重組企業(yè)檔案管理及有關(guān)問題探討

文/廣東省廣弘資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有限公司 何鳳玲

隨著社會(huì)的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)升級(jí)、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生變化，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)多種內(nèi)部資源重新組合與分配，有利于提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)的管理效能，使社會(huì)資源得到利用。企業(yè)改制重組，給檔案管理工作帶來了相應(yīng)的問題和難度，檔案工作者們，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，構(gòu)建重組企業(yè)檔案管理機(jī)制，確保重組企業(yè)檔案管理工作順利開展。

一、企業(yè)重組過程中檔案工作面臨的問題

（一）企業(yè)重組期間不重視檔案管理工作，出現(xiàn)文件材料歸檔資料不全、檔案接收滯后的問題。重組使個(gè)別企業(yè)職工思想狀態(tài)、工作狀態(tài)都存在不穩(wěn)定因素，部分職能部門的管理權(quán)責(zé)未確定，正常工作未能得到落實(shí)和辦理。要收集企業(yè)合并前及重組期間形成的文件材料，并進(jìn)行歸檔整理，存在較大困難。主要表現(xiàn)在：重組期間部門辦公場(chǎng)所及人員流動(dòng)的調(diào)整，對(duì)暫未歸檔的文件材料包括某些珍貴文件并未加以有效保存，導(dǎo)致?lián)p毀或丟失，造成檔案的不完整及不安全。

（二）企業(yè)重組后檔案集中統(tǒng)一管理存在較大的難度。

重組企業(yè)之間，多數(shù)不在同一地點(diǎn)辦公，又受到資金、辦公設(shè)備、檔案庫(kù)房配置等外部條件影響，及原有企業(yè)的檔案管理水平、管理人員專業(yè)素質(zhì)的差異，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不同等人為因素，直接造成對(duì)檔案工作監(jiān)管力度過弱，使檔案歸口管理產(chǎn)生滯后，嚴(yán)重影響重組企業(yè)檔案實(shí)行集中管理。

（三）企業(yè)重組后檔案管理網(wǎng)絡(luò)需要重建。企業(yè)的重組，都要重新設(shè)置職能機(jī)構(gòu)，對(duì)人員和工作職責(zé)進(jìn)行重新劃分，原來負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和專職人員崗位，也會(huì)發(fā)生變化，重組后企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，原有單個(gè)企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的局限性，不能適應(yīng)增容后的多家企業(yè)檔案管理需求。

（四）企業(yè)重組的檔案分類、檔號(hào)設(shè)置及管理制度不統(tǒng)一。企業(yè)重組通常由兩個(gè)或多個(gè)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)范圍相近的企業(yè)整合成一個(gè)新的集團(tuán)總部。被重組企業(yè)由于成立時(shí)間和地屬關(guān)系的不同，合并前已各自有檔案全宗。重組后的集團(tuán)總部檔案全宗有的成為被重組企業(yè)全宗的綜合體，有的則以全新的企業(yè)名稱申請(qǐng)新全宗，而被重組企業(yè)成為其二級(jí)企業(yè)。由于被重組企業(yè)的檔案類目的設(shè)置、排列、檔號(hào)的編制及管理制度、管理手段不盡相同，嚴(yán)重制約著重組企業(yè)檔案管理工作的開展。

二、重組企業(yè)檔案管理有效措施分析

（一）樹立大局意識(shí)，開展創(chuàng)新性工作。隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，企業(yè)合并、重組的情況不斷增多，檔案管理工作也因?yàn)槠髽I(yè)重組而發(fā)生改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作思維、方法、經(jīng)驗(yàn)等，已很難適應(yīng)新形勢(shì)的要求。檔案工作者要以大局為重，轉(zhuǎn)變觀念，緊跟企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)行開創(chuàng)性工作，解決企業(yè)重組后檔案管理面臨的各種問題。

（二）制定集團(tuán)總部檔案工作方案，不斷完善和擴(kuò)充企業(yè)檔案信息資源。集團(tuán)總部作為被重組企業(yè)的主管部門，其經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、技術(shù)科研的規(guī)模相應(yīng)增大，對(duì)各類檔案資源的需求和利用也不斷增加。1.檔案部門要密切與各部門聯(lián)系，制定收集標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)指導(dǎo)各部門對(duì)移交資料進(jìn)行立卷、收集、整理和歸檔。使得本企業(yè)的各類檔案源源不斷，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)打好基礎(chǔ)。2.檔案的最終目的是實(shí)現(xiàn)資源開發(fā)和利用，檔案部門按檔案工作的實(shí)際進(jìn)度制定具體的工作計(jì)劃，配套出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源全面、系統(tǒng)、科學(xué)的管理。3.集團(tuán)總部的檔案統(tǒng)一管理必須借助現(xiàn)代化管理手段，配備先進(jìn)的軟、硬件設(shè)施，使檔案工作最大限度地發(fā)揮社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，讓檔案信息資源更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）加強(qiáng)被重組企業(yè)的檔案資源再整合，實(shí)行分級(jí)管理。集團(tuán)總部有責(zé)任對(duì)重組后成為二級(jí)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，設(shè)立層級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成上下聯(lián)動(dòng)的檔案管理平臺(tái)，對(duì)被重組企業(yè)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合利用的管理模式，被重組企業(yè)原有的檔案載體和門類應(yīng)當(dāng)歸被重組企業(yè)的檔案部門集中管理，避免各自為政。依法依規(guī)，加強(qiáng)執(zhí)行力度，對(duì)違反規(guī)定的要嚴(yán)肅查處，防止檔案流失，才能有效推進(jìn)被重組企業(yè)檔案資源優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)被重組企業(yè)檔案管理水平整體提升，使檔案資源共同為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供服務(wù)。

（四）建立和完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。直屬企業(yè)應(yīng)參照集團(tuán)總部的《檔案管理制度》，結(jié)合各自實(shí)際，制定相應(yīng)的《文件材料歸檔制度和歸檔范圍》等系列檔案管理辦法，做到有章可循、有據(jù)可依，明確各部門的檔案管理權(quán)責(zé)和范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。對(duì)收集、整理、分類、歸檔、借閱等工作流程實(shí)行細(xì)化，使所有應(yīng)移交的材料從形成到整理歸檔、開發(fā)利用都符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（五）規(guī)范檔案材料收集及移交，手續(xù)必須完備。檔案材料的完整要從各類材料的收集、整理抓起，檔案部門對(duì)移交的檔案要認(rèn)真核對(duì)，確保移交檔案資料齊全，表述準(zhǔn)確。對(duì)于存在問題的檔案，及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門，限期糾正再移交。對(duì)于已經(jīng)缺失無法補(bǔ)齊的文件材料，要在移交清單上詳細(xì)說明。檔案移交必須保證實(shí)體與移交目錄對(duì)應(yīng)，移交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，移交人和檔案部門互簽，各自保管一份，以備查找。

（六）加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。檔案管理數(shù)字化作為集團(tuán)總部與直屬企業(yè)統(tǒng)一管理檔案的信息平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)建立在信息安全穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)使用、查閱便捷、開放靈活的檔案服務(wù)窗口。利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的全部電子化，利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)各類檔案實(shí)行數(shù)字化處理，使檔案原件得到更好的保存，有效地延長(zhǎng)檔案的壽命，防止長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損。實(shí)現(xiàn)多全宗模式（多級(jí)組織結(jié)構(gòu)）、分布式管理，實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，還大大提高辦公效率。

（七）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)素質(zhì)。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平，對(duì)檔案工作的管理和發(fā)展有著決定性作用。企業(yè)重組后的管理工作，任務(wù)繁重，工作瑣碎，構(gòu)建一支專業(yè)技術(shù)過硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的人才隊(duì)伍，是有效化解各種工作難題的重要保障。要合理配置企業(yè)重組后的檔案管理隊(duì)伍，應(yīng)當(dāng)根據(jù)政治素養(yǎng)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、專業(yè)結(jié)構(gòu)上進(jìn)行考慮，保障檔案工作正常開展。還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，建立兼職檔案隊(duì)伍，并對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們檔案業(yè)務(wù)水平，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

重組企業(yè)檔案管理，一定要適應(yīng)新形勢(shì)的變化，通過建立完善的檔案管理制度、構(gòu)建信息化檔案平臺(tái)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，通過采用一系列有效的措施，妥善解決重組企業(yè)檔案管理的各種問題，更好地為重組企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)提供全面高效的檔案信息服務(wù)。