新時期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用

文/海南省人民政府政務(wù)服務(wù)中心 陳海麗

一、新時期電子檔案管理的意義與優(yōu)勢

（一）電子檔案管理能夠極大地節(jié)省人力資源。相對于傳統(tǒng)化的檔案管理而言，電子檔案管理更易操作也更加便捷，同時還更能節(jié)省人力資源。因為電子檔案管理信息收集—信息資源整合—檔案整理歸檔—檔案檢索調(diào)用的整合流程都可以利用計算機集成化處理。換言之，采取電子檔案管理能夠削減傳統(tǒng)檔案管理各個環(huán)節(jié)的人力資源乃至財政資源的投入，極大地提升檔案管理效率。

（二）電子檔案管理實現(xiàn)了信息虛擬化存儲的要求，極大地降低了檔案管理的難度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理或?qū)嵨餀n案管理，普遍存在檔案存儲管理難度巨大的問題。在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，管理者不僅要做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，還需嚴格把控檔案的調(diào)取與歸檔，這樣的檔案管理模式難度是相對較大的。而電子檔案管理模式的有效運用，能夠?qū)n案信息虛擬化保存，在管理中我們便不用考慮檔案潮濕、蟲蝕等問題，因此也就增強了管理效率。

（三）電子檔案管理能夠極大地提升檔案儲存量。實體化的檔案管理需要一定的實體化儲存空間（譬如檔案室、資料庫等），在大量文檔需要存儲管理的情境下就很容易出現(xiàn)存儲空間不足的問題。相比電子檔案管理而言，傳統(tǒng)檔案管理的存儲能力自然不夠強大，尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下，計算機的存儲能力還將持續(xù)提升，這為海量檔案管理提供了空間保障。

二、新時期電子檔案管理存在的問題分析

深入分析新時期電子檔案管理存在的普遍性問題，是推動檔案管理信息化建設(shè)的重點工作。立足實際而言，目前電子檔案管理主要存在以下問題：其一，還未完全樹立電子檔案管理意識，習(xí)慣性將紙質(zhì)材料視為檔案的載體要求，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。其二，電子檔案的原始性很難得到保障，即由于加密管理工作落實不到位，電子檔案十分容易被修改，從而致使電子檔案難以凸顯紙質(zhì)檔案的原始屬性。其三，電子檔案的可讀性限制較為突出。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的兼容性難以保障，從而導(dǎo)致部分電子檔案的文檔格式難以被現(xiàn)行文檔軟件所兼容，也就暴露出了電子文檔的可讀性難以持續(xù)的問題。

三、新時期電子檔案管理的應(yīng)用策略分析

（一）強化信息管理意識。正如上文所言，電子檔案對檔案管理實效性的提升有重要意義。然而目前，諸多檔案管理者仍然沒有樹立信息化檔案管理的意識，也沒有明確電子檔案與紙質(zhì)檔案的主次關(guān)系，導(dǎo)致電子檔案管理難以真正發(fā)揮效用。鑒于此，新時期為推動電子檔案管理的全面應(yīng)用實踐，我們首應(yīng)該強化信息管理意識，正視電子檔案的積極作用，并積極推動電子檔案管理的應(yīng)用。要想實現(xiàn)這樣的目標：首先領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該致力于檔案管理模式的創(chuàng)新，充分授權(quán)檔案管理部門深入信息化改革，全面應(yīng)用電子檔案管理模式。其次，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，幫助其不斷強化信息管理意識，樹立電子檔案管理觀念。

（二）加強基礎(chǔ)建設(shè)，完善信息化管理體系。新時期電子檔案的管理實踐與應(yīng)用，需要以“行業(yè)特點”為導(dǎo)向，制定出適合各個行業(yè)發(fā)展的信息化管理體系發(fā)展方案，逐漸完善信息管理體系，為電子檔案管理模式的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。從實際而言，信息化檔案管理體系建設(shè)工作主要集中在設(shè)備建設(shè)與制度建設(shè)兩個方面。其中，設(shè)備建設(shè)又主要凸顯在軟硬件設(shè)備的建設(shè)與完善層面：首先，在軟件設(shè)備完成上，應(yīng)該加強檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，即結(jié)合行業(yè)特點與需求，完善管理系統(tǒng)的性能并改進相關(guān)功能。其次，硬件設(shè)施的建設(shè)主要集中在對計算機性能的提升層面，即要全面提升電子檔案管理主機的信息處理能力、檔案存儲能力等綜合性能，為全面開展電子檔案管理奠定必要基礎(chǔ)。新時期電子檔案管理制度建設(shè)重點主要是“明確工作職能”“完善管理制度”“明晰管理流程實現(xiàn)精細化管理”等幾方面。一言以蔽之，新時期電子檔案管理的推廣與應(yīng)用需要強化管理體系建設(shè)，以此夯實基礎(chǔ)。

（三）加強信息化人才建設(shè)。專業(yè)化的信息化管理人才隊伍是推動電子檔案管理深化改革的重要保障。信息化人才建設(shè)工作中，我們首先應(yīng)該注重對電子檔案管理人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)，通過相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助管理者提升資源整合利用、多媒體文件信息處理、計算機操作應(yīng)用等綜合信息管理素養(yǎng)。除此之外，要切實建設(shè)一支綜合素質(zhì)過硬的信息化檔案管理人才隊伍。我們還應(yīng)該為檔案管理工作人員提供更多溝通交流的平臺，通過深入的業(yè)務(wù)溝通學(xué)習(xí)，使管理者不斷提升管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，加強信息化建設(shè)乃是大勢所趨。電子檔案作為新時期檔案管理信息化建設(shè)的主要標志，對現(xiàn)代化檔案管理體系的建成有著推動作用。為了推動電子檔案技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，我們首先應(yīng)該理清電子檔案管理的意義與優(yōu)勢，并以問題為導(dǎo)向，明晰新時期電子檔案管理的問題，進而才能有的放矢地制定相關(guān)應(yīng)用策略。