信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新

文/湖南省人才市場 唐亮亮

在建設(shè)檔案信息管理過程中加快步伐，一方面可以推動我國現(xiàn)代檔案管理信息化的進(jìn)程，另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規(guī)范的方向發(fā)展。而實(shí)踐表明，檔案管理信息化的流轉(zhuǎn)方式，現(xiàn)如今已變成檔案管理向更遠(yuǎn)處發(fā)展的一種趨勢，而這也是提升生產(chǎn)效率的重要手段之一。

一、檔案管理信息化的特點(diǎn)

借助信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理，可以最大限度地發(fā)揮出信息管理所占據(jù)的優(yōu)勢，讓資源得以最大程度被利用和整合，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。此外憑借網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，也為管理工作提供了方便。這對于提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量具有深遠(yuǎn)影響。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理信息的體制及規(guī)劃的落后。首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制，從而不能在全國范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其次，檔案信息化存在相當(dāng)程度的不確定性，我國的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當(dāng)中，如此也就導(dǎo)致，在對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)存在諸多問題，進(jìn)而導(dǎo)致我國信息化檔案不夠全面和真實(shí)。

（二）我國檔案管理服務(wù)較為落后。檔案資源方面不夠全面和完整，在對檔案進(jìn)行對接和查詢方面，又存在技術(shù)落后現(xiàn)象，從而不能滿足客戶的需求。此外，很多工作人員，還使用手工編輯和檢索，以至于出現(xiàn)無法按時(shí)歸還檔案資料等現(xiàn)象時(shí)，會嚴(yán)重影響信息的安全性和完整性。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)偏低。從表面上看，檔案管理工作較為簡單，然而需要工作人員具有很強(qiáng)的責(zé)任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責(zé)任心來支撐才得以完成，然而現(xiàn)實(shí)是，工作人員的責(zé)任意識往往較為淡薄，從而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專業(yè)性知識，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創(chuàng)新發(fā)展過程中，必然會受到一定掣肘。

三、信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）對信息化檔案管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新。對信息化檔案理念進(jìn)行創(chuàng)新，可以給檔案管理工作人員提供良好的指導(dǎo)思想，使其養(yǎng)成健康理念，促使我國檔案管理往更為現(xiàn)代化、數(shù)字化以及質(zhì)量化等方向去發(fā)展。這就要求在日常的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員要以發(fā)展觀作為其主要指導(dǎo)思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要深刻領(lǐng)會信息化時(shí)代所帶給檔案管理工作的重要機(jī)遇。與此同時(shí)，還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創(chuàng)新的意識。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。首先，在對檔案進(jìn)行上傳及收集等方面，需實(shí)施自動化。在信息化時(shí)代，我國檔案管理工作核心環(huán)節(jié)為錄入和收集信息，同紙質(zhì)檔案資源相比較，信息化檔案資源則主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現(xiàn)問題便會極大程度地影響信息資源的真實(shí)性，因此，工作人員需要借助信息技術(shù)和程序軟件等方式，以便保證信息檔案的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)。隨著信息技術(shù)的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當(dāng)程度的提高。以往，人們?nèi)粢樵儥n案資料，需要去檔案館進(jìn)行實(shí)地查閱，且查詢的整個過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時(shí)間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們在查詢檔案資源的同時(shí)最大限度節(jié)省時(shí)間和精力，且真實(shí)性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

（三）提升我國檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。首先，所有勞動人員均須具備職業(yè)道德，因此，檔案工作人員須當(dāng)具備一定職業(yè)道德方能在工作中積極投入的同時(shí)主動去總結(jié)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，并且在工作過程中發(fā)現(xiàn)問題后能及時(shí)解決問題，從而推動我國檔案管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業(yè)性。工作人員須具備一定程度的信息技術(shù)以及專業(yè)知識方能適應(yīng)未來檔案工作的不斷發(fā)展以及社會的不斷變遷，如此方能使信息時(shí)代檔案管理工作得以發(fā)展及創(chuàng)新。

四、結(jié)束語

隨著信息化的到來，檔案管理也隨之進(jìn)行了一定調(diào)整，并進(jìn)行了一定規(guī)模的建設(shè)，便于往信息化方面去發(fā)展。而在對檔案信息化管理的建設(shè)中，需創(chuàng)建較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫和信息安全體系，以便提升整個檔案管理的質(zhì)量，提升其規(guī)范性和安全性，讓未來的創(chuàng)新更有意義。