數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用對策

文/龍口市檔案局 郝磊

數(shù)字化檔案管理主要是通過計算機系統(tǒng)而建立起有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源存儲信息庫，能夠克服傳統(tǒng)文本檔案管理的缺陷，發(fā)揮出提質(zhì)增效的作用。而信息通信技術(shù)在其中的應用具有一定的技術(shù)優(yōu)勢，但是要讓檔案服務得到更實質(zhì)性的發(fā)展，還需要對信息通信技術(shù)的應用進行優(yōu)化。

一、信息通信技術(shù)的基本概述

信息通信技術(shù)是信息技術(shù)和通信技術(shù)的有效融合，如今在許多領(lǐng)域都得到了廣泛的應用，是企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級中或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的技術(shù)支持力量。而在檔案管理領(lǐng)域，信息通信技術(shù)依舊可以為其業(yè)務發(fā)展與社會服務提供優(yōu)良的技術(shù)路徑。隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理也實現(xiàn)了數(shù)字化的發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案實體朝向檔案信息進行轉(zhuǎn)型發(fā)展。而在這一檔案管理的數(shù)字化建設進程中，傳統(tǒng)的手工檢索手段被計算機搜索技術(shù)所取代，提高了檔案信息查閱和調(diào)閱的便捷性。而這也離不開信息通信技術(shù)的重要作用，要求檔案管理部門加強計算機軟硬件的建設，并加大信息通信技術(shù)的推廣應用，利于提高數(shù)字化檔案管理水平。

二、數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用

（一）在實踐中改進檔案管理信息通信技術(shù)。1.信息通信技術(shù)的優(yōu)勢與缺陷。在信息通信技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)得到了良好的應用。且云計算技術(shù)的引入在極大程度上豐富了文檔管理模式，既有速度快和精準度高的優(yōu)勢，也具有查詢便捷和方式多樣的特點，已經(jīng)成為關(guān)鍵信息管理和溝通的重要工具。而在技術(shù)的飛速發(fā)展之下，檔案管理也越來越依賴于計算機網(wǎng)絡，一旦發(fā)生軟硬件故障，就容易帶來數(shù)據(jù)失真或者數(shù)據(jù)丟失等風險。而且在處理文件時，若操作失誤，也會直接影響數(shù)據(jù)的真實性和有效性。2.信息通信技術(shù)的應用對策。在這優(yōu)勢與缺陷并存的現(xiàn)狀下，檔案部門需要在實踐過程中對檔案管理方式進行改進，既充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的顯著作用，又可以享受信息通信技術(shù)帶來的有效管理成果。因此，檔案部門需要降低檔案管理對計算機網(wǎng)絡相關(guān)設備的依賴性，不斷更新軟硬件，增強軟硬件的兼容性，減少甚至避免信息丟失或失真的問題。同時，針對數(shù)字化檔案的安全與保密漏洞，可設置使用限制，禁止文件被隨意修改。另外，還需要對數(shù)字化檔案信息實施定期更新與備份，加強身份驗證技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)的安全性，為數(shù)字化檔案管理提供安全保障。

（二）信息通信技術(shù)的功能優(yōu)化。信息技術(shù)和通信技術(shù)相融合的背景下，對數(shù)字化文檔的處理提出了非常高的要求。每份檔案文件都可以分為前端、中端與末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的處理、鑒定、整理及其編目，而末端即是文件的永久保存或者到期銷毀。在這些數(shù)字化檔案管理的過程中，與信息技術(shù)和通信技術(shù)存在緊密的聯(lián)系。其中信息系統(tǒng)集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)了數(shù)字化檔案的無縫傳遞與信息共享，解決了信息不對稱的問題，也緩解了信息孤島現(xiàn)象。而這一系統(tǒng)可以支持不同部門或個人結(jié)合工作需求而進行便利的查詢與使用，若是數(shù)據(jù)比較龐大，可能會產(chǎn)生冗余問題，但是卻能夠減少員工文檔處理的工作壓力。在數(shù)字化檔案管理過程中，信息通信技術(shù)能力的改善一直受到重視，針對其關(guān)鍵基礎(chǔ)設施依舊和目標存在差距的現(xiàn)狀，要求加大信息部門的建設力度，并提高檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理中的信息通信新技術(shù)的運用水平，構(gòu)建系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡平臺，推動OA系統(tǒng)、現(xiàn)代電子政務和電子商務等方面的建設與發(fā)展，這可以突顯信息通信技術(shù)的應用優(yōu)點，也可以在這個探索與前進的過程中實現(xiàn)信息通信技術(shù)功能的進一步優(yōu)化。

（三）以信息通信推送技術(shù)提高檔案管理服務質(zhì)量。當前人們信息交流與傳遞方式的嬗變促進了檔案信息服務技術(shù)水平的提升，而當前的網(wǎng)絡信息溝通工具體現(xiàn)出集成化、開放化的特點，突破了時空與地理上的限制。要優(yōu)化其應用效果，則需要有效整合信息通信技術(shù)資源。只是在實際情況下，網(wǎng)站服務平臺及其服務體系的更新周期并不短，導致其服務內(nèi)容主要體現(xiàn)在被動的信息咨詢反饋，甚至缺少主動的信息通信推送服務。因此，應該要讓信息通信推送技術(shù)成為服務的主功能，探索網(wǎng)絡平臺及智能服務平臺的新生技術(shù)。另外，在信息公開的環(huán)境下，數(shù)字化檔案在線服務應該注重從用戶需求出發(fā)，對當前的檔案管理和服務理念進行更新，并且更新信息通信技術(shù)手段，積極踐行信息通信推送服務，同時推廣站點鏈接和網(wǎng)頁聚合等多方面的服務功能，在信息通信技術(shù)的推動力下，最大限度上實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的互聯(lián)共享與合理利用，實現(xiàn)提高檔案管理服務質(zhì)量的目的。

三、結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化檔案管理中，信息通信技術(shù)的應用非常重要，能夠為檔案管理及服務提供科學技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。使其在實際應用中克服其中存在的不足，不斷推進數(shù)字化檔案管理的實質(zhì)化發(fā)展。