文/江蘇省如東高新區(qū) 叢衛(wèi)燕 袁季紅
檔案管理主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行管理,并為相關(guān)使用單位或個(gè)人提供檔案檢索、查詢與使用服務(wù)。在當(dāng)前新形勢(shì)下,檔案管理發(fā)生了很大的變化,涵蓋的內(nèi)容也日漸復(fù)雜,為提高檔案管理與服務(wù)水平,更好地發(fā)揮檔案的積極作用,必須要加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新,以提高檔案管理的效率與效益。本文以如東高新區(qū)為例,對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行探討,旨在為基層檔案管理提供一定參考。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視不足,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱。少數(shù)機(jī)關(guān)單位沒(méi)有真正意識(shí)到檔案的重要性,在工作中沒(méi)有對(duì)檔案工作加強(qiáng)重視,甚至將檔案管理工作置于無(wú)關(guān)緊要的地位,沒(méi)有將檔案工作作為機(jī)關(guān)的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)來(lái)抓。由于有些機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí),對(duì)國(guó)家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠,使得單位檔案管理工作不被重視,造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱、管理混亂的局面。從目前部分機(jī)關(guān)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來(lái)看,其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn),即使有的單位建立了檔案管理制度,但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有所欠缺,缺少專人負(fù)責(zé),單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí),使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求等不規(guī)范現(xiàn)象經(jīng)??梢?jiàn),這不僅違背了機(jī)關(guān)單位檔案管理的原則,也造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。
(二)缺少專職檔案員,歸檔立卷制度不完善。有的基層機(jī)關(guān)單位專職檔案員數(shù)量較少,有的甚至連基本的專職檔案員都沒(méi)有配備,而是采取聘用工勤人員、臨時(shí)工和向下級(jí)單位借調(diào)人員等方式,來(lái)開(kāi)展檔案工作。有的單位的專職檔案員工作量過(guò)大,年末歸檔工作難以完成。另外,機(jī)關(guān)工作人員未能全體參與檔案工作,這不利于全員檔案工作意識(shí)的建立。同時(shí),部分單位未實(shí)施部門歸檔(立卷)制度,檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不清、相互推諉的情況,造成檔案遺失、收集不全。
(三)檔案利用方式原始,檔案利用率不高。首先,針對(duì)公眾利用限制,手續(xù)繁瑣,控制嚴(yán)格。由于國(guó)家法律層面的原因,機(jī)關(guān)檔案室主要針對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部工作服務(wù),而早期的政務(wù)信息公開(kāi)程度偏低,很多檔案未按照要求移交到檔案館。因此社會(huì)大眾需要查詢利用較早時(shí)期的政務(wù)信息很難。其次,利用方式原始,利用效率不高。社會(huì)的迅速發(fā)展帶來(lái)信息技術(shù)的快速更新,但機(jī)關(guān)檔案的發(fā)展步伐相對(duì)偏緩。最后,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差、檔案收集不全。機(jī)關(guān)檔案室普遍只重視收集正式公文,對(duì)其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠。
(一)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視,完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。如東高新區(qū)于1985建立綜合檔案室,檔案庫(kù)房面積440平方米,閱檔室16平方米、辦公室24平方米,各門類檔案基本齊全、完整,符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。通過(guò)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,檔案工作步入了規(guī)范的軌道。首先,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),增強(qiáng)檔案意識(shí)。近年來(lái),區(qū)領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案工作,把加強(qiáng)檔案工作作為加強(qiáng)機(jī)關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和提高內(nèi)部管理水平的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分工明確,狠抓檔案管理落實(shí)工作,及時(shí)解決檔案室達(dá)標(biāo)升級(jí)所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等實(shí)際問(wèn)題。單位上行下效,干部職工都增強(qiáng)了檔案管理意識(shí),形成了全員重視、齊抓共管的良好局面。其次,健全組織,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,專門負(fù)責(zé)檔案工作的規(guī)劃、協(xié)調(diào)。及時(shí)調(diào)整充實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò),通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí),強(qiáng)化專、兼職檔案人員的素質(zhì)。區(qū)檔案員除積極參加檔案部門組織的各類培訓(xùn)外,還認(rèn)真學(xué)習(xí)軟件操作技術(shù),不斷掌握新的技能,增強(qiáng)了檔案管理職業(yè)技能與素質(zhì)。再次,完善制度,實(shí)行信息化管理。立足實(shí)際,健全和完善具有可行性的檔案管理相關(guān)制度,使檔案管理工作有據(jù)可依。每年年初均將檔案工作納入年度工作計(jì)劃,與其他業(yè)務(wù)工作同布置、同檢查、同評(píng)比。
(二)推行歸檔立卷制度,開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。建立部門歸檔(立卷)制度,需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò),并且各處室負(fù)責(zé)人要為檔案的收集、整理、移交工作負(fù)總責(zé)。首先,必須建立相應(yīng)的管理制度,落實(shí)制度才能行之有效。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé),各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次,要加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),對(duì)檔案人員進(jìn)行再教育,更新其知識(shí)結(jié)構(gòu),促使他們適應(yīng)新形勢(shì),跟上機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì),全面提高綜合素質(zhì),適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展速度。最后,評(píng)比表彰,積極推動(dòng)。建立良好的檔案工作激勵(lì)機(jī)制,有利于進(jìn)一步穩(wěn)定專兼職檔案員隊(duì)伍,穩(wěn)定檔案收集和整理群體,提高檔案收集和整理效率,提升檔案齊全率和檔案整理規(guī)范率。檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè),是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的一個(gè)必不可少的舉措,也是檔案信息化管理的根本。因此,基層機(jī)關(guān)單位要結(jié)合各自的實(shí)際,精心開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)適合本單位實(shí)際的檔案信息管理系統(tǒng),采購(gòu)配置較高的電子設(shè)備,從硬件上確保其滿足檔案管理信息化需求。例如,如東高新區(qū)各門類檔案設(shè)施,基本齊全、完整,符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求,檔案庫(kù)房配備密集架6組50列,計(jì)算機(jī)、空調(diào)、防磁柜、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等設(shè)備,有效提升了機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平。
(三)加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè),提升檔案管理實(shí)效。首先,重歸檔。如東新區(qū)在卷宗質(zhì)量上狠下功夫,明確了各類檔案的基本要求和規(guī)定,加強(qiáng)了檔案驗(yàn)收檢查,從歸檔文件材料的內(nèi)在質(zhì)量到卷宗裝訂的外部形式,均按檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案工作人員在管理業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上,根據(jù)本區(qū)實(shí)際和縣三定方案,重新制定了科學(xué)、合理的各門類檔案分類方案和保管期限表。其次,重整理。一是為確保整理規(guī)范、質(zhì)量過(guò)硬,多次邀請(qǐng)縣檔案局的同志前來(lái)指導(dǎo),系統(tǒng)介紹各工作環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問(wèn)題及基本技能。二是建立規(guī)范的全宗卷,完善了各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬及相關(guān)記錄,目前室藏各門類檔案歸檔文件材料齊全完整,案卷質(zhì)量、保管條件均符合規(guī)范要求。再次,重保管。改造檔案管理辦公樓,配備各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)行了檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三分開(kāi)”。目前如東新區(qū)現(xiàn)有檔案庫(kù)房440平方米,閱檔室16平方米,辦公室24平方米,為檔案的規(guī)范化管理和安全保管提供了良好的硬件條件。
(四)開(kāi)發(fā)信息資源,增強(qiáng)檔案服務(wù)功能。首先,搞好檔案深加工。編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄等多種檔案檢索工具,整理編寫了《全宗指南》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記匯編》等多種編研資料,努力做好檔案資料的深加工工作,提高檔案編研成果的含“金”量。其次,提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案人員愛(ài)崗敬業(yè),了解全局,熟悉業(yè)務(wù),服務(wù)熱情,具有較好的職業(yè)道德形象。檔案室出具的數(shù)字材料無(wú)論是對(duì)哪個(gè)部門都具有很高的可信度。再次,提高檔案利用效率。完善查借閱登記和利用效果登記簿,保持查閱和記載同步。檔案員熟悉室藏,調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確,能快捷地提供第一手材料。
綜上所述,新時(shí)期基層機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨更多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,在具體實(shí)踐中,應(yīng)繼續(xù)以檔案業(yè)務(wù)建設(shè)為主要內(nèi)容,以開(kāi)發(fā)利用為主要目的,在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上,在檔案信息化建設(shè)上下功夫,以不斷提升檔案工作質(zhì)量,更好地發(fā)揮檔案服務(wù)基層建設(shè)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的重要作用。