高校辦公室信息化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/泰州學(xué)院 謝琴

計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，使得辦公室的現(xiàn)代管理技術(shù)也逐漸被廣泛使用，這是辦公室管理模式的一個(gè)非常大的變革，辦公室的管理逐漸轉(zhuǎn)向了信息化?，F(xiàn)在，很多辦公室工作比如文件的生成以及儲(chǔ)存都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代的辦公設(shè)備，與傳統(tǒng)的辦公形式不同，現(xiàn)在的辦公室文件主要以機(jī)讀的形式存在，需要使用一些信息時(shí)，就可以在一個(gè)建立好的辦公室文件信息系統(tǒng)中搜索，這樣能使得信息更加快速有效地被利用，減少一些無(wú)效勞動(dòng)，提升勞動(dòng)效率，辦公室的信息化管理是管理逐漸進(jìn)入信息化的一個(gè)外在形式，辦公室管理信息化并是把現(xiàn)代的信息技術(shù)和辦公室的管理簡(jiǎn)單相結(jié)合，而是一種創(chuàng)新的過(guò)程。

一、高校辦公室信息化管理的必要性

辦公室的信息化管理意味著管理逐步走向現(xiàn)代化，信息化的管理就是利用先進(jìn)技術(shù)的一種管理系統(tǒng)，但卻不是技術(shù)與辦公室管理的簡(jiǎn)單結(jié)合，而是追求一種創(chuàng)新，信息化管理就是對(duì)信息的處理過(guò)程進(jìn)行管理，主要包括日常事務(wù)的處理、現(xiàn)金的流動(dòng)以及一些學(xué)生的交互業(yè)務(wù)，建立一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，并且把這些信息都加工成信息資源，這樣需要信息的人就可以更加方便地獲取需要的信息，使得這些資源更加合理地利用，能夠滿足全校師生的各種要求。學(xué)校的信息化管理主要是在信息技術(shù)的支持下學(xué)校變革過(guò)程的管理以及對(duì)學(xué)校資源信息化實(shí)施的管理。在現(xiàn)代社會(huì)，任何管理都離不開(kāi)信息技術(shù)，特別是近年來(lái)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室信息管理的實(shí)施得到了更高的工作效率，除此之外，信息化帶來(lái)的意義還有很多。

高校辦公室管理實(shí)行信息化是一種傳統(tǒng)的管理模式的改變，是一種把互聯(lián)網(wǎng)融入傳統(tǒng)的辦公室管理中的創(chuàng)新型的管理模式，如今人們對(duì)于素質(zhì)教育更加重視，學(xué)生的綜合素質(zhì)也應(yīng)該滿足社會(huì)的發(fā)展，在高校辦公室實(shí)行信息化管理有助于課堂教育更加開(kāi)放，學(xué)生以及教師等工作人員查閱學(xué)校的信息時(shí)不再受時(shí)間和空間的束縛，而且還能夠通過(guò)各種各樣的多媒體人才和管理人員進(jìn)行溝通，在教育上更有利于提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，培育一個(gè)全面發(fā)展的新型人才。

二、高校辦公室信息化管理存在的問(wèn)題

在本科院校中，辦公室是在為所有的校領(lǐng)導(dǎo)、教職工以及全體學(xué)生服務(wù)的，所以辦公室必須做好一個(gè)學(xué)校各個(gè)單位之間的協(xié)調(diào)工作，辦公室的工作人員要能夠熟練完成辦公室的日常管理工作，還要不斷完善辦公室的信息化管理系統(tǒng)，因?yàn)樵诟鱾€(gè)部門(mén)甚至是學(xué)生中，信息化管理系統(tǒng)都是經(jīng)常被用到的，特別是在經(jīng)濟(jì)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，這種系統(tǒng)的管理是非常重要的，下邊簡(jiǎn)單列舉幾種信息化在辦公室管理中的應(yīng)用。

（一）電子郵件作業(yè)。現(xiàn)在大部分本科院校在辦公室的信息化管理系統(tǒng)上都會(huì)設(shè)置一個(gè)有專人管理的復(fù)雜的電子信箱，這就是辦公室信息化管理中一個(gè)非常重要的應(yīng)用，這種電子郵件作業(yè)的內(nèi)容非常豐富，它不僅可以向特定的人發(fā)送文件，還可以傳送一些工具軟件制作的檔案，發(fā)送郵件這種功能在很早之前就在很多高校的辦公室廣泛開(kāi)始使用了，后來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，大家都有了各自的郵箱。這樣使得各個(gè)部門(mén)的工作人員之間可以更加方便地交流并且實(shí)現(xiàn)資源共享。在高校辦公室進(jìn)行處理的文件只要是不需要簽字的，都可以通過(guò)這種方式進(jìn)行發(fā)送，還有一些學(xué)校的人事任命以及任務(wù)安排，都可以通過(guò)電子郵箱的方式進(jìn)行發(fā)送。但是那些涉及到簽核的文件，還是需要用紙質(zhì)文檔的方式。

（二）分層負(fù)責(zé)?，F(xiàn)在高校辦公室的任務(wù)是非常繁重的，那么為了減輕辦公室的任務(wù)，提高工作效率，辦公室首先要匯總各個(gè)部門(mén)之間的工作情況，明確每一個(gè)部門(mén)的權(quán)責(zé)層次，制定一個(gè)明確的權(quán)責(zé)明細(xì)表，然后交給校長(zhǎng)進(jìn)行核查，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的方式進(jìn)行發(fā)布，然后由各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人員簽定好之后明確好自己部門(mén)要擔(dān)負(fù)的責(zé)任，把文件中的內(nèi)容傳播給本部門(mén)的每一個(gè)人，這種方式就能夠讓每個(gè)人都清楚自己所要承擔(dān)的責(zé)任，可以激發(fā)每一個(gè)工作人員的積極性，然后辦公室的人員負(fù)責(zé)這個(gè)任務(wù)明細(xì)表的更新，這是辦公室一個(gè)非常重要的任務(wù)，也是辦公室信息化管理帶來(lái)的益處之一。

（三）文件的送收和稽核。鑒于之前那些需要簽核的文件不能通過(guò)電子郵件發(fā)送，那么為了解決這個(gè)問(wèn)題，很多高校的技術(shù)人員都在努力開(kāi)發(fā)一個(gè)更為先進(jìn)的文件處理系統(tǒng)，然后配置上已經(jīng)建置的電子簽章和認(rèn)證機(jī)制，這樣就可以克服先前的困難，實(shí)現(xiàn)線上文件的簽核?，F(xiàn)在日常的辦公室工作就是文件的送收以及稽核，一些校內(nèi)的文件首先由簽辦部門(mén)制定好紙質(zhì)版的文件，然后由辦公室在信息化的管理系統(tǒng)上建立一個(gè)文件送文單，這個(gè)送文單不僅要記載一些必要的基本資料，還要有這份文件的送文流程，這樣才能保證文件能夠安全送達(dá)，接收的部門(mén)在接受到這份文件之后就可以在系統(tǒng)上進(jìn)行簽收，把文件上的信息處理好之后再傳送給下一個(gè)部門(mén)。在整個(gè)過(guò)程中，在辦公室的信息化系統(tǒng)上都能夠查得到文件的位置，稽核部門(mén)也能夠隨時(shí)進(jìn)行稽核工作，這樣不僅提高了工作效率，還提高了工作的質(zhì)量，對(duì)各部門(mén)都能夠更好地監(jiān)督。

（四）公共資源的申請(qǐng)及管理。逐步實(shí)現(xiàn)辦公室信息化管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)線上對(duì)會(huì)議室以及多媒體教室進(jìn)行申請(qǐng)和管理。想要申請(qǐng)的部門(mén)不需要再一級(jí)一級(jí)地交紙質(zhì)文件進(jìn)行申請(qǐng)，只需要先在系統(tǒng)上查詢到空的會(huì)議室、普通教室或者是多媒體教室，然后網(wǎng)上填好申請(qǐng)單，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送給審核部門(mén)，然后審核部門(mén)在電腦上加以核實(shí)，核實(shí)完之后直接通過(guò)系統(tǒng)傳達(dá)給申請(qǐng)部門(mén)就可以，這樣就省略了之前一級(jí)級(jí)復(fù)雜的程序，加快了工作效率。月末時(shí)還可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)匯總月度報(bào)表，這樣就可以直觀地統(tǒng)計(jì)出每月會(huì)議室、教室的使用情況，便于及時(shí)對(duì)有限的資源進(jìn)行優(yōu)化。

三、高校辦公室信息化管理的對(duì)策

高校辦公室信息化管理是為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)而運(yùn)用的一個(gè)工具，通過(guò)這種工具希望能夠更高效率地讓全校師生利用學(xué)校的人力、物力、財(cái)力等資源，但是在進(jìn)行辦公室管理信息化時(shí)要時(shí)刻謹(jǐn)記信息是為了學(xué)校的管理服務(wù)的，不能只為追求信息的準(zhǔn)確性或者快速獲得信息從而忽略這一點(diǎn)。對(duì)于辦公室信息化的管理下邊有一些建議。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。想要改變一種管理方式，管理者的思想是非常重要的，很多學(xué)校辦公室的工作人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室信息化管理沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)沿用了很多年，覺(jué)得挺好的，沒(méi)必要多此一舉地去尋求改變，不愿意接受信息這種新鮮的管理方式，很多學(xué)校都會(huì)有這種事情發(fā)生，這時(shí)候，學(xué)校就要有所警覺(jué)，采取一定的行動(dòng)，組織領(lǐng)導(dǎo)人員學(xué)習(xí)這種網(wǎng)絡(luò)化信息化的學(xué)習(xí)方式，并且結(jié)合自己學(xué)校的實(shí)際情況合理運(yùn)用這種管理方式，還要進(jìn)行必要的宣傳，讓辦公室的工作人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，這樣在實(shí)行信息化管理時(shí)才能更好地進(jìn)行實(shí)踐。

（二）提高員工的計(jì)算機(jī)水平。信息化的管理方式實(shí)際上就是把先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)的辦公室管理中，所以必然離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。但是學(xué)校的很多職工對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉，更別說(shuō)操作，所以高校的相關(guān)部門(mén)要定期對(duì)教職工，特別是那些剛?cè)肼毜慕搪毠せ蛘呤呛笄谌藛T進(jìn)行專業(yè)的信息化培訓(xùn)，幫助員工學(xué)習(xí)關(guān)于計(jì)算機(jī)的一些理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，努力提高職員的信息化技能，這樣教師對(duì)信息化有一個(gè)深刻的了解之后，就能夠更好地使用辦公室的信息化查詢系統(tǒng)，更有利于辦公室信息化管理的建設(shè)。

（三）完善管理系統(tǒng)的各個(gè)部分。對(duì)辦公室進(jìn)行信息化管理的概念被提出的時(shí)間不久，那么在剛開(kāi)始建成信息化管理系統(tǒng)時(shí)，肯定會(huì)在某個(gè)部分存在著一定的漏洞，即使會(huì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查，也難免有領(lǐng)導(dǎo)注意不到的地方。那么這些管理上的漏洞會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校的正常運(yùn)作以及發(fā)展的速度，也可能會(huì)發(fā)生非常嚴(yán)重的問(wèn)題，所以在建設(shè)好辦公室的信息化管理系統(tǒng)之后，一定要設(shè)立一個(gè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)的維護(hù)部門(mén)，除了進(jìn)行日常的檢查之外，還可以負(fù)責(zé)對(duì)一些專門(mén)的漏洞進(jìn)行排查，這樣能夠及時(shí)完善系統(tǒng)，從而保證學(xué)校能夠正常運(yùn)作。

（四）完善信息化管理制度。在建立信息化管理系統(tǒng)時(shí)，除了要有維護(hù)部門(mén)工作之外，還要建立一個(gè)相應(yīng)的管理制度，學(xué)校是一個(gè)非常復(fù)雜的地方，需要各個(gè)部門(mén)之間共同合作才能夠順利運(yùn)行下去，所以要求各個(gè)部門(mén)之間在管理制度下能夠分工合作，有序完成各自的工作，還要建立一個(gè)內(nèi)部的監(jiān)督制度，不定期地對(duì)各個(gè)部門(mén)的工作進(jìn)行審核以及考察，這是保證信息化管理系統(tǒng)能夠順利工作的前提。

（五）建立學(xué)校網(wǎng)站。學(xué)校要不斷地向公眾發(fā)布一些關(guān)于學(xué)校的信息，一方面可以借此宣傳學(xué)校的形象，向社會(huì)展示學(xué)校的實(shí)力，讓社會(huì)上的人能夠隨時(shí)的了解學(xué)校的發(fā)展，提高學(xué)校在社會(huì)上的知名度，另一方面，一些招生信息也需要向外界發(fā)布。所以要建立一個(gè)學(xué)校的網(wǎng)站以及建立一個(gè)完善的學(xué)校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，這樣無(wú)紙化的辦公不僅節(jié)省資源還可以大幅度提高工作效率，讓全校的師生都可以登陸辦公系統(tǒng)，分享辦公室發(fā)布的信息。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室的信息化管理的確能夠更好地控制管理信息，減少重復(fù)的勞動(dòng)，加強(qiáng)學(xué)校工作的效率，但是網(wǎng)絡(luò)的存在本身就是不安全的，只要有足夠的技術(shù)水平，所有人都可以看到學(xué)校辦公室工作的具體情況，所以，學(xué)校在進(jìn)行辦公室信息化管理的過(guò)程中一定要保證管理的安全問(wèn)題。還有在進(jìn)行信息化之前要先建立一個(gè)先進(jìn)的辦公室管理機(jī)制，改變辦公室工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室信息化管理的觀念，這是辦公室管理進(jìn)步的前提。