檔案征集工作發(fā)展和優(yōu)化研究

文/天津市北辰區(qū)西堤頭鎮(zhèn)人民政府 苑超

進(jìn)入21世紀(jì)以來，知識占據(jù)新時代的主導(dǎo)地位，一方面檔案工作面臨著發(fā)展的新機(jī)遇。另一方面檔案工作也面臨著時代帶來的挑戰(zhàn)。在這種形勢下，檔案征集工作成為檔案工作的重要內(nèi)容，是提高檔案利用效率和提高檔案質(zhì)量的核心環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段，全國各地的檔案館都在積極開展檔案征集工作，將焦點(diǎn)集中在了檔案征集工作發(fā)展和優(yōu)化研究方面。部分地方政府甚至出臺了檔案征集工作的保護(hù)條例和法規(guī)，以此支持檔案征集工作的順利開展。這些政策法規(guī)的制定頒布對于檔案征集工作發(fā)揮出重要作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的有效收集和利用，為檔案事業(yè)的發(fā)展作出了貢獻(xiàn)。

一、分析新時代檔案征集工作的新認(rèn)識

（一）檔案征集工作是法律賦予檔案館的重要職能。檔案征集工作受到法律的保護(hù)和認(rèn)可，在我國《檔案法》第八條規(guī)定中闡明了集中管理檔案是中央和地方各級政府應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，為檔案的接收、收集、整理和保存提供可利用的范圍支持。這一法律規(guī)定明確檔案征集工作是檔案館的核心內(nèi)容。

（二）檔案征集工作是豐富檔案館收藏的必要手段。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和文明的進(jìn)步，對檔案的利用率變得越來越高。這種擴(kuò)大的檔案利用需求越來越對現(xiàn)實(shí)的檔案館收藏感到不適應(yīng)，兩者存在的矛盾變得尖銳。檔案征集工作由于受到傳統(tǒng)思想的束縛，總是對提取檔案的利用范圍進(jìn)行限制，而當(dāng)前的檔案征集工作不受到時空的限制，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)可以采取靈活多樣的方法，對于豐富檔案館館藏具有不可替代的作用，尤其是對重要檔案和珍貴資料的征求效率，對于發(fā)展館藏和優(yōu)化館藏所發(fā)揮的價值是不可比擬的。

（三）檔案征集工作是拯救人類文化遺產(chǎn)的重要行動。我國擁有5000多年的歷史文明，光輝燦爛的中華文化在歷史的發(fā)展過程中被流傳開來，但是在這一歷史進(jìn)程中有更多的珍貴檔案資料丟失，受到自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭等多種因素的影響，對于檔案的流傳都產(chǎn)生了無法避免的傷害，保存在當(dāng)前的歷史資料變得殘缺不完整，有更多的檔案資料流落在民間，分散在各個地區(qū)。檔案館想要在新時代承擔(dān)歷史責(zé)任，保護(hù)人類文化遺產(chǎn)就必須積極開展檔案征集工作。

二、當(dāng)前檔案征集工作中存在的問題

（一）檔案征集工作組織不到位。首先征集機(jī)構(gòu)不完善，我國檔案征集工作的機(jī)構(gòu)普遍人員構(gòu)成精簡，沒有設(shè)置專門從事檔案征集的機(jī)構(gòu)。其次征集力量薄弱，一般基層的檔案綜合檔案館僅指派單個人從事檔案收集工作，專職人員在管理中面臨的事務(wù)繁瑣，征集工作經(jīng)常處于附屬地位。最后是征集網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不夠完善。有的檔案館曾發(fā)文征集檔案，但是并沒有專業(yè)的檔案征集人才來系統(tǒng)化、規(guī)范化調(diào)整，工作中發(fā)揮的成效甚微，雖然建立了征集網(wǎng)絡(luò)，但是聯(lián)系次數(shù)太少，激勵措施也落實(shí)不到位，因此作用沒有凸顯出來。

（二）檔案征集工作宣傳不到位。首先新時期檔案征集工作面臨嚴(yán)峻的形勢，館藏問題、征集范圍和征集方法探索研究不徹底，沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識，也沒有出臺規(guī)范化、具體化的檔案征集文件來向公眾給予說明，可以宣傳使用的材料極少。其次，宣傳手段單一落后，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)在全國范圍內(nèi)的普及應(yīng)用，檔案征集工作可以利用的宣傳手段變得多樣化，由于大眾對于檔案征集工作的意義、范圍和重要性還不夠理解，參與的積極性還不夠。最后宣傳范圍和力度小。檔案征集工作是要深入到基層實(shí)踐中才能獲得真實(shí)成效，但是當(dāng)前宣傳僅僅停留在了發(fā)布文件通知上，這種宣傳沒有深入到大眾心中。

（三）檔案征集工作實(shí)踐性不強(qiáng)。檔案征集工作是豐富檔案館藏的重要手段之一，具體應(yīng)該從實(shí)踐性出發(fā)，但是檔案館征集檔案的方式還是以口頭的發(fā)布信息為主，真正下功夫研究的人并不常見，征集的方式單一陳舊，通過激烈的競爭受到館內(nèi)珍藏的，利用途徑更是少見。因此當(dāng)需要具體的檔案服務(wù)于群眾時經(jīng)常找不到東西。

三、檔案征集工作發(fā)展和優(yōu)化的可行對策

（一）在檔案征集流程中加入提供利用環(huán)節(jié)。不同的檔案征集方法對于檔案產(chǎn)生的影響有所差異。比如比較購買檔案的方法和主動征集檔案的方法，其中所有的檔案歸屬權(quán)就屬于檔案館，對于這種檔案，只要不涉及個人隱私和國家的重大機(jī)密，就應(yīng)該向社會大眾開放，以便提高利用率。此外還有一種捐贈的方式，區(qū)別對待其所有權(quán)和利用權(quán)。捐贈者對于捐贈給檔案館的檔案材料，應(yīng)該事先針對其所有權(quán)和利用權(quán)達(dá)成一致協(xié)議，是否允許提供給社會研究利用。明確征集檔案的利用權(quán)力，僅僅是提供利用服務(wù)工作的首要前提，主要的目的還是在條件允許的情況下，不斷擴(kuò)大檔案征集工作的社會影響力，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

（二）加強(qiáng)檔案征集工作的業(yè)界合作。對于檔案征集機(jī)構(gòu)來講，相互合作和協(xié)作是可取的辦法，尤其是對于共屬于統(tǒng)一地理區(qū)域內(nèi)的檔案征集機(jī)構(gòu)來講。首先，自身征集范圍有交叉和重疊的檔案征集機(jī)構(gòu)，在合作的前提下會減少能源的消耗，不需要花費(fèi)更多的精力就可以順利實(shí)現(xiàn)目的。其次，詳細(xì)了解統(tǒng)一地理區(qū)域下不同檔案征集機(jī)構(gòu)在征集什么，直接在合適的情況下推薦給適合的檔案征集機(jī)構(gòu)。總的來講，這些措施都會在業(yè)界合作中形成良性循環(huán)，不斷促進(jìn)檔案征集工作的良好發(fā)展。

（三）創(chuàng)新檔案征集工作新思路。第一，從檔案館履行職能的思路考慮，增強(qiáng)檔案征集工作的使命感和責(zé)任感，隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國在國際范圍內(nèi)的影響力不斷增強(qiáng)，社會大眾對于檔案的利用率越來越高。在這種背景下，不斷豐富檔案資源，有效利用現(xiàn)有的物質(zhì)條件成為必然要求。第二，改變重征集輕利用的思想觀念。征集和利用是相互依存的兩方面，利用是征集的目的，征集是利用的前提條件，只有從這兩方面同時做起，才會豐富檔案館的資源。第三，征集工作具有緊迫感和使命感，世間存在的檔案資料是有限的，早發(fā)現(xiàn)早征集早利用，這種激烈的競爭意識要時刻存在于檔案征集人員心中。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案征集工作是一項(xiàng)事關(guān)豐富館藏、保持黨和國家真實(shí)歷史面貌的重要手段之一。只有轉(zhuǎn)變檔案征集思路，優(yōu)化檔案征集方法，不斷拓寬思路，才能在征集工作中取得成效。