淺談專門檔案管理存在的問題及對策

文/萊西市水集中心衛(wèi)生院 田瑞密

專門檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。專門檔案是單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。近年來，為豐富館藏，各級檔案部門將專門檔案納入監(jiān)督指導范圍，有些重要的專門檔案也被接收進館，對外提供利用。

一、專門檔案管理存在的問題

（一）門類偏少。國家檔案局從2011年公布了《國家基本專門檔案目錄》，分兩個批次公布了100余種專門檔案，主要分為人事、經(jīng)濟、民生、文化、政務等五個大類。通過調(diào)研看，縣級專門檔案種類遠遠低于《國家基本專門檔案目錄》，究其原因是多方面的，從客觀上看，專門檔案的產(chǎn)生往往是源于特定單位的某一種行政職能，而國家對各級機關(guān)的行政職權(quán)范圍也進行了相應的限制。還有一些垂直管理單位由于歸口業(yè)務上級直接管理，檔案也在每年形成后直接移交業(yè)務上級部門，所以在縣級也沒有相應的檔案實體。

（二）個體差異較大。各種專門檔案由于歷史原因，形成時間、規(guī)模和日常管理方面存在較大差異。從時間上看，有的檔案時間跨度較大，歷史較長，而有的檔案形成時間較晚。在檔案規(guī)模上，不同的專門檔案數(shù)量也差別較大。

（三）數(shù)量浩繁，管理分散。專門檔案與文書檔案相比，數(shù)量浩大，而且隨著近年來黨和政府對民生事業(yè)的重視程度不斷提高，專門檔案的數(shù)量正在呈幾何倍數(shù)增加。一方面是檔案數(shù)量的急劇膨脹，一方面如此之多的檔案卻按照形成部門的不同分屬于數(shù)十個不同的單位分散管理。

（四）利用率較高，管理水平低。專門檔案作為某一種專業(yè)性很強的業(yè)務工作活動的歷史記錄，產(chǎn)生和形成于各種專門性或?qū)I(yè)性社會活動之中，這就決定了同文書檔案相比，更貼近民生，從而導致專門檔案的利用率更高。較高的利用率既帶來了良好的社會效益，也對專門檔案的管理水平提出了更高的要求。從總的情況看，專門檔案管理還存在著一定問題。主要表現(xiàn)在：1.檔案管理人員業(yè)務水平低，缺乏系統(tǒng)的檔案業(yè)務知識培訓，大多數(shù)是兼職，很少能做到持證上崗。2.檔案室面積小或合用，基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案裝具不規(guī)范統(tǒng)一，檔案安全存在隱患。3.信息化水平不高，只有極少數(shù)單位開展數(shù)字化工作，大多數(shù)檔案受資金限制只能采用傳統(tǒng)手工方式進行查閱和管理。

二、加強專門檔案管理的對策

（一）要切實加強對專門檔案管理工作的指導。受傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理思維的影響，加之檔案監(jiān)督指導人員的缺乏，長期以來，在檔案管理部門內(nèi)部形成了重文書檔案輕專業(yè)檔案的指導格局，隨著社會各界對專門檔案的重視程度不斷提高，原有的專門檔案管理思維也應改變。檔案管理部門要深入各有關(guān)專業(yè)部門，充分調(diào)查、研究專門檔案的管理、使用特點，了解、掌握其特性和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，制定切實可行的整理組卷管理辦法。作為專門檔案管理單位，要加強與檔案管理部門的溝通與聯(lián)系，爭取檔案管理部門的支持和指導，共同做好專門檔案的規(guī)范化管理工作。

（二）強化人員管理，積極開展檔案業(yè)務培訓。專門檔案管理存在的問題，很大程度上是檔案管理人員的原因，缺乏必要的、系統(tǒng)的檔案管理知識是造成管理者檔案意識薄弱的根本原因。在實際工作中，一方面要對檔案管理人員嚴格管理，制定明確的崗位責任制度，明確各崗位的工作職責，同時要在保證檔案管理人員相對固定的前提下，為他們個人的進一步發(fā)展提供相應的空間。另一方面要加強對相關(guān)人員的檔案業(yè)務培訓，從檔案形成的源頭抓起，包括專門檔案的形成、整理、保管所涉及的全部工作人員都要具備一定的檔案業(yè)務素養(yǎng)，關(guān)鍵崗位要嚴格持證上崗制度，保證專門檔案的形成齊全。整理規(guī)范，管理科學，方便利用。

（三）提高專門檔案信息化水平。近年來，利用者對專門檔案信息化服務的需求越來越迫切，為此，應將檔案數(shù)字化工作納入議事日程，加快現(xiàn)有檔案資源的數(shù)字化步伐，通過對現(xiàn)有專門檔案的數(shù)字化，建立起各種檔案數(shù)據(jù)庫，健全查詢功能，這既有利于原件保護，也有利于網(wǎng)絡(luò)傳輸，滿足社會多層次的利用需求。

（四）循序漸進，將條件成熟的專門檔案接收進館。要解決專門檔案檔案管理水平較低等問題，最快捷、最有效的方法就是進行檔案資源整合，將符合進館條件的專門檔案接收進館。根據(jù)國家檔案局8號、9號令的精神，修改接收進館范圍，采取循序漸進的方式，將條件成熟的并且群眾查閱需求較高的城建、房產(chǎn)、國土、婚姻等接收進館，利用綜合檔案館在館舍、保管、利用服務等方面的優(yōu)勢，統(tǒng)一對外提供查詢利用。同時，建立專門檔案接收進館的長效機制，按時移交，建章立制，規(guī)范管理。采取以點帶面的方式，逐步推進，堅持成熟一個，接收一個。這樣一方面對專門檔案的規(guī)范化管理、科學化利用是一個有益的實踐，另一方面，可以豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提升檔案館知名度和社會影響力。

三、總結(jié)

總之，專門檔案的管理是一件浩大工程，事關(guān)人民群眾的切身利益，搞好專門檔案工作，對推動本地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展，維護社會穩(wěn)定將起到重要作用，我們必須下大氣力搞好專門檔案的管理工作，為建設(shè)和諧社會做出檔案部門應有的貢獻。