做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作的具體舉措和方法

文/秦皇島供電公司 陳志遠(yuǎn)

辦公室作為與外界聯(lián)系的窗口，與內(nèi)部進(jìn)行交流溝通的橋梁，具有綜合管理的特點(diǎn)，影響著企業(yè)的穩(wěn)定以及工作效率。伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室在企業(yè)中也逐漸扮演著越來(lái)越重要的角色。辦公室作為企業(yè)具有綜合性職能的部門，在日常各項(xiàng)工作中均發(fā)揮著不可替代的作用。

一、創(chuàng)新思路，積極進(jìn)取，推動(dòng)辦公室工作做精做優(yōu)

一是要增強(qiáng)工作創(chuàng)新的責(zé)任感和緊迫感。要認(rèn)清不斷發(fā)展變化的形勢(shì)，明確辦公室所肩負(fù)的重?fù)?dān)，積極轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)思維，發(fā)揮辦公室工作的積極作用，更好地為企業(yè)協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。二是要培育創(chuàng)新精神。新形勢(shì)下會(huì)出現(xiàn)許多新情況、新問題、新變化、新矛盾、新挑戰(zhàn)，既有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)，必須以創(chuàng)新的精神，調(diào)查研究問題，尋求解決途徑，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“高參”。三是要?jiǎng)?chuàng)新工作方法。必須運(yùn)用創(chuàng)造性的思維方式開展工作，由忙于抓具體事務(wù)，向善于抓大事、謀大事轉(zhuǎn)變；由注重做好眼前的工作，向搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，向主動(dòng)服務(wù)、不斷提高工作質(zhì)量和效果轉(zhuǎn)變；由粗放式簡(jiǎn)單應(yīng)對(duì)日常工作，向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

二、強(qiáng)化協(xié)調(diào)，督查到位，充分發(fā)揮參謀助手作用

督辦工作是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)，是確保企業(yè)各項(xiàng)計(jì)劃目標(biāo)和工作任務(wù)落實(shí)的基本手段。要突出工作重點(diǎn)，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和工作任務(wù)開展督查，查工作進(jìn)度，查實(shí)際成效，確保各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到位。要?jiǎng)?chuàng)新督查工作的方式，不能只是寫一、二篇督查報(bào)告，關(guān)鍵是要查有沒有落實(shí)到位。凡是沒有落實(shí)到位的，都要繼續(xù)督查，反復(fù)督，反復(fù)查，直到落實(shí)為止。通過強(qiáng)有力的督促檢查，推動(dòng)企業(yè)重點(diǎn)工作的落實(shí)，提高督查工作的實(shí)效。

要重點(diǎn)強(qiáng)化三方面的調(diào)研：一是政策性調(diào)研，通過調(diào)研為企業(yè)出臺(tái)有關(guān)的政策提供依據(jù)。二是決策性調(diào)研，通過調(diào)研、座談、論壇等形式，為決策層多出好主意、好建議。三是經(jīng)驗(yàn)性調(diào)研，通過調(diào)研總結(jié)推廣企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的典型經(jīng)驗(yàn)和重要成果。

三、提高辦公室管理水平

（一）提高員工的專業(yè)素質(zhì)。辦公室的工作大多屬于繁雜的工作，要想做好就需要從下面四個(gè)方面來(lái)提高員工的綜合素質(zhì)。1.提高學(xué)習(xí)能力。社會(huì)大環(huán)境在變，辦公室管理人員不應(yīng)只局限于文字和協(xié)調(diào)工作上，在平時(shí)要多學(xué)習(xí)，這種學(xué)習(xí)不僅包括相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)國(guó)家的政策及行業(yè)的動(dòng)態(tài)。不斷積累相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，并通過實(shí)踐培養(yǎng)個(gè)人的能力，提高綜合素質(zhì)，正確解決各種問題，使辦公室工作正常進(jìn)行。2.提高協(xié)調(diào)能力。辦公室是一個(gè)具有綜合職能的部門，還是企業(yè)內(nèi)部各部門間進(jìn)行溝通的橋梁，所以我們要協(xié)調(diào)好各部門間的工作。為了保證決策能夠更有效地實(shí)施，辦公室的工作人員要通過實(shí)踐鍛煉自己的協(xié)調(diào)能力，使辦公室完美地發(fā)揮職能，更好地服務(wù)于公司。3.提高表達(dá)能力。辦公室不僅需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的匯報(bào)，還需要向員工傳達(dá)命令，這就要求辦公室的工作人員具有良好的表達(dá)能力。此外，辦公室是企業(yè)與外界溝通的中間橋梁，所以表達(dá)的能力與企業(yè)的形象掛鉤，因此要提高辦公室員工的表達(dá)能力。4.提高創(chuàng)新能力。當(dāng)今社會(huì)辦公室在企業(yè)中擔(dān)任的職能變得越來(lái)越多樣化，辦公室的管理人員需要擁有創(chuàng)新的能力才能滿足企業(yè)管理的需求，對(duì)管理理念進(jìn)行更新，為管理工作提供新的思路，合理并科學(xué)地進(jìn)行各項(xiàng)管理。

（二）完善辦公室綜合管理體系。1.鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)。辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵(lì)辦公室的工作人員在工作中不斷進(jìn)步，努力爭(zhēng)取成為優(yōu)秀工作者。鼓勵(lì)員工一切要以服務(wù)群眾為目的，不為蠅頭小利而背棄工作道德。鼓勵(lì)員工將個(gè)人利益服從于部門利益、企業(yè)利益、群眾利益貫徹于日常的工作中。對(duì)于作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)績(jī)優(yōu)秀的工作者，我們應(yīng)該加以獎(jiǎng)賞并將這種獎(jiǎng)賞變成動(dòng)力，來(lái)激發(fā)辦公室其他同事的工作效率，使辦公室營(yíng)造出一種良性的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，在這樣的環(huán)境下，辦公室的工作與服務(wù)效率一定會(huì)不斷地優(yōu)化提高。2.禁止與懲罰。辦公室的每位成員間相互監(jiān)督，禁止不良行為發(fā)生，不允許出現(xiàn)因?yàn)橐粋€(gè)人的錯(cuò)誤而導(dǎo)致集體利益受害的現(xiàn)象。對(duì)于工作態(tài)度懶散、效率低下以及做出損害集體利益的員工，應(yīng)該有相應(yīng)的懲罰，懲罰根據(jù)行為的嚴(yán)重性來(lái)定。企業(yè)不同，辦公室的情況會(huì)有所不同，懲罰的方式也會(huì)不同。通過這樣的懲罰，使辦公室成員引以為戒，杜絕再次發(fā)生錯(cuò)誤。這樣才能更好地提高辦公室的綜合管理水平，讓辦公室管理服務(wù)于企業(yè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)發(fā)展中，辦公室要發(fā)揮好參謀助手、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查的作用，不斷加強(qiáng)“四個(gè)能力”建設(shè)，努力把辦公室建設(shè)成為一個(gè)“開拓創(chuàng)新、勤奮學(xué)習(xí)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、高效服務(wù)、扎實(shí)工作、能打硬仗”的堅(jiān)強(qiáng)集體，以更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求努力工作、超前工作、創(chuàng)新工作。