論公司文檔一體化管控體系建設(shè)

文/中國(guó)航發(fā)南方工業(yè)有限公司 韋俊

一、文檔一體化管控體系建設(shè)的必要性

信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作理論、方法、技術(shù)帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。而文檔一體化的新型管理模式，能有效地將OA系統(tǒng)的公文處理與蘭臺(tái)系統(tǒng)的檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的快捷、高效和檔案管理的便利、高質(zhì)。因此，推行文檔一體化管控體系建設(shè)是全面提升公司檔案管理水平和服務(wù)效率的必然要求。

二、文檔一體化管控體系建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)OA與蘭臺(tái)的無(wú)縫對(duì)接，提高辦公效率。文檔一體化管控體系建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與蘭臺(tái)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，對(duì)電子文檔進(jìn)行全生命周期的管理。文件歸檔到蘭臺(tái)系統(tǒng)后，OA系統(tǒng)內(nèi)可只保留最近2年的電子文檔，大大減輕OA系統(tǒng)的存儲(chǔ)負(fù)荷，使OA系統(tǒng)更專注于公文處理，保證了OA系統(tǒng)快速、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了辦公效率。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的前端控制，提高管理質(zhì)量。文檔一體化管控體系建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)單個(gè)公文的即時(shí)在線歸檔，使檔案管理的前端控制理念得以實(shí)施，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，并進(jìn)行有效控制；及時(shí)掌握公司科研生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，對(duì)公司的重要事件和重大活動(dòng)產(chǎn)生的文件進(jìn)行超前控制，確保檔案收集的及時(shí)、完整、齊全，保證檔案管理的高質(zhì)量。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，提高工作效率。文檔一體化管控體系建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的一次輸入，多次輸出，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

（四）為蘭臺(tái)系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的一體化管控奠定基礎(chǔ)。隨著公司ERP、PDM、合同管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相繼使用，文檔一體化管控體系建設(shè)可為蘭臺(tái)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接及一體化管控的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

三、公司目前文檔一體化管控建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）OA系統(tǒng)與蘭臺(tái)系統(tǒng)連而不控。由于前期檔案部門未能及時(shí)介入OA系統(tǒng)的建設(shè)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)在最初的建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有充分考慮系統(tǒng)內(nèi)電子文件的歸檔要求，業(yè)務(wù)流程中沒(méi)有歸檔審核環(huán)節(jié)，文件在OA系統(tǒng)內(nèi)辦理完成后未經(jīng)檔案管理人員審核即自動(dòng)歸入蘭臺(tái)系統(tǒng)，檔案管理人員只能在蘭臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔文件審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（如文件未蓋公章、文件形成時(shí)間錯(cuò)誤等）時(shí)無(wú)法將問(wèn)題文件退回至OA系統(tǒng)，無(wú)法保證歸檔文件信息的準(zhǔn)確性。

（二）OA系統(tǒng)內(nèi)歸檔文件信息不完整。OA系統(tǒng)中歸檔的電子公文的批閱箋和正文的名稱是以數(shù)字編碼的形式顯示，在查閱過(guò)程中不能令人一目了然，特別是下載利用時(shí)，下載文件名稱為數(shù)字編碼，給利用帶來(lái)不便。另外，歸檔內(nèi)容中也沒(méi)有包含流程日志，而流程日志中包含了很多文件的背景信息，導(dǎo)致歸檔文件的信息不完整。

（三）OA系統(tǒng)內(nèi)文件歸檔不及時(shí)。OA系統(tǒng)內(nèi)文件需走完所有流程才能進(jìn)行歸檔。但由于一些業(yè)務(wù)人員經(jīng)常不及時(shí)處理系統(tǒng)內(nèi)文件，導(dǎo)致OA系統(tǒng)賬戶中未處理的待辦事項(xiàng)不能及時(shí)歸檔，無(wú)法保證文件的歸檔齊全率。

（四）蘭臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息利用未實(shí)現(xiàn)文檔一體化。如何使檔案信息更好地為公司科研生產(chǎn)服務(wù)是文檔一體化管控體系建設(shè)的最終目的。由于目前蘭臺(tái)系統(tǒng)只局限于檔案部門內(nèi)部人員使用，公司其他業(yè)務(wù)部門人員查詢利用很不方便，未實(shí)現(xiàn)文檔信息利用的一體化。

四、文檔一體化管控體系建設(shè)措施

（一）積極參與OA系統(tǒng)電子公文歸檔方案設(shè)計(jì)。由于OA系統(tǒng)是一種以工作流為核心的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，蘭臺(tái)系統(tǒng)是一種以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，兩者在操作系統(tǒng)、管理機(jī)制、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及運(yùn)行環(huán)境等方面存在著本質(zhì)的差異。如何將兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行的管理系統(tǒng)有機(jī)地聯(lián)系在一起，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管控的關(guān)鍵。在建設(shè)過(guò)程中，檔案部門應(yīng)積極與文書處理部門進(jìn)行溝通、協(xié)商，主動(dòng)參與OA系統(tǒng)電子公文歸檔方案設(shè)計(jì)，明確OA系統(tǒng)中電子公文的歸檔方式、歸檔流程、歸檔內(nèi)容及要求等方面的歸檔細(xì)節(jié)，從文件生成的源頭上控制好歸檔文件的質(zhì)量。

（二）將制度、規(guī)范納入電子文件生成和管理系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)中。要推行文檔一體化管控，必須強(qiáng)化文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格規(guī)范提示文件內(nèi)部和外部特征信息的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。OA系統(tǒng)中文件的著錄能否滿足蘭臺(tái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)著錄要求將直接影響到檔案檢索體系效用的發(fā)揮。為此，檔案部門應(yīng)組織制定各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)著錄規(guī)范，對(duì)電子文件著錄的原則、格式、級(jí)次、著錄項(xiàng)目及細(xì)則、數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)等作出明確規(guī)定，使OA系統(tǒng)內(nèi)電子公文數(shù)據(jù)的著錄做到有據(jù)可依，規(guī)范著錄。

（三）創(chuàng)新管理方式，樹(shù)立前端控制思想。將歸檔審核流程前移至OA系統(tǒng)中，檔案人員可對(duì)審核有問(wèn)題的文件進(jìn)行退回處理，使檔案工作重心由“事后監(jiān)督”前移到“事前控制”，確保歸檔文件信息準(zhǔn)確、完整。

（四）優(yōu)化文件歸檔模式，確保文件歸檔及時(shí)、齊全。對(duì)OA系統(tǒng)中歸檔模式進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)回收歸檔流程，對(duì)辦理時(shí)間超過(guò)兩個(gè)月的文件由系統(tǒng)自動(dòng)收回歸檔，辦理意見(jiàn)統(tǒng)一為“閱辦超期，系統(tǒng)自動(dòng)完成”，這樣既充分考慮了文件的閱辦周期又解決了文件歸檔不及時(shí)、不齊全的問(wèn)題。

（五）完善蘭臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用。檔案部門應(yīng)對(duì)蘭臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，將蘭臺(tái)系統(tǒng)與門戶作集成，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部用戶的單點(diǎn)登錄，對(duì)用戶的保密資質(zhì)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)文件瀏覽權(quán)限進(jìn)行劃分，使用戶可通過(guò)檔案系統(tǒng)進(jìn)行在線檢索，自主獲取權(quán)限范圍內(nèi)的所需信息，實(shí)現(xiàn)方便快捷利用檔案資源的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

文檔一體化管控體系建設(shè)必須以管控為核心，檔案部門只有通過(guò)積極參與管控方案設(shè)計(jì)，將制度建設(shè)、管理創(chuàng)新等手段運(yùn)用到體系建設(shè)中去，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔一體化的全方位管控，全面提升公司檔案管理水平。