大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校政府采購檔案管理電子化的思考

文/上海交通大學(xué)招投標(biāo)與政府采購辦公室 王永興 陳巍

政府采購工作遵循“公開公正，誠信公平”的原則，并根據(jù)相關(guān)的規(guī)定開展采購活動，從而使得財政的效益最大化。而檔案管理要求清晰地記載采購的重要過程，不僅維護(hù)采購人員的合法利益，還能使政府提出的“反腐倡廉”政策落到實處，進(jìn)而規(guī)范政府相關(guān)人員的行為活動。高校政府采購行為屬政府采購一種類型，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，搭建高校政府采購檔案電子化管理平臺，可以保障高校財政性資金的有效使用，杜絕浪費、腐敗等不良現(xiàn)象。

一、提高高校政府檔案管理電子化采購人員的素質(zhì)

政府采購檔案相關(guān)人員是采購活動的主要執(zhí)行者，其在政府采購檔案管理中起著十分重要的作用，要求相關(guān)人員提高自身專業(yè)素質(zhì)：首先采購人員要秉持嚴(yán)格細(xì)致、誠實公平的態(tài)度去實施采購檔案的建立工作，認(rèn)真審查采購檔案中的問題，并對采購檔案中出現(xiàn)的模糊的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)記，確保每份采購檔案中數(shù)據(jù)及材料的真實性、精確性和全面性。一般情況下，高校政府采購過程包括貨物、服務(wù)和工程三大種類，在具體實施過程中難免會遇到大量的實踐性問題，例如在采購活動的驗收階段中，部分采購活動的時間較長，其活動時間可以持續(xù)4年，那么導(dǎo)致實際驗收的時間拖延到4年，針對這些現(xiàn)象可能有兩種原因：第一，當(dāng)時采購人員發(fā)生變動，致使管理檔案的工作人員無法找到當(dāng)時的采購人員，使得對于當(dāng)時采購活動的資料知之甚少，進(jìn)而給管理檔案造成很大的困難。第二，管理采購檔案的工作人員由于工作疏忽，造成采購檔案資料的殘缺，例如采購人員完成采購活動后，由于自身因素，導(dǎo)致貨物的延期，從而出現(xiàn)合同延期等問題，進(jìn)而影響到采購檔案材料的收集和整理。因此，在管理采購檔案工作中，需要相關(guān)人員提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而完善政府電子化管理采購檔案的工作。

二、整理高校政府檔案采購管理電子化的相關(guān)資料

采購活動需要多個部門共同配合進(jìn)行，所以要求各個部門的工作人員堅持“責(zé)任到人”的原則，切實做好自己本職工作，并通過各部分彼此交流，從而保證采購檔案的全面性和精確性，進(jìn)而完成采購檔案的管理工作。在采購活動中簽訂的采購合同，都要及時利用電子掃描技術(shù)對其進(jìn)行掃描處理，使其轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF或JPEG等格式并存入采購檔案管理電子系統(tǒng)中。采購檔案是政府重要的采購資料，因此必須嚴(yán)格按照法律的相關(guān)規(guī)定做好采購資料的收集、整理和存檔。值得學(xué)習(xí)的是，北京市出臺的《辦法》中指出：“政府檔案監(jiān)管部門要對采購活動中的有關(guān)部門進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)察，采購人員和供應(yīng)商是儲存采購檔案的主要責(zé)任人，要求指派相關(guān)人員管理政府采購檔案和嚴(yán)格按照采購程序完成采購檔案的整理和查閱工作?！辈少徣藛T以及監(jiān)管部門工作人員要依據(jù)《辦法》的相關(guān)政策，依據(jù)相關(guān)法規(guī)進(jìn)行采購工作，切實做好采購檔案資料的管理工作，進(jìn)而使財政資金效益最大化。

三、完善高校政府采構(gòu)檔案管理電子化的制度

完善高校政府采購檔案管理電子化的制度可以從根本上體現(xiàn)各個采購管理階段的合理性和公開性，既可以保證采購人員的自身利益，又能做到采購活動的透明化。但在實際的采購活動中，由于相關(guān)的資料文件較多，采購人員若不能做好科學(xué)分類處理，則給采購資料的查閱帶來很大的困難；甚至導(dǎo)致部分采購資料損壞或丟失，違反了《政府采購法》的相關(guān)規(guī)定，使得簽訂的采購合同的后期修改或補(bǔ)充內(nèi)容不能及時存入采購檔案中。因此，完善高校政府采購檔案管理電子化對于國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的意義：

1.建立采購檔案管理的法規(guī)，并保證其合理性、準(zhǔn)確性和全面性，嚴(yán)格遵守《政府采購法》的規(guī)定，并按照相關(guān)檔案管理程序進(jìn)行管理工作，收集準(zhǔn)確和完整的采購資料。

2.將采購檔案合理地進(jìn)行分類處理，根據(jù)采購項目不同的特點進(jìn)行存檔，并對于在采購過程中各個時期的采購資料的修改、驗收等都要進(jìn)行合理的分類存檔。

3.在采購檔案管理中，要充分利用電子掃描技術(shù)進(jìn)行電子化管理形式去整理采購資料，可以有效地減少采購資料的損失。

4.建立全面的查閱制度，對于部分保密性資料，只有相關(guān)部門或者領(lǐng)導(dǎo)允許才能進(jìn)行查看，并將查閱資料的時間、資料及查閱人員等信息做好相應(yīng)的記錄；并在查閱完成后，檢查采購資料是否完整。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校政府采購檔案電子化平臺的搭建，不但可以規(guī)范和完善采購檔案的管理制度，保障高校財政性資金的使用效益最大化，而且可以提高采購活動相關(guān)人員的廉潔自律意識和推動高校廉政文化建設(shè)，是實現(xiàn)風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)代條件下，規(guī)范高校政府采購行為的必要管理手段和必然途徑。