民辦獨立學院檔案信息化建設研究

文/南京中醫(yī)藥大學檔案館 種金成

我國民辦獨立學院的發(fā)展歷史比較短，主要源于1993年左右一些公立高等學校的內(nèi)部，大多數(shù)都是以民辦形式辦學的二級學院，于1999年高等學校的持續(xù)擴招之后逐漸形成了規(guī)模，截至目前，我國的民辦獨立學院的發(fā)展仍處于相對的初級階段。民辦獨立學院是我國高等教育辦學的一種創(chuàng)新模式，隨著它們辦學規(guī)模的逐步擴大，獨立學院所形成的檔案也越來越多，檔案管理工作的重要性與重視程度的矛盾日益凸顯，而加強民辦獨立學院檔案管理信息化建設建設工作，不僅可以有效解決檔案管理過程中的出現(xiàn)的各種問題和困難，而且已成為獨立學院檔案管理的重要任務之一。

一、民辦獨立學院檔案信息化建設的必要性

（一）利于提高民辦獨立學院的經(jīng)濟效益。由于民辦獨立學院的經(jīng)費大部分來源是合資企業(yè)或其他途徑，經(jīng)費使用條件必然苛刻，學院對檔案管理方面的資金配備較少。然而，傳統(tǒng)的人工管理檔案存在管理成本大、服務效率低的缺點，而進行檔案的信息化建設，從短期來看是花費了一部分資金，但是從長遠的角度來看，原先需要幾個人管理的檔案，進行檔案數(shù)字化掃描之后只需要一個人來管理，節(jié)省了占地空間，節(jié)約了保管費用，減少了人員的配備，檔案查閱則更加方便迅速，避免了物力和人力浪費，提高了經(jīng)濟效益。

（二）利于提高辦公效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，存在檔案利用率低、工作效率低等問題，但是進行檔案的信息化建設可以解決這些問題，不僅能夠科學、方便地完成檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)，而且通過數(shù)字化掃描后的檔案信息能夠及時實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并且利用學校的數(shù)字化平臺實現(xiàn)檔案部門和業(yè)務部門之間的互通互聯(lián)，檔案利用者也可以實現(xiàn)隨時隨地的查詢檔案資料，極大地提高了辦公效率。

（三）利于保護檔案原件。雖然民辦獨立院校所收集的檔案一般形成時間比較新，但是將存檔的紙制檔案通過數(shù)字化掃描后變?yōu)殡娮訖n案，檔案的存儲和利用都更加安全便捷。尤其是對一些珍貴的檔案，通過掃描后減少對檔案原件的使用頻率，利于檔案的永久保管。

二、民辦獨立學院檔案信息化建設的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案信息化基礎設施建設方面。雖然民辦獨立學院的檔案工作正在逐步被重視，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)民辦獨立學院的基礎設施建設普遍落后，有些學校甚至沒有獨立的檔案庫房，有些未對檔案庫房配置防火、防潮、防盜、防蟲、防強光等防護設備，沒有配備基礎的復印機、掃描儀等設備，基礎設施條件水平較為落后。而且，民辦獨立學院在檔案工作信息化建設方面的基礎設備及經(jīng)費配備比例較低，絕大多數(shù)學校是沒有專項經(jīng)費的，這在一定程度上會影響到檔案信息化水平的進一步發(fā)展。

（二）檔案信息化管理工作機制不健全。很多民辦獨立學院并不愿意在檔案工作中投入過多的精力，導致檔案信息化管理工作在民辦獨立學院中的開展較晚，沒有統(tǒng)一的檔案工作領導小組，也沒有形成檔案工作網(wǎng)絡，更沒有制定相應的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃及制度規(guī)范。

（三）檔案信息化管理人員配備良莠不齊。目前，民辦獨立學院的檔案信息化建設工作進展緩慢，很大程度上是因為缺少專職、專業(yè)的檔案管理人員，人員變動頻繁，即便有些學校配備了專門的人員，也缺少檔案專業(yè)知識以及計算機方面的知識，從而在一定程度上制約了檔案信息化發(fā)展。

（四）檔案信息化建設觀念薄弱。民辦獨立學院檔案管理人員的檔案管理意識普遍較弱，大多數(shù)檔案管理人員來自其他職能部門或身兼數(shù)職，他們習慣沿用原來的紙質(zhì)利用方式，沒有從思想觀念上意識到檔案信息化建設帶來的便利性，從而導致檔案信息化建設進程緩慢或未起步。另外，民辦獨立學院為了追求經(jīng)濟效益，很多高校沒有設立專項資金來購買專門的檔案基礎設備和信息化軟件（如檔案管理系統(tǒng)），這也制約了學校檔案信息化建設的發(fā)展，造成民辦獨立學院的信息化水平整體較低。

三、民辦獨立學院提高檔案信息化管理水平的措施

（一）提高領導重視，適當增加資金投入。民辦獨立學院的檔案工作由于無法直接對學校產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，因而一般得不到應有的重視，所以，在檔案信息化建設工作的進程中，首先需要轉(zhuǎn)變領導的觀念，成立學校檔案工作領導小組，形成學校檔案的二級或三級檔案工作網(wǎng)絡，增強他們的檔案意識，爭取設立檔案信息化建設的專項經(jīng)費，提高這方面的資金投入力度。

（二）加強檔案基礎設施建設，實現(xiàn)檔案硬件設備共享。檔案信息化建設必不可少的是硬件基礎設施，在資金允許和充分利用現(xiàn)有設備資源的基礎上，加強信息化設備的購置（例如服務器、存儲設備、高速掃描儀等）這樣才能夠保證檔案信息化建設工作的順利開展。此外，購買設備后，也可以將這些設備（例如打印機、復印機、高速掃描儀等）進行共享，讓其他部門的也可以使用這些設備，最大程度上實現(xiàn)資源共享，達到不浪費資源的目的。

（三）制定信息化建設規(guī)劃，建立科學的檔案管理體系。對于民辦獨立學院來講，存在歸檔不齊、檔案流失嚴重的現(xiàn)象，民辦獨立學院應改變舊的工作觀念和模式，要想檔案的長足發(fā)展，首先要制定適合本校檔案信息化工作發(fā)展規(guī)劃及檔案管理制度規(guī)范，以學校信息化建設為載體，把檔案信息化建設工作納入學校信息化建設整體規(guī)劃中，建立科學的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃體系。

（四）加強檔案管理人員的素質(zhì)建設。民辦獨立學院的檔案管理人員應改變傳統(tǒng)的檔案服務利用方式，多向信息化程度高的學校檔案部門取經(jīng)，積極參加各類檔案信息化建設培訓，提高自身業(yè)務素質(zhì)。同時，采取相應的措施減少部門人員流動，提高檔案信息化建設工作的穩(wěn)定性。

（五）提高檔案信息化服務水平。因我國民辦獨立學院發(fā)展的不平衡性，檔案工作也存在地域差異、資金投入差異，因此想要提高民辦獨立學院的信息化服務整體水平，就要區(qū)別對待。1.檔案信息化水平較高的院校。加強檔案編研，開發(fā)建設檔案專題網(wǎng)頁，在分析檔案利用需求的基礎上，根據(jù)學院實際情況，開展檔案專題網(wǎng)頁建設工作，實現(xiàn)檔案咨詢服務、檔案開發(fā)服務、編研成果利用服務、檔案宣傳服務等功能。2.檔案信息化水平較低的院校。首當其沖的基礎工作就是信息化硬件設備（掃描儀）和軟件的購置，推廣普及檔案管理軟件?？赏ㄟ^購買使用較為成熟的、符合學校檔案特點的檔案管理系統(tǒng)軟件，或者依托科技部門自主開發(fā)等方式以節(jié)省經(jīng)費。3.通過各種自媒體平臺，全方位提供檔案利用服務。例如可以開創(chuàng)檔案微信服務平臺，進行檔案事務的查詢服務，可以進行簡單的主動性檔案信息內(nèi)容推送，有條件的高校也可以將館藏檔案進行編研，將編研成果通過微信平臺展現(xiàn)給廣大師生或社會，不僅提高了檔案部門的知名度，還從某種程度上提升了學校的影響力。4.開展檔案擴展服務，為學校創(chuàng)造經(jīng)濟效益。有條件的高校可以從館藏檔案信息資源出發(fā)，通過分類整理或者編研深加工，形成有一定價值的檔案產(chǎn)品，對外提供有償服務利用。也可以通過提供擴展性服務，例如為學校的出國學生，提供成績單和學歷學位證書英文翻譯工作，從而為學校增加了一定的經(jīng)濟效益和社會效益。

四、總結

目前全國民辦獨立學院的檔案管理水平相比于普通本科類院校存在一定的差距，但是總體情況正在向好的方向發(fā)展，有些民辦獨立學院的檔案管理水平甚至超過了普通全日制本科類高校。因此，民辦獨立學院在檔案信息化建設過程中要立足于本校檔案工作實際，制定合理的發(fā)展規(guī)劃，完善相應的規(guī)章制度，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，利用信息化建設成果對外提供便利的檔案服務，進而做到檔案信息化建設工作更好地為廣大師生服務的目的。