人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理工作

文/吉林省蛟河市人才交流服務(wù)中心 楊秀麗

隨著新時期社會經(jīng)濟的日益繁華，人們自身有了高素質(zhì)和高知識水平，也就更加注重了對下一代的教育問題，大學生數(shù)量成倍增加，一部分畢業(yè)生去考研，還有一少部分畢業(yè)生的工作單位可以接收檔案，除去這些畢業(yè)生之外，還有大部分畢業(yè)生暫時沒確定就業(yè)方向，這些人的檔案只能暫時保管在人才交流中心，大量的畢業(yè)生檔案如何管理就成了人才交流中心所面臨的問題。

一、涉及的問題

（一）檔案管理中心人員不足。目前絕大多數(shù)檔案管理中心崗位配備的人員遠遠沒有達到國家規(guī)定的最低標準，每千卷檔案配備一名人員專門管理。每年畢業(yè)的大學生人數(shù)不斷增加，所需要管理的檔案也逐漸增多，一個人往往要承擔數(shù)十人甚至幾十人的工作量，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法保證效果和質(zhì)量，由于檔案管理工作乏味無趣，壓力大、工作量又大，致使一些工作人員主動調(diào)去別的崗位或者選擇跳槽，導(dǎo)致人才交流中心檔案管理人員嚴重缺乏。

（二）遺棄檔案管理難。由于一部分畢業(yè)生畢業(yè)后因?qū)W校要求直接把檔案調(diào)往生源原籍所在地，后因各種原因無法回到原籍所在地，檔案管理人員無法記錄該檔案，另一部分確實轉(zhuǎn)入了人才交流中心，后來就不聞不問，使得管理人員很難確定該畢業(yè)生的去向，無法更新信息。目前還有些畢業(yè)生會把檔案放到戶籍所在地，也沒有及時到人才交流中心報到，致使檔案被遺棄。檔案沒有得到記錄，內(nèi)容沒有及時更改，時間久了，檔案工作人員管理起來就非常困難，嚴重影響工作的效率和質(zhì)量。

（三）信息化管理不達標。在當今互聯(lián)網(wǎng)盛行的時代，信息化管理已經(jīng)是每個行業(yè)的標配，有些單位由于資金匱乏，無法承擔管理軟件的高額費用。致使檔案管理依然還是以紙質(zhì)檔案為主，沒有及時采用有效的信息化管理技術(shù)。如果要進行信息化管理，就需要將紙質(zhì)的檔案錄入電腦，工作量非常大，加上技術(shù)人員嚴重不足，工作進行將更加困難，也就無法讓信息化管理達到標準。

二、應(yīng)對措施

（一）招收管理人員，建設(shè)工作能力強的隊伍。按照國家標準以及單位實際情況配備充足的相關(guān)管理人員，檔案管理崗位需要專業(yè)對口、了解工作內(nèi)容、有工作經(jīng)驗、適應(yīng)能力強的工作人員，同時應(yīng)不斷培養(yǎng)后備人才。加強隊伍建設(shè)和培訓，不斷學習先進的理念和知識，多組織交流學習的機會，使他們提高自身素質(zhì)和能力，開闊眼界、充實自己。并在工作當中給予全面支持，提高他們的積極性，從而提高整個檔案管理團隊的素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)能力。

（二）建立檔案管理制度。制定符合本單位所屬地區(qū)特點的各項管理制度。例如，吉林省蛟河市人才交流服務(wù)中心把工作和責任落實到每個部門及每個人身上，把檔案分類管理，專人接收，專人管理，所有檔案的進出都要根據(jù)規(guī)章制度進行辦理。也對檔案進行分級分類，比如按區(qū)域進行分類的檔案可以再按院校、專業(yè)、學歷等分，然后登記編號，查找管理起來方便快捷，被棄檔案也是如此，專人負責管理，及時清理分類?？茖W化、制度化、系統(tǒng)化地管理好每一份檔案，才能證明所制定的各項規(guī)章制度是否實用。

（三）實現(xiàn)信息化管理。檔案管理應(yīng)順應(yīng)時代變化，克服重重困難，逐步將檔案管理全部實現(xiàn)信息化管理，把畢業(yè)生檔案全部錄入電腦軟件，日常管理工作都是在電腦上完成，如果條件允許，應(yīng)引進更先進的管理軟件，讓人才交流中心檔案管理變得更加信息化、科學化、系統(tǒng)化。工作人員既可以進行統(tǒng)一管理，減少了紙張浪費，又節(jié)省了工作人員的工作量。檔案全部在電腦上實現(xiàn)信息化管理，工作人員可以一目了然、方便快捷，節(jié)約時間，減去不必要的程序，工作效率大大提高，服務(wù)的質(zhì)量和效果也逐漸提升，也為畢業(yè)生檔案管理鋪設(shè)了更高效便捷的道路。

三、結(jié)束語

人才交流中心的主要工作就是管理畢業(yè)生檔案，完善現(xiàn)有的各種管理制度，運用信息化來管理檔案，規(guī)范管理中的每個環(huán)節(jié)與流程。培訓并提高管理人員的素質(zhì)和技能水平，才是管理好畢業(yè)生檔案的重要條件，各地方的人才交流中心檔案管理部門需要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，剖析問題產(chǎn)生的原因，及時制定出解決問題的方案，各地方部門可利用互聯(lián)網(wǎng)平臺進行工作經(jīng)驗交流分享，努力為群眾及畢業(yè)生提供更高質(zhì)量的服務(wù)，讓檔案管理工作也能更上一層樓。