新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

文/長春城市管線建設投資（集團）有限公司 李煥

在當今這個飛速發(fā)展的時代，企業(yè)之間的市場競爭將逐步增大。面對市場巨大的競爭力，企業(yè)必須要更加準確地建立市場營銷策略，在企業(yè)快速轉變的過程中，對檔案合理有效的管理工作將起到不可替代的作用。本文將介紹一些有關檔案管理方面的內(nèi)容，適當分析當今時代在檔案管理逐漸轉變中產(chǎn)生的問題，并發(fā)現(xiàn)新的方法與途徑，通過對企業(yè)檔案的完善，達到促進企業(yè)發(fā)展的目的。

一、企業(yè)檔案管理制度與流程

（一）檔案管理的制度。對于企業(yè)檔案的管理在收入和移出檔案時要認真負責，必須履行規(guī)定的流程。使用國家規(guī)定的標準紙卷，建立的檔案庫房必須牢固，以保證它的安全性。在建設檔案庫房時，應該與閱覽室和辦公室分開，并安排專管人員進行管理。對此，我們要對管理人員進行嚴格系統(tǒng)的培訓，使之認真負責地保管檔案，并確保檔案的完整性，安全性。

（二）檔案管理的流程。1.資料整理收集。隨著時代的進步，檔案管理也由傳統(tǒng)管理轉變?yōu)閿?shù)字化管理的模式，因此企業(yè)通過存放實體檔案和建立電子檔案兩種方式管理，這樣能夠防止破壞甚至丟失重要資料。數(shù)字化與傳統(tǒng)化管理企業(yè)檔案的方法不同，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理，要求管理人員掌握先進技術，跟上發(fā)展的腳步，在這樣的前提下適當調整。防止出現(xiàn)重要資料受損問題，避免給企業(yè)造成重大的經(jīng)濟損失。收到檔案后，應該嚴格按照行業(yè)有關的規(guī)定對檔案進行整編工作，使文件變?yōu)闄n案形式，管理者的負責程度會直接影響檔案質量的優(yōu)與差。認真完成檔案分類工作，不但可以保障檢索工作的正確，還可以減少漏檢的問題。2.檔案保護與統(tǒng)計。由于傳統(tǒng)檔案都是實體紙質品，在進行存放前要按照國家標準對檔案進行檢查、清潔，防止檔案發(fā)霉受損。對于現(xiàn)代信息化的網(wǎng)絡檔案存儲，也要做好相關的信息維護，避免通過網(wǎng)絡造成檔案資料的泄露。對于檔案的統(tǒng)計工作也要按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中相關要求嚴格履行。有價值的相關檔案也應該做好檔案登記，以此來維護企業(yè)以及國家的相關權益。3.處理無價值的檔案。檔案保管到期后，要完全按照相關規(guī)定對沒有價值的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄，要認真負責地開展銷毀工作，避免出現(xiàn)錯誤，造成嚴重損失。

二、企業(yè)中檔案管理的問題

（一）企業(yè)領導者缺乏對檔案管理工作的認知?，F(xiàn)如今，各大企業(yè)對其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，出現(xiàn)的投資風險關注度最高，對于企業(yè)檔案管理方面欠缺了解，造成管理企業(yè)檔案的相關部門空有其表，卻沒有真正的內(nèi)容。在我國經(jīng)濟迅速發(fā)展的過程中，不斷完善市場體制，企業(yè)領導者也逐步重視企業(yè)檔案管理方面，在經(jīng)濟數(shù)字化、信息化的背景下，使企業(yè)檔案管理發(fā)揮應有的價值。

（二）企業(yè)缺乏正確的管理方法。從傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式轉變到數(shù)字化管理模式，在這樣的轉變過程中，之前針對傳統(tǒng)檔案的有關方法已經(jīng)不能完全涵蓋檔案管理工作的所有要求，檔案管理人員也欠缺新時代數(shù)字化檔案管理的工作知識，因此存在許多檔案收集不完整、丟失的現(xiàn)象，甚至借工作機會篡改資料，使檔案失去真實、可靠性。

三、提高企業(yè)檔案工作的方法

（一）對檔案管理深入了解。在企業(yè)檔案管理方面，領導者要認識檔案管理部門，還應該深入了解管理檔案的重要性。在上層領導的重視下，才會更加嚴格地要求自己的管理人員，并進行系統(tǒng)正確的培訓，從而加強工作人員的工作意識和管理能力。

（二）完善信息技術，提高硬件設施。處于信息化時代中，計算機已經(jīng)離不開我們的生活，它也為企業(yè)管理工作帶來巨大的影響。企業(yè)對于檔案管理工作進入信息化時代要作出相應的轉變和完善。提高設施，完善科學技術，能夠更好地提升檔案的價值，使其對企業(yè)產(chǎn)生更加有利的作用，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

（三）提高檔案管理者自身素養(yǎng)。企業(yè)檔案管理的發(fā)展離不開優(yōu)秀的檔案管理者，提高他們的知識技能和良好品德是一項十分重要的任務，所以應該更為嚴格系統(tǒng)地對檔案管理者進行培訓，在一定時間的培訓工作后，檔案管理者可以更輕松地適應當代信息快速發(fā)展的局面。這樣具有良好適應能力和豐富知識技能的工作人員，才能夠趕上新時代發(fā)展的腳步，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

四、新時代創(chuàng)新型檔案管理

在管理檔案的過程中，了解熟知檔案管理方法是最基本的要求。在檔案從傳統(tǒng)逐步發(fā)展過渡到信息化的階段，管理員要不斷提高自己的知識，加強自己的管理技術，不斷從外界吸取先進的知識和技能，對各種各樣的檔案進行科學有效的管理。檔案的存在可以見證一個企業(yè)的進步，對于企業(yè)有重要的意義。每個企業(yè)所有的員工信息、申請過的專利，還有許多科學技術都通過檔案來體現(xiàn)，因此精煉、簡化檔案管理體系更加有利于眾多檔案的管理，逐漸創(chuàng)新管理方法，擴大檔案工作范圍，深化其工作的意義。信息化的檔案管理機制使檔案通過網(wǎng)絡得到合并、整理，在這樣的檔案發(fā)展模式下，檔案管理會變得更加靈活高效。

五、結束語

數(shù)字化的趨勢逐日加快，企業(yè)在社會所占地位也將逐步增大，面臨這樣的社會發(fā)展趨勢，檔案管理也在逐步轉變適應新時代，盡管在局部單位現(xiàn)今為止檔案的管理工作仍然有不足之處，但隨著時代的進步發(fā)展，檔案管理將變得更加系統(tǒng)化，從而實施科學合理的管理模式。