論海外項目檔案管理

文/中交天津航道局有限公司 張連枝

海外項目檔案是指國內(nèi)企業(yè)在海外項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料。它記錄了海外項目的整個建設(shè)過程，具有重要的憑證和參考作用，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。

“一帶一路”戰(zhàn)略以及中交集團(tuán)的改革發(fā)展，為公司“走出去”帶來了重要機遇，筆者所在公司中交天津航道局有限公司近幾年先后承攬中標(biāo)安哥拉卡賓達(dá)項目、斐濟(jì)鐵礦砂碼頭項目、馬來西亞碧桂園森林城市項目、沙特三期項目、孟加拉M-G航道二期、印尼芝拉扎電廠三期項目、蘇丹薩瓦金港疏浚項目等項目，體現(xiàn)了公司的實力所在。隨著海外項目的增多，工程資料日益增多，文件材料收集難、歸檔難的問題凸顯?，F(xiàn)就海外項目檔案管理現(xiàn)狀，對海外項目檔案管理的問題及對策進(jìn)行探討。

一、海外項目檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）海外項目業(yè)務(wù)人員檔案管理意識不強，人員隊伍薄弱。海外項目管理人員檔案意識普遍不強，技術(shù)人員兼職檔案管理員，或者沒有兼職檔案員，從項目領(lǐng)導(dǎo)到技術(shù)人員對工程質(zhì)量、進(jìn)度極其重視，但對過程中產(chǎn)生的文件材料忽視，或者只對業(yè)主要求交的文件進(jìn)行整理，一些技術(shù)員將文件材料占為己有，文件材料隨處堆放的現(xiàn)象嚴(yán)重，懂檔案、管檔案的人少之又少，造成項目檔案的資料缺失，造成海外檔案資料沒人管、不會管的局面。

（二）檔案管理體系不健全。海外項目多數(shù)未制定檔案工作的管理體系架構(gòu)，權(quán)責(zé)不明確，項目領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有直接責(zé)任人負(fù)責(zé)文件材料的歸檔事宜，文件材料的整理歸檔未列入相應(yīng)的崗位職責(zé)，檔案過程管理意識薄弱，項目文件材料散落在各個管理人員手中，未進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，項目資料沒人管，或者項目資料缺失。

（三）海外項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。海外項目工程根據(jù)各個國家的標(biāo)準(zhǔn)不同，對工程的要求側(cè)重點不同，法律依據(jù)不同，使得制定海外項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時，施工企業(yè)滿足國外業(yè)主方相關(guān)的管理要求，使得項目檔案存在多版本、多規(guī)格的整理要求，給檔案管理工作帶來一定的難度。

（四）海外項目檔案文件歸檔滯后。根據(jù)我國建設(shè)工程項目檔案管理的規(guī)定，工程項目在工程竣工驗收前，項目檔案必須驗收合格，項目檔案在竣工驗收后2個月內(nèi)完成歸檔，因此對工程項目文件歸檔要求嚴(yán)格。海外項目由于地域的限制，大量存儲在海外辦事處或者海外項目部，靠工作人員回國陸續(xù)帶回。由于工作人員回國次數(shù)有限，很難做到及時歸檔，因此文件材料歸檔滯后的現(xiàn)象一直存在。

（五）對海外項目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。公司檔案管理人員對項目檔案工作定期開展檢查指導(dǎo)，規(guī)范項目檔案，但海外項目由于地域原因，往往只通過電話聯(lián)系，很難做到實地檢查指導(dǎo)，監(jiān)督作用很弱，以至于檔案室只能被動地接收，歸檔文件材料不完整或者不規(guī)范的事實已經(jīng)形成，給項目檔案資料的歸檔質(zhì)量帶來很大的影響。海外項目檔案的管理水平直接影響著企業(yè)的形象，既關(guān)系到日后項目的維修也影響著公司的維權(quán)，對企業(yè)的海外市場的競爭力和可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

二、海外項目檔案管理的對策

（一）建立完整的海外項目檔案管理體系。海外項目部同樣也要建立檔案管理體系，簽訂項目歸檔責(zé)任書。檔案管理體系由項目經(jīng)理任項目檔案管理負(fù)責(zé)人，提前規(guī)定各崗位責(zé)任人的資料收集、整理范圍、責(zé)任要求等，并指定一名兼職檔案員報公司檔案主管部門備案。項目經(jīng)理定為項目檔案管理的第一責(zé)任人，重視項目檔案管理，完善的檔案管理體系，對項目檔案的管理必定起到積極的推動作用。

（二）完善海外項目檔案管理制度。無規(guī)矩不成方圓，制度是檔案管理的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)項目管理目標(biāo)的保障，通過不斷地完善制度，約束不規(guī)范行為，實現(xiàn)檔案管理有法可依、有章可循。公司制定了《海外工程項目資料、登記、驗收與歸檔辦法》，明確規(guī)定了項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、兼職檔案員的管理職責(zé)、海外項目資料的歸檔范圍，并規(guī)定了歸檔時限，將檔案質(zhì)量管理納入項目負(fù)責(zé)人職責(zé)考核范圍，實現(xiàn)海外項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）提高人員檔案意識及管理水平。首先海外項目應(yīng)配備兼職檔案人員，監(jiān)督管理項目運營過程中形成的文件材料，做好項目檔案的收集、整理、登記、接收、歸檔工作，確保檔案資料的真實完整有效。其次文件資料的形成涉及各個崗位，促使每個人參與到檔案管理中來，由被動管理變?yōu)橹鲃庸芾?，項目全員的檔案意識提高，直接影響到檔案的管理水平。為適應(yīng)海外業(yè)務(wù)發(fā)展的新形勢，必須加強自身的學(xué)習(xí)，不斷探索檔案管理新方法，建立適合本公司本項目的檔案管理模式，為以后該區(qū)域的檔案管理提供模板和技術(shù)支持。

（四）配備滿足項目檔案管理的硬件設(shè)施。為保證檔案實體的安全，項目部需配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，如文件柜、滅火器、殺蟲劑、防光窗簾、防盜門窗等。檔案裝具應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，資料室無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在底下或頂層。檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有耐火、防盜、防塵作用。以保證文件材料的實體安全。

（五）加大檔案監(jiān)督檢查力度。海外項目檔案因地域原因使得監(jiān)督檢查不到位，指導(dǎo)只能通過網(wǎng)絡(luò)、電話進(jìn)行，很少能做到實地檢查，為了更好地實現(xiàn)海外項目檔案的管理，應(yīng)盡可能地做到實地監(jiān)督檢查，檔案人員只有做到實地檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決，確保文件材料轉(zhuǎn)換為檔案時符合相關(guān)質(zhì)量要求。檔案部門也可以建立統(tǒng)一的信息平臺，海外項目人員將文件材料及時上傳到信息平臺，便于檔案人員實時查閱文件信息，及時指導(dǎo)海外項目部的檔案工作。

（六）進(jìn)行有效合理的文件材料收集方法。由于海外項目工期長又地處國外，歸檔文件材料只能依靠回國人員帶回，不能保證歸檔的及時性，使得文件材料歸檔滯后，也給回國人員增加了負(fù)擔(dān)。公司檔案部門在實踐中不斷探索有效合理的文件材料收集方法，不同于國內(nèi)工程竣工驗收兩個月后才進(jìn)行文件材料歸檔的做法，而是將施工過程中部分文件材料如施工合同、施工日志等做成電子文件或刻錄光盤，利用網(wǎng)絡(luò)及時歸至公司檔案部門，重要的紙質(zhì)文件材料由回國人員帶回，形成預(yù)立卷，文件材料的目錄及時報備給公司檔案部門。紙質(zhì)與電子文件及文件目錄相結(jié)合，大大提高了歸檔文件材料的完整率和檔案工作效率。

（七）加大檔案的宣傳培訓(xùn)力度。公司檔案人員做好海外項目的檔案宣傳培訓(xùn)工作，規(guī)范項目人員對文件材料的整理、歸檔，引導(dǎo)全員意識到項目文件材料歸檔的重要性。組織好兼職檔案人員上崗培訓(xùn)，加大檔案遠(yuǎn)程培訓(xùn)，積極擴(kuò)大培訓(xùn)范圍，增強培訓(xùn)效果，組織相關(guān)檔案人員參加互動式的學(xué)習(xí)研讀，全面提高檔案工作者綜合素質(zhì)和服務(wù)能力。檔案部門積極發(fā)揮室藏優(yōu)勢，挖掘檔案信息資源，使檔案信息與企業(yè)文化貼近公司全體員工，擴(kuò)大檔案工作的影響力，提升公司全員的檔案意識和檔案法制觀念。

三、結(jié)語

做好海外項目檔案管理工作，需要循序漸進(jìn)的地健全各項規(guī)章制度，建立檔案工作管理體系，探索海外項目文件材料收集方法及檔案的信息化建設(shè)，加大檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，充分調(diào)動海外項目工作人員的積極性，做到權(quán)責(zé)分明，分工明確，使海外項目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證海外項目檔案的真實、全面、完整、可靠及及時利用，從而達(dá)到整個公司運營的可持續(xù)發(fā)展。