QC小組活動在企業(yè)檔案管理中的運用與實踐

文/中海油能源發(fā)展股份有限公司上海工程技術(shù)分公司檔案信息中心 吳昊

一、開展檔案QC小組活動的步驟與方法

（一）確定選題。QC小組活動的選題應(yīng)務(wù)實，有針對性的目標，以解決企業(yè)檔案管理中的實際問題為出發(fā)點，可以圍繞提升檔案管理效率，提高管理質(zhì)量、用戶滿意度等方面開展選題工作。特別是在日常工作中容易“邊緣化”的檔案部門，合適的選題不僅能協(xié)助企業(yè)解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一些重點、難點問題，更能夠擴大檔案工作在企業(yè)中的影響，改善領(lǐng)導與員工對檔案工作的認識。以筆者為例：中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》課題的提出與實行，強化了中心檔案業(yè)務(wù)的指導職能，有效改善了中心工程檔案管理的被動局面，幫助作業(yè)公司、項目組乃至承包商，共同提高文檔管理水平及治理體系，取得了不錯的反響。

（二）現(xiàn)狀調(diào)查與原因分析。選題確立后，應(yīng)著手進行現(xiàn)狀調(diào)查及原因分析。在現(xiàn)狀調(diào)查時，根據(jù)選題主要調(diào)查能夠反映問題的真實情況，切不可流于形式，否則無法找出問題的癥結(jié)所在。在對調(diào)查結(jié)果進行整理分析時，注意一定要用數(shù)據(jù)說話，數(shù)據(jù)的收集、處理、分析也要做到科學、嚴謹、客觀，以防數(shù)據(jù)失真對調(diào)查結(jié)果產(chǎn)生誤導。在得出調(diào)查結(jié)果后，原因分析尤為重要。原因分析務(wù)必做到客觀、徹底、全面，在原因分析過程中也要運用科學的管理工具，如頭腦風暴法、因果圖、系統(tǒng)圖、魚刺圖等。在分析出原因后，將多種原因，根據(jù)關(guān)鍵、少數(shù)和次要多數(shù)的原理，進行排列，從中找出主要原因并進行逐條驗證。

（三）設(shè)定目標。目標的設(shè)定是QC小組活動的奮斗方向，目標值較低，會導致活動缺乏意義；目標值過高難以實現(xiàn)，又只會徒增活動的挫敗感與抵觸感。仍以中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》課題為例，我們通過現(xiàn)狀調(diào)查時發(fā)現(xiàn)，中心2013—2016年工程檔案歸檔一次合格率雖逐年提高，但仍僅約60%，在分析原因時也涉及了不少歷史問題、管理問題及人員問題?；顒右潦?，曾提出了一次合格率95%的口號，這樣口號化的目標不僅不符合實際，也導致了小組成員甚至第三方的抵觸情緒，及對活動意義的質(zhì)疑。因此，目標值的設(shè)定不能空洞，必須合理且可量化，是可以經(jīng)過小組成員一同努力而實現(xiàn)的。

（四）制定對策與按對策實施。在QC小組分析出了問題的主要原因后，應(yīng)根據(jù)每一要因制定相應(yīng)對策，科學評估其可行性。對策的制定可借鑒對策表這一管理工具，滿足5W1H要素：對策（what）、目標（Why）、措施（How）、地點（Where）、時間（When）、負責人（Who）。制定對策后，須嚴格按對策貫徹落實。在執(zhí)行過程中要有明確分工，留有記錄，關(guān)注進度，如若在對策的推進過程中發(fā)現(xiàn)新的問題或阻力，應(yīng)及時進行評估與調(diào)整，以確保對策的順利實施。

（五）檢查效果與制定和鞏固措施。對策實施后，應(yīng)檢查效果是否達到了預定的目標值。如果沒有達到預定目標，就應(yīng)對對策的執(zhí)行情況及其可行性進行分析，找出原因，加以改進，如若在幾次改進后仍未達到預定目標，就應(yīng)重新審視目標值的設(shè)定是否合理。達到了預定的目標值，說明QC小組活動已經(jīng)完成。同時，為了鞏固活動成果，小組應(yīng)將活動中一些行之有效的對策與方法沉淀下來，使之規(guī)范化、標準化、制度化，并為其他的管理活動或QC活動提供參考與借鑒。中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》QC小組活動完成后，進一步完善了《工程檔案歸檔要求》的相關(guān)內(nèi)容，通過修訂《工程檔案作業(yè)指導書》來指導中心員工規(guī)范工程檔案的管理與檢查工作。制作《工程檔案移交檢查記錄表》，組織宣貫并發(fā)放給中心員工、作業(yè)公司、項目組及承包商學習，明確歸檔質(zhì)量的檢查要點，以此加強工程檔案歸檔的前段控制，從而保證并不斷提高工程檔案歸檔質(zhì)量。

二、開展檔案QC小組活動的問題與建議

（一）檔案QC小組活動的開展與實施。QC小組活動具有很強的自主性，是以員工自愿參加為基礎(chǔ)的一種管理活動。這種管理活動常見于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，對于有些企業(yè)的檔案管理部門來說仍比較“新鮮”。有的檔案管理人員對于這種管理活動的認識不夠深入，不理解開展這類活動的意義，覺得徒增工作量，從而導致活動的開展帶有半強制性，缺乏主動參與的熱情，也給QC小組活動進程的推進造成了一些困難。此外，由于上述的原因，一些需要小組成員集思廣益、頭腦風暴、分工實施的步驟和方法變成了由組長一人包辦的窘境，偏離了QC小組活動開展的初衷，消減了小組成員群策群力分析問題、解決問題的效果。因此，企業(yè)檔案管理部門若要開展QC小組活動，首先要做好宣傳工作，提高員工意識，使得員工能夠理解QC小組活動開展的意義，激發(fā)自主參與的熱情。其次QC小組活動的主管部門也要加強監(jiān)督與指導，做好培訓工作，使小組成員都能掌握活動開展的程序和方法。再次，筆者認為，由于企業(yè)，特別是國有企業(yè)中檔案管理部門客觀存在的一些人事特點，須給予QC小組活動的組長一定的權(quán)利，從而引導和約束整個活動的開展。最后，檔案管理部門也可將QC小組活動與崗位績效、職稱晉升、創(chuàng)先評優(yōu)等掛鉤，對確實卓有成效，提高企業(yè)檔案管理水平的課題給予物質(zhì)或精神上的獎勵，使員工勞有所得。

（二）檔案QC小組活動的現(xiàn)狀調(diào)查。在QC小組活動的現(xiàn)狀調(diào)查步驟中，強調(diào)要用數(shù)據(jù)說話，這就要求企業(yè)檔案管理部門在日常工作中，要更加注意各類數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計與分析，簡單的館藏、歸檔、借閱統(tǒng)計數(shù)據(jù)并不能滿足QC小組活動主要解決日常工作中某一特定問題的要求，宏觀的統(tǒng)計數(shù)據(jù)需要進一步提煉、加工和處理。因此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在日常工作中，應(yīng)盡可能地豐富數(shù)據(jù)統(tǒng)計的類型，比如歸檔合格率能夠使檔案部門了解歸檔現(xiàn)狀、研究分析管理制度及前段控制等管理措施的不足之處；檔案重復利用率能夠使管理者挖掘檔案的潛在價值，促進檔案的利用與保護；客戶滿意度能夠指導檔案部門提高服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度及效率。此外，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強科學、現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)收集與分析能力，積極探索互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的機遇，從而提高企業(yè)檔案管理的信息化、智慧化水平。

（三）檔案QC小組活動的原因分析。在QC小組活動的原因分析步驟中，唯有保證客觀、徹底、全面的分析，小組才能找出問題的癥結(jié)所在，制定合適的措施。但在實際操作過程中，原因分析似乎并不那么簡單。小組成員在原因分析時，很多原因不輕不癢且并非要因，影響對策的制定。而導致要因的，不少與人的因素有關(guān)，小組成員心知肚明，卻又礙于情面，避重就輕。把這種現(xiàn)象延伸至有些企業(yè)檔案管理部門日常工作中，平日里鮮有關(guān)于提高檔案管理方式方法的思想交流，存在一種得過且過，只要不出問題就好的工作狀態(tài)。因此，在開展QC小組活動的原因分析時，須盡量做到客觀，“紅紅臉、出出汗”式的原因分析能夠有效幫助小組成員找到要因。同時，企業(yè)的管理者、決策者以及人力部門，也該認識到企業(yè)檔案管理工作是支持企業(yè)發(fā)展壯大的一項“功在當代，利在千秋”的基礎(chǔ)工作、重要工作，而非企業(yè)的“不良資產(chǎn)”，更不是處理企業(yè)人事問題的“幼兒園、敬老院”。想要提高企業(yè)檔案管理水平，發(fā)揮檔案信息資源價值，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，一方面需要整肅檔案管理部門中存在的不良工作風氣、提高專業(yè)水平及質(zhì)量效率，另一方面也要培養(yǎng)或引進懷有理想抱負、愛崗敬業(yè)、高效專業(yè)的檔案人才，把握人才是第一資源的要義，提升檔案業(yè)務(wù)骨干人員的勞動待遇及工作獲得感，為檔案管理人員構(gòu)建發(fā)揮才能的舞臺。

三、開展檔案QC小組活動的效果與意義

在評估檔案QC小組活動效果時，小組可以制作一張雷達圖，從質(zhì)量意識、解決問題的能力、團隊意識、改進意識等幾個維度總結(jié)活動經(jīng)驗并進行打分，通過活動開展前后的分數(shù)對比，找出進一步提高的方向。

檔案QC小組活動，對于檔案管理人員來說，是一項引導檔案管理人員通過運用科學管理工具，激發(fā)思維能力、促進自主學習，提高服務(wù)意識，分析解決檔案管理中的問題，提升檔案管理水平的管理活動。對檔案管理部門來說，一次成功的QC小組活動，能夠幫助企業(yè)提升文檔管理工作的治理水平，加強檔案管理部門與企業(yè)之間的聯(lián)系，為企業(yè)帶來直接或間接的經(jīng)濟效益和社會效益。