新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)探究

文/江蘇省靖江中等專業(yè)學(xué)校 田華

學(xué)校中存留的檔案是學(xué)校從建立到發(fā)展至今所有重要信息的載體，對于學(xué)校單位來說有著十分重要的意義。而隨著時(shí)代的變化，檔案資料數(shù)據(jù)越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)不能滿足需求，我們應(yīng)當(dāng)建設(shè)信息化的職業(yè)學(xué)校檔案管理模式，提升檔案管理的可靠性。

一、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，職業(yè)學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)注重對基礎(chǔ)信息化檔案所需設(shè)備的建設(shè)，為檔案信息化相關(guān)技術(shù)人員提供更為優(yōu)越的工作環(huán)境，盡量滿足技術(shù)人員在設(shè)備方面的需求，加強(qiáng)檔案信息化管理硬件設(shè)施以及所需配置的軟件設(shè)施的建設(shè)，從思想上高度重視檔案信息化建設(shè)工作，以開發(fā)出高效的信息化檔案管理系統(tǒng)為目標(biāo)，在校園內(nèi)部嘗試著普及計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，盡量將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到職業(yè)學(xué)校中的各個(gè)角落，嘗試著在校園內(nèi)部進(jìn)行校園網(wǎng)建設(shè)，將一些學(xué)校中的重要信息以及近期作出的決定都通過網(wǎng)絡(luò)錄入到電子檔案庫中，首先檔案管理的電子化，從而大大方便了檔案信息化與書面檔案資料的對接。

圖書館作為學(xué)校中的標(biāo)志性建筑，眾多的檔案信息都儲存在圖書館中，因此，在進(jìn)行檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的時(shí)候，職業(yè)學(xué)校還可以嘗試著建設(shè)數(shù)字圖書館，在數(shù)字圖書館中添加院校圖書館的館藏信息以及圖書館概況信息，并搭建圖書檢索系統(tǒng)，在校園內(nèi)部配置更多高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀設(shè)備，依照具體的檔案信息化需求，從軟件開發(fā)公司購買正版的軟件和用戶權(quán)限，并為其配置具有較強(qiáng)實(shí)用性的安全防護(hù)系統(tǒng)，為師生們提供更多的使用基礎(chǔ)設(shè)備的機(jī)會，鼓勵(lì)師生利用數(shù)字化查詢設(shè)備接觸信息化檔案，逐漸讓師生們適應(yīng)檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思想滲透。

二、規(guī)范檔案建設(shè)要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)不僅僅需要學(xué)校方面給予足夠的資金支持，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，職業(yè)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案管理制度，制定更為完善的管理體系，從而使得信息化檔案在投入使用的時(shí)候，使用者們能夠嚴(yán)格依照管理規(guī)則制度進(jìn)行檔案查詢和調(diào)用，在《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》中對檔案信息化建設(shè)有了十分明確的規(guī)定，相關(guān)信息化檔案建設(shè)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度設(shè)定，確保檔案系統(tǒng)的安全性和規(guī)范性。管理人員應(yīng)當(dāng)對于檔案的歸檔有嚴(yán)格的規(guī)定，劃分出明確的部門對檔案歸檔進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資源不會泄露或者是出現(xiàn)未及時(shí)更新的情況。

為了給予用戶們更良好的檔案信息使用體驗(yàn)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，就可以為師生開放一定的檔案查閱權(quán)限，使得使用者們能夠依照需求進(jìn)行檔案目錄建設(shè)，從而依照目錄找到自己所需要的檔案資料，技術(shù)人員甚至可以將檔案數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)庫和照片檔案數(shù)據(jù)庫以及聲像檔案數(shù)據(jù)庫連接到一起，使用者們在進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候就能夠得到更豐富的信息，提升使用信息化檔案體驗(yàn)，順應(yīng)《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的要求，滿足學(xué)校內(nèi)部師生以及教育行政部門新資源的交流與共享。另外，檔案信息化建設(shè)人員要做好安全防范工作，建立更為完備的安全保障系統(tǒng)，確保檔案庫中所存放數(shù)據(jù)的安全。

三、結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

現(xiàn)如今的時(shí)代是數(shù)字化時(shí)代，越來越多的事物都能夠以數(shù)據(jù)化的形式進(jìn)行保留。所以，我們可以說檔案資源數(shù)字化是學(xué)校檔案資源信息化建設(shè)的重要部分。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，學(xué)校存放的檔案信息越來越繁雜，電子文件也越來越普及，這就急需職業(yè)學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，確保所建設(shè)的信息化檔案庫能夠?qū)⑴c學(xué)校相關(guān)的電子文件進(jìn)行完好的保存和處理。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)著眼于電子文件的保存與管理上面，將電子文件完好地保存于檔案庫中，并且實(shí)現(xiàn)與教師平時(shí)調(diào)用檔案信息的完美接軌，學(xué)習(xí)先進(jìn)的電子數(shù)據(jù)保存方式，將教師們工作中產(chǎn)生的有用信息及時(shí)以電子檔案的形式保留下來。

數(shù)字化技術(shù)最大優(yōu)勢就在于數(shù)字化信息能夠被計(jì)算機(jī)高效處理，檔案信息化設(shè)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)更為穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的高效管理，保證職業(yè)學(xué)校教師們工作的過程中可以有條不紊地調(diào)用電子信息，提升平時(shí)教學(xué)工作效率。在實(shí)踐中，我們可以通過檔案管理系統(tǒng)對檔案信息實(shí)現(xiàn)收集、整理、編纂、存儲等處理。同時(shí)，我們應(yīng)突出職業(yè)教育“專業(yè)人才教育”的特色，將校內(nèi)重點(diǎn)課程、重點(diǎn)專業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行強(qiáng)化，以實(shí)現(xiàn)針對性檔案信息的有效利用。另外，檔案信息化建設(shè)還應(yīng)體現(xiàn)檔案保密性要求。職業(yè)學(xué)校的檔案信息關(guān)系到校內(nèi)工作的正常開展，我們應(yīng)注重落實(shí)對應(yīng)的安全保障措施，從技術(shù)層面解決黑客竊取、攻擊、篡改等問題。

總而言之，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需求，重視檔案信息化建設(shè)工作，嘗試著融合信息資源，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)對大量檔案數(shù)據(jù)的高效管理，職業(yè)學(xué)校負(fù)責(zé)人在檔案學(xué)信息化建設(shè)上加大資金投入，引入更為專業(yè)的建設(shè)團(tuán)隊(duì)，并制定規(guī)范的信息化檔案管理制定，從而使得職業(yè)學(xué)校檔案信息化歷程更為順利。