檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用研究

文/山東省菏澤市鄆城縣黃集鄉(xiāng)衛(wèi)生院 楊玉潔

檔案無時無刻不存在于人類社會，它是對人類醫(yī)療、科研、教育等領(lǐng)域活動的總結(jié)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的類型從傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)展成為現(xiàn)代的電子版，這也為檔案管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)，想要使檔案在衛(wèi)生院管理中發(fā)揮更大的作用，工作人員就應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理的分析與研究。

一、衛(wèi)生院檔案管理的作用分析

（一）保存作用。檔案是一種重要信息的記錄與收藏方式，是人類智慧與文明的延續(xù)。衛(wèi)生院收藏的檔案可以反映出該區(qū)域的疫病發(fā)生情況，研究與救治的過程，以及國家頒布的相關(guān)政策等，工作人員可以從檔案中找到一定的發(fā)展規(guī)律，并大膽推測衛(wèi)生院未來發(fā)展的道路,對于衛(wèi)生院未來的發(fā)展起到十分重要的作用。

（二）利用作用。俗話說得好，“以史為鑒，可以知興替”，衛(wèi)生院的檔案是衛(wèi)生院工作的重要組成部分，是其長期發(fā)展過程中所積累下來的珍貴信息資源。衛(wèi)生院想要不斷提高自身的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的重視力度，設(shè)立專門的檔案監(jiān)督與管理部門，做好檔案評估與檢查等工作，確保信息的真實與有效性，以實現(xiàn)對檔案的動態(tài)化管理。

（三）歷史研究作用。檔案管理不僅僅是衛(wèi)生院工作的組成部分，更是一門獨立的學(xué)科。檔案管理包括整理、借閱、收藏、分類等方面，涉及到的內(nèi)容繁多。負責(zé)檔案管理的人員不僅要具備系統(tǒng)的專業(yè)知識，還需要對衛(wèi)生院的發(fā)展歷程進行詳細的了解，并對檔案進行細致的分類與管理。檔案中記載著大量與臨床教學(xué)有關(guān)的內(nèi)容，還包括科研計劃與教研手段等，它對衛(wèi)生院工作帶來的影響是不容忽視的。管理人員需要結(jié)合不同時代的法律文獻與相關(guān)政策，對當(dāng)時的檔案內(nèi)容進行考證，確保檔案內(nèi)容的完整性。

（四）證據(jù)作用。病例也是檔案管理的一部分，當(dāng)發(fā)生醫(yī)患糾紛時，病例就可作為一種憑證，由此可見，檔案還具有一定的證據(jù)作用。隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，電子病例在我國得到了廣泛的使用，為了確保診斷過程的準(zhǔn)確無誤，病例中不僅包括醫(yī)療活動的記錄內(nèi)容，更包含一些法律層面的信息，這也使得病例成為了司法鑒定與判決中的重要憑證。衛(wèi)生院的檔案雖然無法為醫(yī)療糾紛的判定提供合理依據(jù)，但卻能夠為相關(guān)法律的制定提供借鑒，滿足國家衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的實際需要。

（五）傳承作用。年代越久遠的檔案，越具有考證與研究的作用，檔案作為第一手材料，可以供人參考與使用，為人類醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)積蓄力量。衛(wèi)生院的檔案管理具有共享型特征，可以供人借閱與參考。但這就導(dǎo)致檔案的安全性受到的影響，一些紙質(zhì)檔案經(jīng)常出現(xiàn)未歸還與損壞等現(xiàn)象，而電子檔案被復(fù)制與轉(zhuǎn)載的現(xiàn)象也頻繁發(fā)生，為了保護檔案的傳承性作用，衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)重視對檔案的監(jiān)督，為檔案的管理提供安全的環(huán)境，確保其能夠在衛(wèi)生院發(fā)展中始終發(fā)揮重要的作用。

二、創(chuàng)新衛(wèi)生院檔案管理工作的有效途徑

（一）樹立科學(xué)的檔案管理觀念。衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作進行重新認識，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，從衛(wèi)生院的實際出發(fā)，制定科學(xué)的管理方案，并引進先進的信息設(shè)備，實現(xiàn)傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化信息管理模式的轉(zhuǎn)變。積極落實國家頒布的各項管理政策，確保檔案的作用得到真正的發(fā)揮。

（二）加大對檔案管理工作的扶持力度。院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不斷轉(zhuǎn)換思想，意識到檔案管理的重要性，并從資源與技術(shù)上加大對檔案管理的扶持力度，不斷完善硬件設(shè)施，提高工作人員的整體素質(zhì)水平，構(gòu)建起系統(tǒng)的管理體系。此外，工作人員也應(yīng)當(dāng)加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，定期向上級提出可行性計劃，以此來挖掘領(lǐng)導(dǎo)的扶持潛力，為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境。環(huán)境對于檔案管理工作具有很大的影響，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)為檔案管理創(chuàng)建更加有利的工作環(huán)境，使檔案管理人員能夠感受到上級的重視，工作上也會更加用心。此外，工作人員應(yīng)當(dāng)注重對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開發(fā)與利用，在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建起科學(xué)的管理平臺，實現(xiàn)對檔案的全方位監(jiān)控，各部門利用社交軟件進行信息資源的共享，提高檔案使用效率。

（四）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平。信息化技術(shù)的出現(xiàn)為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，檔案管理人員不僅要加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練操作各種軟件，定期做好軟件更新工作。此外，衛(wèi)生院要加強對檔案管理人員的集中培訓(xùn)，并借助社會的力量舉辦知識競賽等活動，使管理人員的整體素質(zhì)水平得到顯著的提高。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理在現(xiàn)代衛(wèi)生院管理中起著十分重要的作用，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的重視力度，學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位的先進管理經(jīng)驗，建立科學(xué)的管理體系，注重對先進科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案管理能夠真正發(fā)揮效果。