電力企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)挖掘與利用管理

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局 劉杏

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生的信息量十分巨大，給人們帶來(lái)了很多不便，想要尋找自己需要的信息所花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。在電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，產(chǎn)生的檔案資源越來(lái)越豐富，有人力資源檔案、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)檔案等，不同的檔案信息資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展有不同的作用。對(duì)電力企業(yè)的各種電子檔案進(jìn)行挖掘和利用，是提高信息數(shù)據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵，也是促進(jìn)電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵措施。對(duì)電子檔案進(jìn)行挖掘和檢索，必須要加強(qiáng)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用，比如大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、分析技術(shù)等，通過(guò)對(duì)海量檔案信息資源的挖掘、分析和利用，可以得出更多有利于企業(yè)發(fā)展的信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理人員的決策帶來(lái)幫助，真正發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)的價(jià)值和意義。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)

（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)。電子檔案指的是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的各種以數(shù)字化形式存在的檔案內(nèi)容，在信息化時(shí)代背景下，電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的關(guān)鍵內(nèi)容，電子檔案便于存儲(chǔ)，而且在檔案管理過(guò)程中可以更加方便地利用多種檔案信息資源，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、人力資源狀況等進(jìn)行了解。電子檔案資源的信息量十分巨大、豐富，其涉及的內(nèi)容也是多種多樣的。電子檔案與傳統(tǒng)的信息資源不同，前者是新型的數(shù)字化資源，以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為載體，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效傳輸、共享，后者主要是紙質(zhì)檔案資源。與紙質(zhì)檔案相比起來(lái)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，有利于存儲(chǔ)更多信息數(shù)據(jù)。電子檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)就是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案資源的存儲(chǔ)，因此在電子檔案中，其信息數(shù)據(jù)的量越來(lái)越多，種類繁多，有文字信息、圖表、視頻等多種類型的檔案資源。第二，有利于檔案的規(guī)范化管理。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源中，檔案的管理難度較大，因?yàn)楹芏嗉堎|(zhì)檔案的編寫(xiě)不規(guī)范，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復(fù)雜多樣，相比起來(lái)，電子檔案的管理更便捷，更有利于檔案的規(guī)范化管理，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)多種檔案信息資源的綜合與管理。第三，給用戶提供了多層次的信息交流模式。因?yàn)殡娮訖n案多種多樣，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，不同部門(mén)可以產(chǎn)生不同的電子檔案信息，在同一的檔案管理信息系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的綜合利用，因此在電子檔案中，企業(yè)員工也可以獲得自己想要的信息，給員工提供了多層次的信息交流平臺(tái)。

（二）電子檔案管理中面臨的問(wèn)題。電子檔案管理便捷，檔案內(nèi)容豐富，但是在檔案管理過(guò)程中依舊存在很多問(wèn)題。第一，安全性問(wèn)題。電子檔案數(shù)量巨大，而且信息資源的管理難度較大，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，所以導(dǎo)致電子檔案的安全隱患較大，比如黑客、計(jì)算機(jī)病毒等隨時(shí)可能入侵到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)獲取信息，對(duì)企業(yè)的電子檔案信息安全以及行業(yè)信息安全帶來(lái)極大的威脅。第二，電子檔案的質(zhì)量參差不齊。因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得電子檔案的更新速度十分快，不僅有專業(yè)的信息平臺(tái)發(fā)布信息，在收集檔案資源的時(shí)候，除了專門(mén)的檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行收集整理之外，企業(yè)其他部門(mén)的員工也要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的收集整理，但是由于不同人員對(duì)檔案管理工作的要求了解不清楚，因此在檔案管理過(guò)程中質(zhì)量參差不齊。

二、電子檔案數(shù)據(jù)挖掘和利用的問(wèn)題

電子檔案挖掘是對(duì)電子檔案進(jìn)行充分利用的途徑，通過(guò)深入挖掘，可以對(duì)電子檔案中的有用信息和價(jià)值信息發(fā)掘出來(lái)，并且應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展過(guò)程中。在電子檔案技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)電子檔案挖掘技術(shù)的研究也越來(lái)越深入，使得信息數(shù)據(jù)的挖掘能力有了很大程度的提升。電力企業(yè)的電子檔案挖掘主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）電子檔案的內(nèi)容挖掘。電子檔案的內(nèi)容是最關(guān)鍵的部分，在龐大的電子檔案中，其內(nèi)容是多種多樣的，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行挖掘的過(guò)程就是從網(wǎng)絡(luò)中發(fā)掘?qū)ψ约河杏玫母鞣N信息的過(guò)程，在電子檔案的利用過(guò)程中，可以利用信息系統(tǒng)的檢索服務(wù)直接獲取電子檔案，在檔案信息系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵字，查找到自己需要的檔案信息內(nèi)容。但這樣獲取信息的方式只是利用了信息的表層價(jià)值，有的電子檔案需要通過(guò)專業(yè)的工具或者方法獲取，比如用戶通過(guò)提問(wèn)而動(dòng)態(tài)生成的結(jié)果就屬于深入挖掘產(chǎn)生的信息，還有一些比較機(jī)密的、專業(yè)的檔案信息，普通的檢索技術(shù)是不能檢索出來(lái)的。電子檔案挖掘?qū)?yīng)的是多種多樣的信息，比如文本、圖像、音頻、視頻等各種類型的數(shù)據(jù)。

（二）豐富庫(kù)藏，改善庫(kù)藏結(jié)構(gòu)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息數(shù)據(jù)的價(jià)值越來(lái)越重要，基層電力檔案管理工作也必須要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，信息化管理是電力企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。很顯然，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源成為信息化時(shí)代企業(yè)發(fā)展的重要支撐，單一的庫(kù)藏?zé)o法滿足新形勢(shì)下企業(yè)各個(gè)層面對(duì)檔案資源的需求，因此必須要不斷豐富電力企業(yè)的檔案庫(kù)藏，改善企業(yè)的庫(kù)藏結(jié)構(gòu)，并且深入挖掘檔案資源，建立檔案信息資源保障體系，加快檔案信息化建設(shè)，不僅可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，也能進(jìn)一步完善企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的電子檔案數(shù)據(jù)的挖掘提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，檔案工作人員還必須要加強(qiáng)對(duì)其他新技術(shù)的引進(jìn)和學(xué)習(xí)，強(qiáng)化電子檔案數(shù)據(jù)挖掘工作的技術(shù)支撐，比如在對(duì)電子檔案進(jìn)行挖掘利用的時(shí)候，可以加強(qiáng)對(duì)縮微技術(shù)、信息技術(shù)、聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的信息化和數(shù)字化發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立起檔案管理系統(tǒng)和完善的檢索系統(tǒng)，對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行整合，逐步提高企業(yè)的電子檔案管理水平，讓檔案增值。

（三）建立檔案信息數(shù)字化一站式管理。檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)化的本質(zhì)不相同，前者指的是將復(fù)雜的檔案信息變成電子化形式存儲(chǔ)起來(lái)，形成數(shù)字化信息，然后再將數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。數(shù)據(jù)化關(guān)注的是數(shù)據(jù)，指的是要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一分析、追蹤、計(jì)算、量化，從而將數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵信息提煉出來(lái)，達(dá)到數(shù)據(jù)挖掘的目的。由此可見(jiàn)，在電力企業(yè)電子檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化和數(shù)據(jù)化都十分重要，數(shù)字化是數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)，可以通過(guò)數(shù)字化首先將檔案信息資源變成數(shù)字形式的檔案，然后再對(duì)其進(jìn)行挖掘和分析，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容推算出可能出現(xiàn)的結(jié)果，得到關(guān)于企業(yè)發(fā)展的決策數(shù)據(jù)和方案，發(fā)揮數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。檔案信息數(shù)字化一站式管理就是將檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化結(jié)合起來(lái)的過(guò)程，可以充分地量化和追溯數(shù)據(jù)資源，利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生價(jià)值。

（四）創(chuàng)建智慧檔案室一鍵式服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息挖掘處理過(guò)程中的關(guān)鍵技術(shù)，大數(shù)據(jù)關(guān)注的是全部數(shù)據(jù)，不是其中的一部分樣本數(shù)據(jù)，所以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的全面分析和推導(dǎo)，對(duì)事件的發(fā)展方向、概率等進(jìn)行確定，讓檔案數(shù)據(jù)“活”起來(lái)。未來(lái)企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)智慧型檔案室的建設(shè)，開(kāi)展一鍵式服務(wù)研究，提高檔案信息資源的檢索效率，當(dāng)用戶檢索某種信息的時(shí)候可以推薦其他相關(guān)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越多，如何從海量檔案信息中挖掘出有用的信息，是未來(lái)檔案管理過(guò)程中必須要研究的重點(diǎn)內(nèi)容。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效挖掘、分析，從而使得電子檔案的價(jià)值得以凸顯，提高電子檔案資源的利用效率。