用，這樣大大提高提供利用效率。

二、為何要加強(qiáng)電子檔案管理工作

電子檔案對(duì)于大部分單位來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，就是要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人、財(cái)、物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量。管理檔案的目的是為利用者提供便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，信息資源實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以通過計(jì)算機(jī)掃描集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。因此，加強(qiáng)電子檔案的管理，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足檔案多樣化需求。

隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，檔案工作服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、如何做好電子檔案管理和利用

由于電子檔案提供利用方式的多樣化，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要從多方面多個(gè)角度展開工作。

（一）需要建立檔案利用審批制度。利用者查閱和利用電子檔案時(shí)，需要獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，方可利用電子檔案從而更好地滿足電子檔案利用者的需求，在利用中做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）規(guī)范檔案利用方式，避免檔案的丟失與泄密。由于電子檔案的特性，管理過程中的控制比紙質(zhì)檔案難度要大，利用中容易造成丟失和泄密，檔案工作人員缺乏足夠的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。因此在利用檔案中不能無原則地提供檔案資料，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用U盤、光盤的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失或泄密。

四、電子檔案的歸檔工作

與紙質(zhì)文件相比，電子檔案歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；因此，推動(dòng)電子文件歸檔工作應(yīng)從以下幾方面入手：

（一）建立檔案管理“雙套制”，確保檔案信息的完整與真實(shí)。鑒于當(dāng)前電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，一旦硬件設(shè)備更新，我們的保護(hù)沒有跟上，檔案信息就會(huì)丟失。另外，電子文件有易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主、紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況，更好地為社會(huì)提供利用。因此建立檔案管理“雙套制”勢(shì)在必行， 就是電子檔案和與其內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通信技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。

（二）電子文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：1.借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，按信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。2.選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各單位越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔是最佳歸檔途徑之一。

五、加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)，提高檔案保護(hù)意識(shí)

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)。而電子文件歸檔由于檔案工作人員缺乏足夠計(jì)算機(jī)與信息管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而有計(jì)算機(jī)與信息管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的工作人員又大多數(shù)是對(duì)檔案工作較為陌生的，整理紙質(zhì)檔案采用的方法與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，這就需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的檔案管理人員尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，使他們盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任，使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。