高校圖書館辦公室創(chuàng)新管理研究

文/成都醫(yī)學(xué)院圖書館 李文 易雪媛 張沁蘭

信息技術(shù)時代的高校圖書館作為一個文獻情報中心和服務(wù)機構(gòu)，其發(fā)展必須緊跟時代步伐，適應(yīng)需求。圖書館辦公室也必須順應(yīng)大環(huán)境趨勢進行創(chuàng)新，改變陳舊的管理模式和思維，精準務(wù)實地開展業(yè)務(wù)，助推圖書館不斷提升讀者服務(wù)水平，高效高質(zhì)地支撐教學(xué)科研。

一、圖書館辦公室的作用

圖書館是為教學(xué)和科研服務(wù)的機構(gòu)，是學(xué)校教學(xué)和科研工作的重要組成部分。圖書館作為傳遞知識信息和儲備知識的重要場所，為高校的各類學(xué)者提供了學(xué)術(shù)性的服務(wù)，對社會教育事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展起到了推動作用。圖書館的辦公室是保證圖書館各項工作順利進行的重要部門。辦公室是一個綜合性部門，工作涉及面廣，日常事務(wù)瑣碎，須做好相關(guān)的服務(wù)保障工作。圖書館辦公室作為行政管理部門，主要負責(zé)圖書館的政策、公關(guān)、協(xié)調(diào)、后勤、目標任務(wù)等方面的內(nèi)容，日常工作包括：上情下達、下情上傳、草擬公文、會議通知等，相當(dāng)于圖書館的指揮中心，它的工作方向時刻影響著圖書館的發(fā)展走向，同時它的辦公效率直接影響著圖書館的科學(xué)管理、工作效率和在高校當(dāng)中的作用。

二、圖書館辦公室的創(chuàng)新管理

（一）財務(wù)管理。辦公室財務(wù)管理的主要任務(wù)：1.合理編制并嚴格執(zhí)行經(jīng)費收支預(yù)算，如實反映財務(wù)支出情況；辦公室要嚴格控制預(yù)算經(jīng)費的花銷，把控進度，爭取做到有條不紊、合理地進行年度預(yù)算經(jīng)費的開銷；并每隔一個季度進行一次預(yù)算經(jīng)費開銷的統(tǒng)計，隨時清楚開支的程度。2.加強國有資產(chǎn)和資金管理。辦公室對經(jīng)費購買的國有資產(chǎn)做好登記工作，資產(chǎn)的編號、名稱、價值、型號等需清楚地體現(xiàn)，每年需要對固定資產(chǎn)進行清點、核對，確保賬實符合。3.對報銷單據(jù)要認真審核，做到報賬手續(xù)完備，賬目清楚。首先，必須確保單據(jù)的合法真實性，嚴格按照規(guī)章制度、規(guī)范程序，實物與票據(jù)相符。圖書館編制的預(yù)算是以特定的專項業(yè)務(wù)展開出發(fā)，包括文獻資料購置費、數(shù)據(jù)庫續(xù)訂費、軟件購置費、系統(tǒng)升級維護費和圖書館日常管理費等；所列經(jīng)費科目參照教育部高校圖書情報工作指導(dǎo)委員會事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計欄目要求，并借鑒上一年度預(yù)算經(jīng)費執(zhí)行的情況，結(jié)合本年度工作計劃編制預(yù)算內(nèi)容。進行經(jīng)費預(yù)算時，各業(yè)務(wù)部門先編制完成年度經(jīng)費預(yù)算，辦公室根據(jù)各部門提交上來的預(yù)算進行綜合平衡，形成全館預(yù)算方案后，提交審定后上報上級部門。待審批后，圖書館以學(xué)校下發(fā)最終預(yù)算執(zhí)行。合理規(guī)劃圖書館每年度的預(yù)算經(jīng)費對圖書館的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，合理規(guī)劃能提高資金使用效益，創(chuàng)建節(jié)約型部門，確保工作正常有序地運轉(zhuǎn)。財務(wù)管理應(yīng)遵循統(tǒng)籌預(yù)算、綜合管理、精打細算、按需采購、勤儉節(jié)約、規(guī)范報銷的基本原則。辦公室負責(zé)全館預(yù)算經(jīng)費的統(tǒng)籌管理，跟進各項目經(jīng)費實施進度，并對需要購買的物品選取性價比較高的擇優(yōu)購買，并對票據(jù)的真實情況進行核實，對于數(shù)額較大的票據(jù)，可以掃描為電子版進行存儲，方便以后查詢。

（二）固定資產(chǎn)管理。圖書館固定資產(chǎn)的表現(xiàn)形式為：流動資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等。圖書、期刊、報紙等屬于流動資產(chǎn)；教學(xué)儀器設(shè)備、電腦等屬于固定資產(chǎn)；軟件、數(shù)據(jù)庫等屬于無形資產(chǎn)。圖書館固定資產(chǎn)管理應(yīng)該實施“統(tǒng)籌規(guī)劃、歸口管理、分級負責(zé)、落實到人”的管理體制。圖書館固定資產(chǎn)管理工作由館長統(tǒng)籌，按資產(chǎn)的不同形態(tài)和分類，對固定資產(chǎn)實施分類管理，各部門負責(zé)人和各資產(chǎn)使用人對本部門管理、使用的固定資產(chǎn)負責(zé)，保證固定資產(chǎn)的安全、完整，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效率。資產(chǎn)管理要與預(yù)算管理相結(jié)合，促進資產(chǎn)整合與共享使用，實現(xiàn)兩者的緊密統(tǒng)一；所有權(quán)與使用權(quán)相分離，兩者不能混為一談；接收固定資產(chǎn)時，辦公室須做好登記工作。

（三）檔案管理。為保證歷史資料的完整性與連續(xù)性，高校圖書館每年需要向檔案室進行資料的歸檔。檔案大體分為：文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。圖書館的檔案分屬于文書檔案的一種，具體包含：1.發(fā)文稿。圖書館每年所發(fā)出的文稿、通知、表彰名單等具有一定的意義及重要性。2.呈批件。依據(jù)圖書館本身事情的特殊性所呈上的文件，并經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后實施。3.請閱件。某些工作完成后需要上級領(lǐng)導(dǎo)知曉結(jié)果的文件。4.招標文件。圖書館每年需要進行招標的項目在具體實施過程中所產(chǎn)生的資料，包括啟動招標的呈批件、投標書、中標通知書、物品圖書的清單目錄、合同等一系列材料并進行頁碼的編制。5.圖書的財產(chǎn)清單。每年新近圖書的清單、包括書名、價格、出版公司、ISBN號等所匯成的表格。圖書檔案在移交過程中按照檔案館的管理模式進行資料的編號及系統(tǒng)的填寫，生成歸檔文件移交目錄，包含序號、檔號、責(zé)任者、文件號、題名、日期、頁數(shù)、密級等內(nèi)容，使各留存文件一目了然，以備日后的查詢查閱。

（四）文件管理。辦公室的特殊性決定了其所面臨的文字材料繁多，種類多樣，而怎樣做到管理簡單、查詢快捷、閱讀方便？做好材料的管理是辦公室工作人員需要深入研究的問題。紙質(zhì)文件的整理是紙質(zhì)文件管理中較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其主要作用是保障規(guī)范化的檔案管理，為整個文字檔案管理流程工作奠定基礎(chǔ)。紙質(zhì)文件整理的主要內(nèi)容有：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷以及案卷排列和編制案卷目錄。紙質(zhì)文件的整理一般是對同一個類別、類型的事件、項目，使檔案組成一個體系, 通過編制目錄的方式, 使其固定下來，為今后利用提供便捷的索引方式；以會議通知為例，按照時間前后順序把會議通知排好，并制成目錄填寫好，用文件盒固定，以便查詢。此外，在信息技術(shù)普及的當(dāng)今社會，文件存檔管理方式也區(qū)別于以前單一的紙質(zhì)文件存檔，而是紙質(zhì)文件和電子文件同時存檔。電子文檔的出現(xiàn)給文件查閱帶來了諸多便利但同時也對文件管理提出了新的要求：1.文件歸檔時應(yīng)建立專用文件夾存放文件，將相同類別的文件置于同一文件夾內(nèi)，方便文件存檔管理，同時方便文件查閱，提高文件使用效率。2.提高管理人員自身素質(zhì)，管理人員必須熟練掌握計算機的基本操作，能夠利用辦公軟件或其他軟件程序繪制圖表、編寫文件等。3.轉(zhuǎn)變管理人員的工作認知，由于文件歸檔工作的復(fù)雜性，加上電子歸檔與紙質(zhì)歸檔需進行統(tǒng)一，增加了文件歸檔管理工作的復(fù)雜性，因此要求管理人員必須高度重視，認真進行歸檔管理工作。

（五）信息宣傳管理。為了讓廣大讀者了解圖書館的工作內(nèi)容及近況，圖書館辦公室可以通過信息宣傳的方式提升圖書館的知名度。區(qū)別于以往紙張形式的宣傳報道，網(wǎng)絡(luò)時代的宣傳報道具有更大的優(yōu)勢。首先，網(wǎng)絡(luò)宣傳更新快，能以最短的時間向廣大讀者反映圖書館最新的情況，從而提高圖書館的使用效率。其次，網(wǎng)絡(luò)宣傳形式多樣，可以在網(wǎng)站上發(fā)布通知，或者建立專門的圖書館社區(qū)、貼吧等對圖書館進行宣傳，尤其是近年來新媒體蓬勃發(fā)展為圖書館的宣傳工作提供了更多媒介。但在發(fā)展網(wǎng)絡(luò)宣傳的同時，也應(yīng)適當(dāng)保留紙質(zhì)宣傳，傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合才能將圖書館的宣傳工作推向一個新的歷程。

三、結(jié)論

在建設(shè)“雙一流”背景下，高校圖書館需要順勢而為，提升自身在高校綜合發(fā)展中的作用。圖書館辦公室作為中樞部門，只有不斷創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)高校內(nèi)外部環(huán)境的發(fā)展，才能推進圖書館綜合水平的提高，充分發(fā)揮辦公室在圖書館的樞紐性作用。