試論公路工程檔案管理的“提檔升級”

文/泰州市市區(qū)公路工程建設(shè)指揮部 苗錦鳳

公路工程檔案人員應(yīng)是檔案工作的行家里手，又要是公路工程管理的能手。公路工程檔案人員要認(rèn)真完成各工程項目的檔案資料歸納，并對公路工程檔案管理積累一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對公路工程檔案管理提檔升級的作用、途徑等都要有充足的認(rèn)識。這就是本文所要論述的主題。

一、公路工程檔案提檔升級的作用

公路工程檔案管理工作是一項科學(xué)、復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，也是公路工程管理的重要組成部分。公路工程檔案涉及面廣，信息量大，包括整理工程前期招標(biāo)、收文、發(fā)文、會議紀(jì)要、檔案資料，還包括環(huán)境評價、工程監(jiān)理等諸多種類。收集管理、開發(fā)利用好公路工程檔案資料，對于加強(qiáng)公路工程建設(shè)和提升公路工程建設(shè)質(zhì)量，推進(jìn)管理出效益等都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

公路工程檔案工作是公路工程建設(shè)指揮部工作業(yè)務(wù)的重要一環(huán)。江蘇省泰州市市區(qū)公路工程建設(shè)指揮部（簡稱“指揮部”）主要負(fù)責(zé)泰州市區(qū)范圍內(nèi)國省干線公路、城市快速路現(xiàn)場建設(shè)管理。近年來，指揮部完成了泰州東環(huán)高架、永定路西段快速化改造工程等一批重點(diǎn)工程項目，2017年指揮部陸續(xù)組織實(shí)施站前路快速化、S231省道（海姜大道至啟揚(yáng)高速）快速化改造等多項公路重點(diǎn)工程項目。筆者參與了各項工程的施工管理工作并認(rèn)識到：隨著公路工程項目的增加，規(guī)范并提升工程檔案管理工作顯得尤其迫切，而規(guī)范的工程檔案管理也是提高交通工程管理工作效率的重要“增長極”。

二、公路工程檔案提檔升級的途徑

提高認(rèn)識、完善設(shè)施、抓好培訓(xùn)和探索創(chuàng)新的做法，促進(jìn)了指揮部抓好公路工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度，提高了對公路工程建設(shè)項目檔案管理水平。

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)管理，完善檔案管理機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)重視是首要條件，也是加強(qiáng)有效管理的良策?？梢詮男纬伞爸饕I(lǐng)導(dǎo)全面抓，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，各個部門具體抓”的工作格局上做文章，真正地讓堅持檔案工作“為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為項目建設(shè)服務(wù)、為工程建設(shè)服務(wù)”的工作理念，成為公路工程建設(shè)指揮部管理者及全體人員都注重抓實(shí)抓好檔案管理工作的共識。健全檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制。可通過進(jìn)一步從完善檔案管理機(jī)制入手，建立健全立卷歸檔、借閱、鑒定、銷毀、崗位責(zé)任等制度。將檔案工作列入單位管理的重要議事日程，與崗位職責(zé)掛鉤考核。指揮部還制定了《市區(qū)指文件材料立卷歸檔范圍和保管期限表》，并按歸檔范圍和保管期限表的內(nèi)容收集整理本單位的人事、財務(wù)、工程等業(yè)務(wù)部門文書檔案，確保檔案的齊全完整和集中統(tǒng)一的管理。

（二）加大投入，完善設(shè)施，推動公路工程檔案提檔。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為確保公路工程檔案工作的規(guī)范化，指揮部投入資金，購置檔案柜、檔案盒、配置了防火、防盜等設(shè)施，使檔案工作做到了鐵柜裝具、檔案卷盒、整理方法、集中保管、規(guī)定制定五統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了檔案安全保管、查閱簡潔方便。普及計算機(jī)應(yīng)用設(shè)備。這是提高公路工程檔案工作效率、降低勞動強(qiáng)度和檔案管理成本，提升檔案工作檔次的“助推器”，也是用新技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)定工作任務(wù)，讓新技術(shù)普及每個工程項目的“催化劑”。因?yàn)槔矛F(xiàn)代化的計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠充分認(rèn)識對各種檔案進(jìn)行信息化管理的過程，能夠加快公路工程檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）抓好培訓(xùn)，提升素質(zhì)，激發(fā)“第一資源”活力。學(xué)習(xí)提升素質(zhì)激發(fā)第一資源。人是檔案事業(yè)發(fā)展的“第一資源”。公路工程檔案管理人員除強(qiáng)化檔案意識并積極學(xué)習(xí)和鉆研公路工程方面的專業(yè)技術(shù)外，還要不斷提高自己的業(yè)務(wù)和管理水平，在確保工作不出現(xiàn)任何錯誤的前提下，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，就本單位的檔案管理工作提出適應(yīng)時代要求的指導(dǎo)意見。指導(dǎo)本單位的文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案的整理歸檔工作。抓好人員培訓(xùn)也是重要的一環(huán)節(jié)。老檔案人員積極參加史志檔案部門的各類繼續(xù)教育培訓(xùn)，完成繼續(xù)教育規(guī)定的學(xué)時；新入檔案管理人員還要通過專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)平臺，按規(guī)定完成專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育所需科目的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)考試五門科目全部合格后上崗。隨著辦公自動化電子文檔的推廣應(yīng)用，必須加強(qiáng)計算機(jī)管理檔案的培訓(xùn)，熟練操作多媒體文件，掌握公路工程電子文件歸檔方法。

（四）探索創(chuàng)新，加強(qiáng)監(jiān)管，確保管理升級成功“入軌”。

探索創(chuàng)新促進(jìn)檔案提檔升級。創(chuàng)新是永恒的主題，也是創(chuàng)新是公路工程檔案管理工作的第一動力。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等廣泛應(yīng)用，作為歷史留存的記錄、質(zhì)量查考的憑證、科學(xué)決策的依據(jù)，公路工程檔案管理工作的地位和作用更加突出。探索創(chuàng)新管理模式，是促進(jìn)公路工程建設(shè)項目檔案管理更好地服務(wù)于交通建設(shè)的重要路徑。加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督。抓好公路工程質(zhì)量監(jiān)督，積極做好工程檔案管理的監(jiān)督工作。提高監(jiān)管質(zhì)量，重點(diǎn)做好三方面的監(jiān)督：資料收集工作監(jiān)督，在進(jìn)行任務(wù)安排時明確規(guī)定資料編輯范圍，以免多余的資料進(jìn)入工程編輯中，導(dǎo)致工作量過大；做好工作交接監(jiān)督，公路工程檔案編輯工作量大，在進(jìn)行工作交接時一定要確保已經(jīng)完成的工作；檔案整理工作的監(jiān)督，在進(jìn)行檔案整理時應(yīng)將資料進(jìn)行細(xì)分，方便以后查找，并且定期進(jìn)行資料檢查，防止檔案丟失。