關(guān)于公文工作考核評價的思考與實(shí)踐

文/中國航天科工集團(tuán)第二研究院 王宇 劉洋

一、企業(yè)公文工作的現(xiàn)狀及問題分析

公文代表著企業(yè)形象，也是企業(yè)工作質(zhì)量、工作作風(fēng)的直觀具體體現(xiàn)。公文工作的效率和質(zhì)量，在一定程度上直接影響著企業(yè)整體管理效能的發(fā)揮和經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為了有效提升公文工作的質(zhì)量和效率，公文管理部門通常會采取一系列的措施。以航天二院為例，近年來針對公文工作中頻繁發(fā)生的“三類”問題（低層次、重復(fù)性、人為造成的問題），航天二院對院屬單位、院本部的公文工作進(jìn)行了多次摸底調(diào)研，出臺了一系列諸如《關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)航天二院公文處理相關(guān)工作的通知》《航天二院精簡文件簡報提高文件質(zhì)量工作措施》《關(guān)于加強(qiáng)航天二院公文安全保密管理工作的通知》等管理辦法和要求，這一系列舉措，在一定程度上轉(zhuǎn)變了作風(fēng)，改進(jìn)了文風(fēng)，提高了公文質(zhì)量，提升了工作效率，但是仍然未能從根本上解決航天二院公文工作的基礎(chǔ)性管理問題，各項政策要求帶來的是更多“一陣風(fēng)”運(yùn)動式的效果，并未形成切實(shí)可行的長效機(jī)制。

從整體上看，大多數(shù)企業(yè)在公文工作方面的管理方式一般為常規(guī)性地出臺管理辦法、明確要求，通過落實(shí)政令的手段，督促下級單位遵照執(zhí)行，但效果往往不盡如人意，主要還是由以下三方面的原因引起的：

（一）公文工作的管理定位有偏差。從傳統(tǒng)意義理解，處理公文作為企業(yè)員工的一項基本工作技能，已不再作為一項專業(yè)工作來對待。而公文工作管理部門（一般為辦公室）也往往不將公文工作作為業(yè)務(wù)工作來對待，在實(shí)際管理思維上以指導(dǎo)、監(jiān)督為主，缺乏“管、控”的理念，這從思想認(rèn)識的源頭就弱化了公文工作的客觀管理要求，自然在實(shí)際工作中難以擺正位置，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）公文工作的管理標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格。很多企業(yè)的公文管理部門為做好公文工作，一般都會制訂公文管理規(guī)定，明確公文處理的相關(guān)要求。但是這些要求往往不夠具體、細(xì)致，要求描述的顆粒度通常較粗，或者在實(shí)際執(zhí)行過程中不具備可操作性，遇到問題往往視為特殊問題特殊處理，這就說明現(xiàn)有的管理標(biāo)準(zhǔn)不夠全面、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，可用性較差。

（三）公文工作的管理手段不持續(xù)。由于企業(yè)的公文管理規(guī)定或要求本身不具有閉環(huán)管控的PDCA良性循環(huán)機(jī)制，導(dǎo)致管理工作的效果成正弦曲線分布，領(lǐng)導(dǎo)重視起來抓一抓，企業(yè)的公文工作就好一段時間；大家一放松，全局就下坡。基本上很難擺脫管理周期性衰弱的慣性，管理成熟度亟待突破提升。

二、二院公文工作考核評價管理體系的建立

（一）公文工作考核評價管理體系的建立背景。為破解上述難題，航天二院辦公室依托企業(yè)開展工作作風(fēng)建設(shè)的大背景，依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)公司、航天二院的公文管理規(guī)定，從可操作性及應(yīng)用性角度入手，在查擺和分析問題的基礎(chǔ)上，下大力度梳理匯總了公文管理過程中常出現(xiàn)的各類問題，經(jīng)反復(fù)研究確定后，出臺了《航天二院公文工作考核評價管理辦法》（以下簡稱《辦法》）?！掇k法》以問題為導(dǎo)向，將公文管理工作中可能涉及的各類問題以表格的形式直觀表述，通過表格進(jìn)行結(jié)構(gòu)化評分，對全院各單位建立了問題記錄、季度自查、年度考評、獎懲有據(jù)的閉環(huán)管控機(jī)制。

（二）公文工作考核評價管理體系的基本情況?！掇k法》覆蓋了公文管理工作的各個方面，對公文管理工作的范疇、內(nèi)容、要求都作了明確的規(guī)定。

1.基本概念。公文工作是指日常公文處理所涉及開展的各項基礎(chǔ)性管理工作。主要包括對組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、人員配備、條件配備、公文質(zhì)量、公文辦理、安全保密等方面進(jìn)行的綜合管理工作。

2.考核評價的目的。公文工作不僅是公文管理部門的職責(zé)，其他部門人員也應(yīng)充分認(rèn)識到公文工作的重要性。公文擬辦的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)按規(guī)定程序切實(shí)把好公文質(zhì)量觀，確保公文內(nèi)容明確、表述嚴(yán)謹(jǐn)、格式準(zhǔn)確、印制規(guī)范、流程準(zhǔn)確，職責(zé)權(quán)限清晰，不斷加強(qiáng)公文意識。

3.考核評價的原則。科學(xué)評價，公平公正；客觀為主，主觀為輔；內(nèi)容全面，重視基礎(chǔ)；結(jié)合實(shí)際，操作簡便。

4.考核評價的內(nèi)容。主要包括基礎(chǔ)考核項、特定考核項和專項獎懲三個方面?；A(chǔ)考核項考核內(nèi)容為日常公文處理過程中所涉及的常規(guī)基本要求，主要包括公文質(zhì)量、公文辦理、公文管理三個方面。特定考核項考核內(nèi)容為公文處理過程中所涉及的重要專項內(nèi)容或按照上級、領(lǐng)導(dǎo)要求所開展的專項工作，主要包括中央文件管理、機(jī)要信件管理和商密網(wǎng)推廣應(yīng)用三個方面。專項獎懲包含獎勵和處罰兩方面內(nèi)容。

5.考核評價的流程。公文工作考核評價由二院辦公室組織開展，以季度考核為主，每年底將全年四個季度的考核結(jié)果進(jìn)行匯總后得出年度考核結(jié)果。采取單位自查與院級復(fù)查相結(jié)合的方法進(jìn)行。考核結(jié)果將作為公文工作評選先進(jìn)、進(jìn)行獎懲的重要依據(jù)。

6.考核評價的特點(diǎn)。（1）系統(tǒng)梳理，涵蓋面全。對院屬單位工作中常出現(xiàn)的問題進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，對基礎(chǔ)性的管理工作提出了明確要求，還結(jié)合工作實(shí)際，加入了有關(guān)組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、人員配備、條件配備、公文質(zhì)量、公文辦理、安全保密等方面的內(nèi)容，形成的考核評分表即自查表單，共8大類，95條。（2）科學(xué)立體，便于操作。自查表單條理清晰，簡潔易懂，可操作性較強(qiáng)，有針對性地強(qiáng)化重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性。院屬單位可以根據(jù)對照表單隨時進(jìn)行自檢、自查，極大減少了因公文質(zhì)量退文的現(xiàn)象發(fā)生，減輕了辦文人員的工作壓力。（3）充分調(diào)動辦文人員的工作積極性，公文意識不斷增強(qiáng)?？己嗽u價意在引起各單位對公文工作的重視，激發(fā)辦公室系統(tǒng)人員的工作積極性，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動性，以及增強(qiáng)各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格審核、嚴(yán)格把關(guān)的自覺性。從根本上解決只見規(guī)定不見落實(shí)的現(xiàn)象。

（三）建立公文工作考核評價管理體系的重要意義。公文考評是公文管理的重要組成部分，建立公文工作考核評價體系是加強(qiáng)工作作風(fēng)、文風(fēng)建設(shè)的基本要求，是完善公文管理工作的重要措施。依托《辦法》，航天二院建立了考核評價體系，落實(shí)了主體責(zé)任，提高了全院的公文質(zhì)量及辦理效率，公文管理工作已經(jīng)從“事后退”向“事前控”轉(zhuǎn)變；通過定性考核和定量考核相結(jié)合的方式，考核評價指標(biāo)從實(shí)際工作切入，帶動工作態(tài)度、工作作風(fēng)的提升，杜絕了不作為現(xiàn)象的發(fā)生。

三、后續(xù)工作的一些思考

（一）完善考核評價內(nèi)容，促進(jìn)公文工作精細(xì)化管理。公文工作考核評價體系對公文質(zhì)量、公文辦理、公文管理、中央文件管理、機(jī)要信件管理等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行了系統(tǒng)性的梳理，提出了明確的要求，是目前航天二院公文管理工作行之有效的管理手段之一，但是事物是發(fā)展變化的，隨著公文管理工作的發(fā)展，考核評價體系不能停滯不前，要結(jié)合工作實(shí)際，不斷的加入新的管理要求，使其更為系統(tǒng)、更為全面，真正做到全面管理，有效管控。

（二）針對性加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能水平。針對公文管理崗位人員新老變更交替的特殊情況，加大對新入崗位人員的系統(tǒng)化、專業(yè)化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，增加更為全面的有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從根本上杜絕低層次公文質(zhì)量問題出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)公文管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)，確保公文工作管理水平全面提升。

（三）善用考核結(jié)果，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。公文工作考核評價的結(jié)果如實(shí)、客觀地反映出公文處理人員的實(shí)際工作情況，是對其工作的一種客觀評價，應(yīng)與院屬單位的人才選拔調(diào)配、獎勵懲罰等機(jī)制掛鉤，充分發(fā)揮人員的主觀能動性，確保優(yōu)秀人員得到應(yīng)有的表彰和肯定，從根本上杜絕平均主義，起到穩(wěn)定公文人員隊伍的作用。