對(duì)新時(shí)期科研院所辦公室文秘工作的思考

文/中國(guó)石油勘探開發(fā)研究院辦公室（黨委辦公室） 王影

文秘的主要職責(zé)多為輔助管理、綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來(lái)訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等。科研單位以從事某行業(yè)、領(lǐng)域的科學(xué)研究為主要任務(wù)，因此，科研單位辦公室文秘主要是直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管部門或本單位科研人員提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。其主要職責(zé)包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，承擔(dān)重要會(huì)議及活動(dòng)的籌備、組織與服務(wù)；撰寫決策文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)多媒體及工作總結(jié)等文字材料；管理公文流轉(zhuǎn)及印章；及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、意見(jiàn)，并收集反饋各單位的意見(jiàn)建議；完成上級(jí)部門及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性事務(wù)等。辦公室文秘發(fā)揮著以文輔政的重要作用，是其他崗位人員難以替代的，需要有一定的基本能力。

一、科研院所辦公室文秘工作的特點(diǎn)

（一）業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛，專業(yè)性強(qiáng)?？蒲性核饕阅愁I(lǐng)域核心研究為主要任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)多以技術(shù)型、學(xué)術(shù)型為主，其議事決策、辦公會(huì)議、科研匯報(bào)等都具有很強(qiáng)的專業(yè)性。這就要求文秘人員特別是從事文字工作的文秘人員除了基本公文基礎(chǔ)以外，要有一定的所在單位科研專業(yè)知識(shí)。

（二）人員配備少，工作量大。與政府部門不同，科研院所領(lǐng)導(dǎo)一般很少配備專職秘書，基本模式是辦公室文秘人員統(tǒng)一服務(wù)于多位領(lǐng)導(dǎo)。雖然有相對(duì)的工作分工，但文秘事務(wù)繁雜且兼顧多項(xiàng)工作，一定程度上降低了工作效率。且科研工作的特殊性使得科研院所文秘人員加班常態(tài)化，工作質(zhì)量也大打折扣。

（三）涉及核心技術(shù)和機(jī)密，保密性強(qiáng)?？蒲袉挝淮蠖嗌婕霸擃I(lǐng)域的核心技術(shù)、前沿技術(shù)，其數(shù)據(jù)、圖件、報(bào)告等都有不同級(jí)別的保密要求，對(duì)文秘人員也有專門的保密要求，在材料組織過(guò)程中要嚴(yán)守保密紅線。

二、科研院所辦公室文秘基本能力探討

（一）辦事能力。辦公室文秘工作事務(wù)性強(qiáng)，需要根據(jù)不同要求完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。辦事能力是多種能力的合力，是一種綜合能力。首先要有理解領(lǐng)悟能力，能夠快速、全面地領(lǐng)悟交辦者的意圖，避免延誤工作甚至把事情辦砸；其次要有分析應(yīng)變能力，根據(jù)不同事件、不同人物的特殊性，綜合分析，在諸多事件中梳理思路，明確主次緩急，并根據(jù)實(shí)情靈活變通，有條有理地分別辦好。

（二）交際與表達(dá)能力。辦公室文秘作為溝通上下的樞紐部門，每天都要接觸不同的人群，要善于溝通交際，才能起到橋梁紐帶作用。美國(guó)教育學(xué)家卡耐基經(jīng)調(diào)查后指出，一個(gè)人的成功85%要靠他的人際關(guān)系和處世技巧。善于語(yǔ)言表達(dá)，才能做好上傳下達(dá)、總結(jié)匯報(bào)、組織接待等工作；善于文字表達(dá)，才能及時(shí)、快速完成會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)多媒體、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料。與人打交道，要和善有禮貌，言談舉止禮節(jié)修養(yǎng)是必備條件，還要善于思考，勤于積累，做好調(diào)查。

（三）速記與操作能力。文秘工作者經(jīng)常要撰寫會(huì)議記錄與紀(jì)要，因此需掌握現(xiàn)代化的書寫技術(shù)。運(yùn)用輔助記錄方法快速、準(zhǔn)確、高效地記錄語(yǔ)言信息，能夠彌補(bǔ)錄音機(jī)（筆）的缺陷，在科研院所會(huì)議記錄及一些特殊接待場(chǎng)合、保密會(huì)議等工作中經(jīng)常用到。同時(shí)，還要熟練掌握并應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件及設(shè)備。

（四）專業(yè)學(xué)習(xí)能力。如前所述，科研院所辦公室文秘對(duì)專業(yè)性要求更高，這就要求文秘具有一定的專業(yè)學(xué)習(xí)能力。僅僅具備職業(yè)秘書的素養(yǎng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，即使是從科研專業(yè)轉(zhuǎn)崗的文秘人員，也要不斷學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)。首先要了解單位主要研究方向，主要領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)方向，通過(guò)科研生產(chǎn)例會(huì)、科研匯報(bào)、科技講座等途徑不斷積累和掌握行業(yè)和單位的科研動(dòng)態(tài)、最新成果等，不斷加深專業(yè)深度，延展專業(yè)廣度，才能在起草工作報(bào)告時(shí)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行梳理、總結(jié)、提煉，不至于不得要領(lǐng)；同時(shí)也避免在會(huì)議記錄時(shí)面對(duì)專業(yè)詞匯無(wú)所適從；避免在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)時(shí)詞不達(dá)意。

三、做好科研院所辦公室文秘的策略思考

（一）恪守職業(yè)道德，嚴(yán)守保密底線?，F(xiàn)階段我國(guó)職業(yè)道德最基本的要求是愛(ài)崗敬業(yè)。作為文秘，經(jīng)常會(huì)接觸不同層面的領(lǐng)導(dǎo)，參加各類會(huì)議，整理各種學(xué)術(shù)報(bào)告，接觸到單位的核心業(yè)務(wù)和專業(yè)機(jī)密，不斷與不同的人打交道、出入不同的場(chǎng)合，這就要求文秘人員時(shí)刻注意加強(qiáng)保密意識(shí)，隨時(shí)保持警惕，做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該寫的不寫，杜絕有意泄密，避免過(guò)失泄密，這是文秘人員最基本的職業(yè)道德底線。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。文秘工作事務(wù)繁雜，工作量大，又處于關(guān)鍵重要崗位，是領(lǐng)導(dǎo)與各部門甚至對(duì)外的工作橋梁，言行文辭都會(huì)影響單位的形象，文秘人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)積累，提高自己的綜合素質(zhì)。作為政治性、政策性都強(qiáng)的崗位，首先要提高政治素質(zhì)，要不斷學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，不斷提高政治堅(jiān)定性、敏銳性，學(xué)會(huì)運(yùn)用辯證唯物主義思想思考和解決問(wèn)題，做一個(gè)政治素質(zhì)過(guò)硬，緊跟時(shí)代潮流的人。其次要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，根據(jù)業(yè)務(wù)要求和工作側(cè)重不斷學(xué)習(xí)，提升文字綜合、政策研究、事務(wù)管理等業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)科研領(lǐng)域的基礎(chǔ)知識(shí)和前沿技術(shù)，更好發(fā)揮參謀作用。

（三）加強(qiáng)身心鍛煉，錘煉堅(jiān)韌品質(zhì)。身體是革命的本錢。秘書崗位的從屬性、服務(wù)性、繁瑣性、艱苦性對(duì)文秘人員的工作有較強(qiáng)影響，臨時(shí)加班開會(huì)、通宵趕文字報(bào)告可以說(shuō)是家常便飯，這不僅要求秘書人員要有良好的身體狀態(tài)，還要有積極面對(duì)工作強(qiáng)度的良好心態(tài)。業(yè)余時(shí)間加強(qiáng)體育鍛煉，培養(yǎng)一項(xiàng)體育愛(ài)好，在鍛煉身體的同時(shí)也能放松和調(diào)整心態(tài)，以便以更加充沛的精力和體力投入下一步工作中。文秘工作有時(shí)候是干在前面，吃在后面，夾在領(lǐng)導(dǎo)和同事之間難免會(huì)有心理不平衡的時(shí)候，這就要求文秘人員培養(yǎng)豁達(dá)的胸懷，樹立正確的服務(wù)意識(shí)，端正態(tài)度，錘煉品格，把自己擺在學(xué)習(xí)者、服務(wù)者的位置，完成好本職工作，不斷提升個(gè)人品質(zhì)。

（四）抓好細(xì)節(jié)落實(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量。細(xì)節(jié)決定成敗，文字工作要做到精益求精，服務(wù)工作要做到細(xì)致入微，程序組織要規(guī)范有序，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作更要時(shí)刻謹(jǐn)記一個(gè)“細(xì)”字，否則工作中的馬虎大意將造成無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。比如組織會(huì)議、接待等日常事務(wù)，對(duì)每一項(xiàng)工作的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等都要仔細(xì)梳理，急事急辦，特事特辦，避免因事務(wù)繁雜出現(xiàn)紕漏。培養(yǎng)好的工作習(xí)慣，注重細(xì)節(jié)落實(shí)，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，提高效率，提升服務(wù)質(zhì)量。

（五）提升創(chuàng)新意識(shí)，激發(fā)思想活力。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力，科研單位更要注重創(chuàng)新創(chuàng)效。作為科研院所辦公室文秘人員，要用做科研的態(tài)度去做好科研生產(chǎn)服務(wù)。文秘工作的創(chuàng)新，并不是閉門造車，而是對(duì)以往工作中的傳統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)“揚(yáng)棄”的過(guò)程，繼承好的經(jīng)驗(yàn)和做法并不斷向更加完善、高效的方向發(fā)展。這就要求文秘人員在工作中勇于解放思想，勇于探索，敢于運(yùn)用新思路、新方法、新舉措，推陳出新，適應(yīng)新時(shí)代高速發(fā)展的要求，激發(fā)思想活力，創(chuàng)造生動(dòng)活潑的工作新氣象。

四、小結(jié)

科研院所辦公室文秘工作的質(zhì)量與效率直接決定著辦公室工作是否到位，甚至影響到領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)單位的工作進(jìn)程。所以，文秘工作者要在工作中不斷自省，查找不足，并通過(guò)不斷學(xué)習(xí)與積累，持續(xù)提升各方面的綜合能力，真正發(fā)揮文秘在企業(yè)工作中的作用。