探析水文檔案信息化建設(shè)策略

文/湖北省水文水資源應(yīng)急監(jiān)測(cè)中心 蘭磊 程良偉

水文檔案是水文各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的結(jié)果和總結(jié)，其包括了專項(xiàng)觀察和記錄蒸發(fā)、降水、流量、水文、水質(zhì)、水情、水位和地下水位，和在水文各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中包含到的圖標(biāo)、報(bào)告和文字。水文檔案將水文部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的成果和歷史真實(shí)記錄了下來(lái)，把信息和觀測(cè)融合在一起，立足于水的變化規(guī)律進(jìn)行研究勘測(cè)，分類立卷歸檔水文水資源調(diào)查評(píng)價(jià)、水文資料整編成果、水文原始觀測(cè)記錄和研究項(xiàng)目成果，在國(guó)家科技檔案中占據(jù)著極為重要的位置，也是新時(shí)期水文建設(shè)發(fā)展的重要資源。

一、水文檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

水文檔案，即水文工作在運(yùn)行的時(shí)候借助水情預(yù)報(bào)和觀察測(cè)驗(yàn)等活動(dòng)形成的水文信息，主要包括蒸發(fā)、降水、地下水文、水情、流量、水溫、水質(zhì)和水位等原始觀測(cè)記錄，水文手冊(cè)、水文年鑒和圖集等，反映水文地質(zhì)、海洋水文、陸地水文、水文氣象等各個(gè)領(lǐng)域長(zhǎng)時(shí)間觀測(cè)積累的洪水旱情預(yù)報(bào)和水文變化的情況，讓水利和其他國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門有據(jù)可循。水文檔案具有標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、資料的系統(tǒng)性、時(shí)間的連續(xù)性和流域的整體性等特點(diǎn)。

二、水文檔案信息化建設(shè)策略

（一）加大資源投入力度，有序開(kāi)展信息化建設(shè)。促進(jìn)水文檔案的信息化建設(shè)速度的加快，進(jìn)一步強(qiáng)化帶動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)作用極為重要，各負(fù)責(zé)人應(yīng)充分發(fā)揮帶頭作用，領(lǐng)導(dǎo)基層人員開(kāi)展信息化建設(shè)工作，將各階段信息化建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容確定出來(lái)，并和其他部門展開(kāi)良性的競(jìng)爭(zhēng)，相互借鑒和促進(jìn)；此外，需要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化建設(shè)的投入，水文檔案管理的信息化建設(shè)需要長(zhǎng)時(shí)間的維護(hù)投資、專業(yè)的管理人員、相關(guān)的管理軟件和諸多的極端及設(shè)備，因此，就此項(xiàng)工作，必須加強(qiáng)資源的投入，確保硬件設(shè)施可以跟上信息化建設(shè)以及發(fā)展目標(biāo)的腳步，在人力資源投入上要借助強(qiáng)化內(nèi)部員工培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)人才的方式展開(kāi)，在系統(tǒng)維護(hù)方面的長(zhǎng)時(shí)間投入，則應(yīng)將轉(zhuǎn)向資金建立起來(lái)，把不間斷的投入計(jì)劃做出來(lái)，根據(jù)計(jì)劃展開(kāi)投入管理。

（二）建立科學(xué)合理的管理。只有將科學(xué)合理的檔案管理建立起來(lái)，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的加快。水文檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，較高的技術(shù)性要求和廣泛的涉及范圍，這些特征導(dǎo)致其在信息化建設(shè)中更應(yīng)對(duì)源頭引起高度重視。第一，要把信息化建設(shè)工作的計(jì)劃制定出來(lái)，一個(gè)優(yōu)秀的計(jì)劃可以發(fā)揮帶領(lǐng)作用。第二，加大綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督力度，將科學(xué)的檔案管理制度建立起來(lái)，對(duì)檔案管理流程予以明確，還可以運(yùn)用水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔的方式錄入檔案，這樣就能對(duì)各類檔案的工作進(jìn)行收集管理。第三，加強(qiáng)電子文件歸檔管理力度。這種管理方式對(duì)硬件和軟件有著較高的要求，對(duì)良好的管理制度也有著較強(qiáng)的依賴，同時(shí)還要使系統(tǒng)電子文件的安全性、完整性、可靠性和真實(shí)性得到保證，確保紙質(zhì)檔案的完成同步于電子檔案。

（三）做好檔案信息資源建設(shè)。在信息化建設(shè)中檔案信息資源建設(shè)占據(jù)著極為重要的位置。其首要任務(wù)是將過(guò)去傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也就是把過(guò)去傳統(tǒng)載體檔案借助掃描、加工和處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次，及時(shí)歸檔正在形成的電子文件，并確保其有效性、真實(shí)性、完整性和齊全性。水文檔案部門在檔案信息資源建設(shè)方面，應(yīng)將以自己建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐越邮諜C(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為主，自建機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)只發(fā)揮輔助作用，也就是在進(jìn)一步將自身已有檔案機(jī)讀目錄建設(shè)做好的過(guò)程中，同時(shí)在條件允許時(shí)，各部門可以采用機(jī)讀目錄的方式，把每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄和歸檔案目錄交給檔案管理部門。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化管理主要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，這就需要檔案管理工作人員既要具備檔案、情報(bào)、圖書等學(xué)科的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具有信息加工處理和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。十分有必要對(duì)一支檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍進(jìn)行培養(yǎng)和構(gòu)建。此項(xiàng)工作可以從下面幾個(gè)方面入手：首先，要將行之有效的培養(yǎng)計(jì)劃制定出來(lái)，給予檔案管理人員鼓勵(lì)，讓其借助業(yè)余進(jìn)修、在職培訓(xùn)等諸多形式，提高運(yùn)用信息技術(shù)的技能。其次，要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等方面專業(yè)人才的引進(jìn)，對(duì)人員結(jié)構(gòu)予以優(yōu)化，進(jìn)而和檔案管理工作現(xiàn)代化的需要相適應(yīng)。再次，要加大培養(yǎng)檔案管理工作者的信息意識(shí)，將傳統(tǒng)檔案管理工作中“重藏輕用”的現(xiàn)象改變，確保檔案管理人員可以充分借助信息技術(shù)手段和信息資源管理理論，科學(xué)管理和有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。最后，要將必要的激勵(lì)機(jī)制建立起來(lái)，使檔案管理人員的主觀能動(dòng)作用得到充分發(fā)揮，促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，水文檔案信息化建設(shè)是水文事業(yè)發(fā)展的有效保障，是實(shí)現(xiàn)水文工作和服務(wù)效率提高的重要途徑。所以，各級(jí)水文部門必須將水文檔案的信息化建設(shè)做好，把新鮮的活力注入到檔案工作之中，促進(jìn)檔案利用工作水平的提高，進(jìn)而將最大化的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益創(chuàng)造出來(lái)。