高校實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

文/湖北國土資源職業(yè)學(xué)院 許冬凌

檔案管理信息化是指檔案信息資源和數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程，通過處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用。傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低下，而且準(zhǔn)確性不高。同時容易導(dǎo)致文件丟失。檔案信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，但傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式在我國目前的檔案管理中普遍存在，如何實現(xiàn)檔案管理信息全面化是擺在我們面前的一個實際問題。

一、我國檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案保管中的問題。經(jīng)過長期的實踐和發(fā)展，我國檔案管理工作取得了令人矚目的成就，但實際操作仍存在諸多問題。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，紙質(zhì)文件很難永久保存和備份。外部環(huán)境會造成紙質(zhì)文件嚴(yán)重?fù)p壞，占用大量空間。在當(dāng)今信息爆炸的時代，信息量的增加導(dǎo)致文件數(shù)量增加。在如此大的環(huán)境和背景下，存儲和管理成本也呈上升趨勢。

（二）檔案管理模式的問題。今天，隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，先進的科學(xué)技術(shù)和信息手段已逐漸實現(xiàn)并廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域。對人類社會的進步和發(fā)展具有重要意義。為了實現(xiàn)檔案管理的真實信息，有必要實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用。在實際的檔案管理中，計算機輔助管理是主要的應(yīng)用模式，不僅可以提高工作效率，而且可以充分利用檔案資源。

（三）傳統(tǒng)檔案查閱困難。手動查詢是目前檢索傳統(tǒng)檔案信息的主要方式。這種方式在檢索工作中存在查詢率低、查準(zhǔn)率低等問題，目前也沒有得到有效的解決方案，最終導(dǎo)致檔案查閱效率不高。因此傳統(tǒng)檔案管理已不能適應(yīng)時代發(fā)展的需要，必須根據(jù)實際情況和先進的科學(xué)技術(shù)進行改革創(chuàng)新。

二、實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑和方法

（一）配備統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備。要將文件信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，要使文件信息成為一種動態(tài)和生動的資源，我們需要一系列現(xiàn)代化設(shè)備的支持。實現(xiàn)檔案部門計算機的全面覆蓋。檔案管理軟件系統(tǒng)的使用可以大大縮減手工查檔的時間，提升查閱的準(zhǔn)確性和效率，同時，也有利用確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于滿足廣大師生對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實需求。

（二）信息技術(shù)應(yīng)用是主要手段。在檔案信息化中，先進的信息技術(shù)應(yīng)用是建設(shè)的重要技術(shù)手段，要通過數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開發(fā)技術(shù)、信息安全保護技術(shù)等先進的信息技術(shù)手段的綜合應(yīng)用來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館（室）的各項建設(shè)。

（三）建立科學(xué)的安全管理體系。建立科學(xué)的安全管理體系是為了確保檔案安全保管為核心的科學(xué)管理水平目標(biāo)要求，數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

（四）完善檔案管理信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的必要前提，檔案信息化建設(shè)就是要嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在具體的建設(shè)過程中，如果技術(shù)應(yīng)用或工作流程尚無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可以向國家檔案行政管理部門提出有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度修訂建議。

三、中國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向

隨著全球信息化和信息技術(shù)的發(fā)展，信息共享程度越來越高。因此，要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)來利用檔案信息資源，開發(fā)和共享信息資源。因此，在信息化建設(shè)中，要建立信息化轉(zhuǎn)化，管理和利用的規(guī)范化、統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。為了有利于信息檔案的合理利用和發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。這些因素與檔案資源的信息化密不可分。要真正實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)。指出上述因素在實際建設(shè)中應(yīng)全面考慮。

四、結(jié)束語

檔信息化建設(shè)勢將成為信息時代檔案事業(yè)改革和發(fā)展的重要內(nèi)容，高校必須加強對檔案信息化建設(shè)的重視，積極采取措施對現(xiàn)有的檔案管理形式進行改革，這不僅能夠提高高校檔案館（室）的工作能力和水平，也滿足了廣大教職工對現(xiàn)代化信息服務(wù)的現(xiàn)實需求，對于高校檔案高效管理工作的順利推進有著極為重要的意義。