電力企業(yè)公文精益管理的探究

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司清遠清城供電局 歐利萍

公文管理屬于電力企業(yè)管理工作中的基礎部分，對于電力企業(yè)的正常運營有著較大的幫助，加強對其進行管理可促進電力企業(yè)運轉(zhuǎn)效率提升。因此，當前電力企業(yè)應當對公文管理引起較高的重視，對其采取精益管理方式，以此來提升公文管理質(zhì)量，促進電力企業(yè)健康發(fā)展。

一、電力企業(yè)公文精益管理的實踐研究

（一）提升公文質(zhì)量。在公文管理工作中，提升公文質(zhì)量是管理工作開展最為基本的環(huán)節(jié)。通過在公文中制定更高的精益目標，能夠積極引導公文精益管理的開展和進行。例如某供電企業(yè)在實際的公文管理中，為了提升其質(zhì)量，不僅專門制定了公文評價指標，而且還確立相應的質(zhì)量考評體系，在實際應用中展現(xiàn)出較好的效果。

1.制定公文評價指標。精益管理所面對的對象較為寬泛，其中每個細節(jié)都可以作為改善的地方。該供電企業(yè)專門制定了一系列的公文評價指標，對每件公文的流程、行文、內(nèi)容、格式等進行細化考評。尤其是當前公文管理中表現(xiàn)出來的一些公文質(zhì)量問題，重點進行扣分設置，建立完善的扣分標準，讓整個公文評價工作能夠更加規(guī)范。

2.采用評分制考核方式。該供電企業(yè)在公文精益管理中主要采用評分制考核方式，每月對企業(yè)內(nèi)部各部門公文進行評分考核，并嚴格按照制定出來的公文評分標準執(zhí)行。當發(fā)現(xiàn)某公文存在錯病情況時，從滿分中減去相應的錯病扣分。最后再通過考核結(jié)果分析各部門公文管理情況，分析其出現(xiàn)較多質(zhì)量問題的原因，并及時制定針對性的管理措施，以改進公文質(zhì)量。

3.加強對考評結(jié)果的分析與應用。每月對各部門公文質(zhì)量考評結(jié)束后，需及時對其進行分析和總結(jié)，對其中錯病文較多的部門及時提醒，以便其后期對此引起重視；對不合格的公文則直接予以退回，并對相關(guān)部門開展針對性的培訓。通過多種方式同時開展的方式，促進公文質(zhì)量提升。除此之外，該供電企業(yè)每年還進行優(yōu)秀公文工作集體、先進個人的評選，并予以適當?shù)谋碚煤凸膭?，在企業(yè)內(nèi)部形成模范效應作用，同時通過這種方式也能夠有效激發(fā)其他部門公文創(chuàng)優(yōu)的積極性。

該供電企業(yè)自從開始實施公文評分考核制度以來，公文質(zhì)量呈現(xiàn)明顯上升，公文出錯率降到2%以下，且該比率還呈現(xiàn)出不斷下降的趨勢。

（二）提高公文辦理的效率。公文精益管理追求的是效率，在保證較高質(zhì)量的同時提高其時效性。該供電企業(yè)為此在公文辦理上對時間作出明確的限制，要求每份公文從起草到辦理完畢的時間不超過6天，而每個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的時間不能超過1.5天。同時利用專門的協(xié)同辦公系統(tǒng)對實際的辦文效率進行監(jiān)管，對即將超時的公文進行預警，對每月出現(xiàn)公文辦理超時的部門進行企業(yè)內(nèi)部通報和懲處，希望能夠以此提升公文辦理的及時率，讓企業(yè)各部門的辦公人員能夠養(yǎng)成良好的公文處理習慣，讓公文辦理處于可控的狀態(tài)。

1.在辦理上施行協(xié)商制度。為了有效避免公文在協(xié)同辦公流程中各部門意見出現(xiàn)分歧，耽誤公文辦理的時間和效率。該供電企業(yè)在精益管理過程中提出協(xié)商辦理制度，要求各部門在正式辦理公文之前注重相互協(xié)調(diào)，當出現(xiàn)意見分歧時需先對其進行解決，然后再行文辦公，以此來提高整體公文辦理的效率。

2.切實實施限時辦理制度。所有公文在進行辦理時必須按照相關(guān)規(guī)定期限辦理。該供電企業(yè)在限時制度中明確指出：對于基層單位提出的上報請示公文，在進行辦理時最多不能超過15天（多部門辦理）；如果由單一部門辦理，則不能超過10天；如果請求辦理公文為急件，則必須在5天內(nèi)回復。如果在規(guī)定時間內(nèi)無法完成公文辦理，則必須說明原因，并由相關(guān)領導核實，然后對請求辦理的基層單位做出初步回復，明確最終的辦理時間，并且在公文辦理系統(tǒng)上做好相關(guān)的辦理記錄。

3.切實執(zhí)行超時默認制度。對于基層單位的公文上報請示，相關(guān)受理部門必須在規(guī)定時限內(nèi)進行答復，如果逾期未做任何回復，則可視之為同意，并由基層單位收回公文，進入到下一個辦理流程。因此造成的一些問題由超時部門承擔。

（三）精簡公文數(shù)量。為切實保證公文管理的整體質(zhì)量，首先需從公文的數(shù)量上做出限制，減少不必要公文的印發(fā)。

1.嚴格控制公文發(fā)文的數(shù)量。該供電企業(yè)為提升公文發(fā)文的質(zhì)量，結(jié)合企業(yè)每年發(fā)文數(shù)量情況，對各部門未來一年內(nèi)發(fā)文數(shù)量做出指標限制，以此來要求各部門做好過程管控。

2.加強發(fā)文的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。首先企業(yè)各部門加強發(fā)文必要性的審核，并由供電企業(yè)辦公室進行監(jiān)管，控制不必要的發(fā)文。其次要求企業(yè)內(nèi)部同級部門之間施行協(xié)同管理方式，對于同類型公文，可以采取合并的方式來進行發(fā)文。

3.落實公文“五不發(fā)”原則。要求所發(fā)公文確有較高的必要性和實效性。如果所發(fā)公文屬于特殊形式的公文，那么將不再以其他形式進行發(fā)文；如果所發(fā)公文有著較多相似之處，可以進行整合發(fā)文，那么將不采用單獨逐個發(fā)文的方式；如果企業(yè)制定的規(guī)章制度或者國家法律法規(guī)作出明確的規(guī)定，不需要再進行單獨的發(fā)文；對于在會議上已經(jīng)通過的文件材料，不需要再單獨發(fā)文；對于企業(yè)領導沒有要求轉(zhuǎn)發(fā)的文件，不需要對其進行發(fā)文。

該供電企業(yè)在施行一系列精簡公文數(shù)量的策略之后，企業(yè)于2017年全年發(fā)文數(shù)量相較于上年減少43%。

二、公文精益管理的措施思考

（一）完善制度，控制流程。公文精益管理的方式應當逐漸轉(zhuǎn)化成為各部門開展工作的職責。發(fā)布的公文在運轉(zhuǎn)的過程中需依據(jù)制定的流程進行運行，保證公文運轉(zhuǎn)的規(guī)范性。同時為了保證公文精益管理得到有效落實，在供電企業(yè)內(nèi)部應當及時對相關(guān)的規(guī)章制度進行修訂，確保公文管理的整體規(guī)范性，促進管理效率的提升。除此之外，還需要對公文管理的流程進行細化，并建立相應的質(zhì)量管控機制，明確各部門各環(huán)節(jié)的主體責任，并要求所有發(fā)文文件必須交由部門主管進行審查，以此來督促公文辦理人員提高公文質(zhì)量，實現(xiàn)對公文內(nèi)容、公文格式、公文質(zhì)量的嚴格把控。

（二）循序漸進，嚴格審核。對于公文精益管理最難的地方在于難以保持較高的持續(xù)性，難以做到真正的不斷進步。因此，在開展公文精益管理的過程中，關(guān)鍵還在于不斷對管理措施進行改進，爭取每次改進和完善都能夠促進管理的進步，從而實現(xiàn)公文管理的良性循環(huán)，使其變得越來越規(guī)范、標準，達到提升公文辦理質(zhì)量的目的。

（三）培養(yǎng)人才，完善機制。電力企業(yè)在開展公文精益管理的過程中，人才是十分關(guān)鍵的部分，通過建立一支高素質(zhì)的文書團隊能夠在很大程度上提升公文管理的效果。

1.做好人員選擇工作。對于公文辦理人員，不僅要求其具備較高的業(yè)務處理能力，而且還需要其具備較高的責任意識。在具體的文書人員配置中，首先需要注重文書團隊結(jié)構(gòu)的合理性，對文書人員的年齡、學歷、專業(yè)等做出調(diào)整。其次需要不斷強化文書人員的責任意識，使其在公文辦理中保持高度的責任心。同時文書人員應具備較高的自我學習意識，能夠在工作之余自行學習相關(guān)的公文知識，了解相關(guān)的政策方針，以便能夠?qū)崿F(xiàn)高效辦公。

2.完善培訓機制和考核機制。對各部門的文書應當對其加強培訓工作，專門進行公文培訓，提升其在公文處理上的能力。并在培訓過程中將一些日常工作中出現(xiàn)的典型案例作為培訓內(nèi)容，將一些日常工作中較容易出現(xiàn)錯誤的公文問題做出總結(jié)，在培訓時專門將其列出，以此來降低文書人員在公文辦理上的出錯率。同時在企業(yè)內(nèi)部建立專門的公文辦理交流平臺，促進各部門文書人員間的溝通交流。除此之外，還需要加強公文考核機制的完善，不斷強化對公文的審核，并將考核結(jié)果同懲處、表揚相聯(lián)系，對優(yōu)秀的公文予以表揚，對長期出現(xiàn)公文錯誤的文書人員做出懲處，從而在企業(yè)內(nèi)部營造出良好的氛圍。