知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

文/航空工業(yè)空氣動力研究院 黃麗

在知識經(jīng)濟背景下，企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就必須加大對知識管理的重視。知識管理就是在這種情況下同企業(yè)內(nèi)部各個部門的管理進行融合的。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中引入知識管理，可以對檔案信息中包含的知識進行更加充分的挖掘，能夠豐富企業(yè)的知識儲備。因此，加強知識管理背景下對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的研究具有重要意義。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度中檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)發(fā)展中一種不容忽視的無形資源，在市場經(jīng)濟競爭越來越激烈的背景下，檔案已經(jīng)成為企業(yè)深入挖掘自身核心競爭力的重要內(nèi)容。以往，企業(yè)會采用紙質(zhì)的方式保存企業(yè)管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營等一系列檔案，這種檔案管理方式很容易導(dǎo)致檔案受損，而在充分應(yīng)用信息技術(shù)的背景下，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，能夠應(yīng)用計算機內(nèi)部強大的系統(tǒng)，更加充分地搜集、儲存、使用檔案資源，為企業(yè)帶來更大的市場競爭優(yōu)勢。近年來，我國的檔案管理模式和制度都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，通過檔案管理信息化建設(shè)，做到了采用知識管理的方式進行檔案信息挖掘，檔案資源的高度共享將檔案的價值充分地發(fā)揮了出來。

二、知識管理與企業(yè)檔案管理信息化的關(guān)系

（一）信息時代背景下檔案管理即知識管理。知識是信息時代最大的特征，企業(yè)必須采取有效措施不斷獲取最大化的知識資源和檔案信息資源，在這一過程中，必須意識到重要的知識信息存在于檔案當中，因此，在實際展開檔案管理工作的過程中，不僅應(yīng)注重對檔案資源的搜集和儲存，還應(yīng)加大知識挖掘力度，高效展開知識管理。從這一角度來看，在信息時代背景下，檔案管理即知識管理。

（二）檔案管理信息化應(yīng)以知識管理為指導(dǎo)。在檔案管理信息化建設(shè)中，單純地引入計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是不夠的，還必須將信息化技術(shù)融入整個檔案管理的流程當中，而對檔案信息中的知識資源進行充分的利用，是檔案管理信息化建設(shè)的重點，因此在新時期，檔案管理人員必須以知識管理思想作為指導(dǎo)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的基礎(chǔ)性作用，才能夠高效完成檔案管理信息化建設(shè)。

三、知識管理背景下加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

某大型股份制企業(yè)以能源開發(fā)利用為主營業(yè)務(wù)，產(chǎn)業(yè)呈多元化發(fā)展特點，如能源化工、清潔能源和能源分銷等。至2017年為止，該集團共有員工3萬余人，在歐美以及亞洲共分布著100多個分支機構(gòu)。該集團內(nèi)部設(shè)立了專門的綜合檔案管理辦公室，檔案館由三部分組成，分別為基建檔案、科技檔案和會計檔案，為了提升內(nèi)部管理水平，該集團自2000年起，立足于知識管理背景，不斷加強了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，具體途徑如下：

（一）樹立檔案管理信息化建設(shè)理念。近年來，信息技術(shù)以日新月異的速度飛快發(fā)展，其對檔案管理工作的影響是不容忽視的。因此企業(yè)在積極進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，緊跟信息時代發(fā)展的步伐，不斷將先進的理念引入檔案管理工作當中。在這一過程中，還必須保證企業(yè)信息化與檔案管理信息化建設(shè)保持一致，企業(yè)管理人員以及職工都應(yīng)當利用檔案進行深入學(xué)習(xí)，明確檔案管理工作中的不足，并在人力資源、資金和物力資源等方面加大投入力度，提升檔案信息化管理建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性。

（二）建立檔案信息知識庫。第一，明確知識管理中檔案管理的重要性。知識管理是檔案管理的本質(zhì)，新時期，企業(yè)在積極進行檔案管理工作的過程中，已經(jīng)意識到加強其內(nèi)部知識信息管理的重要性，而在檔案管理中是否能夠獲取較多的知識信息，更加有效地指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展是檔案管理工作是否成功的重要標尺。第二，從數(shù)據(jù)倉庫到商業(yè)智能。目前，企業(yè)在發(fā)展中，要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須以企業(yè)知識數(shù)據(jù)庫的建立為目標。在信息技術(shù)不斷進步的背景下，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。檔案管理信息化不僅以檔案信息化操作為目標，更加注重對檔案信息的深入挖掘，通過信息化技術(shù)將其內(nèi)部的知識資源充分地挖掘出來，確保企業(yè)管理者能夠明確企業(yè)發(fā)展過程中的知識優(yōu)勢。而在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首要環(huán)節(jié)就是進行檔案信息化的轉(zhuǎn)變，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)進一步挖掘檔案信息化管理模式，避免檔案管理表面的信息化，注重信息化的整合，將企業(yè)運行過程中所產(chǎn)生的資料進行全面整合的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大對知識和信息的挖掘力度，實現(xiàn)知識的高度共享，為企業(yè)各個環(huán)節(jié)運行的優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。此時就需要對數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)進行應(yīng)用，只有這樣才能夠高度共享挖掘到的知識，在對數(shù)據(jù)倉庫進行充分應(yīng)用的背景下，能夠為商業(yè)智能的實現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)，為企業(yè)數(shù)據(jù)融合和數(shù)據(jù)分析提供保障。