事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題分析

文/吉林省梨樹縣人力資源和社會保障局信息中心 王慶吉

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入管理工作中去，導(dǎo)致事業(yè)單位工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機制，并且出現(xiàn)了檔案管理的同步要以更高成本作代價的現(xiàn)象，非常不利于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（二）人事檔案管理工作意識淡薄，重視程度不高。在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持冷漠的態(tài)度，很多單位也因此減少了對人事檔案管理人員的配備，減少了對人事檔案管理工作所投入的資金，導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

（三）人事檔案信息化管理程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進的技術(shù)手段還沒有被使用，計算機技術(shù)還沒有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成人事檔案管理資源的浪費。

二、做好人事檔案管理工作的對策

（一）重視人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入議事日程。建立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；建立人事檔案管理達標(biāo)升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案管理工作的有序開展。

（二）建立健全人事檔案管理制度。人事檔案部門要制定有關(guān)人事檔案管理的制度，實行責(zé)任追究制，將責(zé)任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級負責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，并列入個人考核中，以促進人事檔案管理工作的發(fā)展。同時，要定期檢查人事檔案歸檔工作，在錄入人事檔案時遵守制度與規(guī)范，以保證人事檔案材料的準(zhǔn)確與完整，維護人事檔案的真實性與嚴(yán)肅性。

（三）提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)。為適應(yīng)工作發(fā)展，人事檔案管理部門要不同程度地引進相關(guān)專業(yè)人才，對已有的人事檔案管理人員進行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的專業(yè)知識，積累管理經(jīng)驗，提升管理水平。同時，人事檔案工作人員要不斷熟悉管理業(yè)務(wù)，加強學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐漸成長為既懂得管理知識，又掌握信息化技術(shù)和信息化應(yīng)用管理技術(shù)的復(fù)合型人才，成為人事檔案管理工作的行家里手。

三、加強檔案管理優(yōu)化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度。由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，企業(yè)為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進行編制歸檔?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及本企業(yè)《項目檔案歸檔管理制度》等文件的執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理的最大作用，促進事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。

（二）實施檔案管理一體化，加強檔案管理。由于事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會涉及多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業(yè)內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須做好檔案的歸檔、保存工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強相關(guān)培訓(xùn)。隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，他們必須具備專業(yè)文化知識、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環(huán)節(jié)，隨時根據(jù)工作進度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平，努力順應(yīng)時代的發(fā)展，才能真正促進我國事業(yè)單位的發(fā)展。

四、事業(yè)單位人事檔案的重要性和意義

人事檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，在當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展過程中，人力資源成為單位發(fā)展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進人才資源開發(fā)和促進和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展更好地服務(wù)。檔案管理工作對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統(tǒng)一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設(shè)的力度，從而達到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。