新時期醫(yī)院編外人員檔案管理探討

文/廣西壯族自治區(qū)腫瘤醫(yī)院 韋惠杰 張小英（通訊作者）

隨著醫(yī)療改革的深入、國家醫(yī)療保障制度的建立健全和人民群眾醫(yī)療服務需求的不斷提高，大中型醫(yī)院原有的用人編制已不能滿足醫(yī)療服務的需要，均需自主招聘編外人員來補充人員的不足。以本單位為例，目前編制床位增加到1000張，業(yè)務量成倍增長，而編制人數(shù)沒變，在近十年的發(fā)展過程中，為了滿足日益增多的廣大患者的診療需要，隨著相關(guān)學科發(fā)展、醫(yī)療業(yè)務、床位規(guī)模以及人力資源的需求不斷擴大等醫(yī)療服務工作的需要和醫(yī)療機構(gòu)人員配置的要求，聘用了一大批編外專業(yè)技術(shù)人員、行政職能管理和后勤服務人員。全院現(xiàn)在崗人員1265人，其中聘用的編外人員789人，占醫(yī)院總?cè)藬?shù)的62.3%，可見編外人員數(shù)已超過編制內(nèi)人員數(shù)，已是醫(yī)院人力資源的重要部分。近年來，編外人員中具有高級職稱或高學歷者越來越多，這些高層次的編外人員已成為醫(yī)院的主要技術(shù)骨干，因此，做好編外人員的檔案管理和開發(fā)利用已經(jīng)成為人事部門管理工作的主要內(nèi)容?，F(xiàn)結(jié)合工作實際，對新時期如何做好編外人員檔案管理工作進行探討。

一、檔案管理狀況及存在的問題

（一）編外人員人事檔案由人才交流服務機構(gòu)代管。人事代理（含人事檔案代管），是伴隨著各種人才的互相流動和人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來的，醫(yī)院對于辭職或被辭退的人員、與醫(yī)院解除勞動合同或聘用合同的人員以及與醫(yī)院脫管人員的人事檔案均由人才交流服務機構(gòu)人事代理或人事檔案代管。隨著醫(yī)院的發(fā)展，職工越來越多，人員流動也隨之增多，人才交流服務機構(gòu)的建立，解決了流動人員人事檔案管理的難題，有了這樣一個機構(gòu)代管，將“死”檔案變成了“活”檔案，減輕了醫(yī)院人事檔案管理的負擔。十多年來，以本單位為例，醫(yī)院60%編外人員的人事檔案由人才交流服務機構(gòu)代管，大多數(shù)由指定的人才交流服務機構(gòu)代管，有小部分人員由生源地人才交流服務機構(gòu)代管，極少數(shù)人員仍存放在高?；蚋咝．厴I(yè)生就業(yè)指導中心。據(jù)了解，大多數(shù)醫(yī)院在聘用編外新員工時，他們的人事檔案由學校（應屆畢業(yè)生）或原用人單位（有工作經(jīng)歷人員）直接將檔案轉(zhuǎn)移到所代管的機構(gòu)，檔案材料是否完整用人單位無法確定，比如，學籍檔案中的大中院校學生登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、實習鑒定表等；黨團材料中的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、考察材料等。由于種種原因，檔案代管機構(gòu)往往不會主動對材料進行收集和補充，同時人事代管機構(gòu)對檔案材料的收集存在一定的困難，檔案的歸檔需通過醫(yī)院的轉(zhuǎn)接才能完成檔案歸檔，導致檔案材料無法及時更新，隨著時間的推移，檔案就會失去“活力”。由生源地代管的機構(gòu)與用人單位脫節(jié)更為嚴重，檔案管理狀況更不盡如人意了。

隨著個人實踐、活動的逐步增加，每個人每年都會形成新的檔案材料，材料的歸檔任務非常嚴峻，代管機構(gòu)和用人單位任何一方一旦出現(xiàn)不盡責行為，都會直接影響檔案的質(zhì)量和“生命力”，然而，在檔案轉(zhuǎn)接過程中存在一些問題，一是代管機構(gòu)和醫(yī)院對員工的人事檔案管理沒有一個嚴格的責任劃分，權(quán)責不明，導致雙方責任意識和服務意識不足，缺乏做好人事檔案管理工作的積極性，檔案移交不及時或不移交時有發(fā)生，導致檔案不能及時更新。二是代管機構(gòu)對人事檔案收集、補充材料困難重重，在收集檔案材料歸檔時存在內(nèi)容不全或信息偏差，容易造成檔案的不完整和失真。三是醫(yī)院開發(fā)利用人事檔案不方便，不能隨時通過查檔了解個人情況，醫(yī)院人事部門甚至對檔案內(nèi)容缺乏全面的了解，這樣的狀況難以適應新時期對檔案管理的要求，沒有發(fā)揮檔案的作用。

（二）編外人員檔案由醫(yī)院管理。編外人員的人事檔案由醫(yī)院管理，使醫(yī)院能夠及時了解人員情況。因人事檔案是正確評價人才、提拔干部的可靠依托，是進行工齡計算、職稱評審、辦理社保、退休審批等方面的重要憑證，由醫(yī)院統(tǒng)一管理檔案，有利于醫(yī)院全面掌握各類人才的狀況，如人員分布、人員結(jié)構(gòu)、人才梯隊、學科團隊人員的政治思想、醫(yī)德醫(yī)風表現(xiàn)，專業(yè)技術(shù)水平、科研能力、專業(yè)和年齡結(jié)構(gòu)等，為醫(yī)院制定學科的發(fā)展和引育人才的規(guī)劃提供了依據(jù)。但也存在一些問題：首先，檔案管理人員多是兼職管理檔案，當工作量增加又不能專注做好工作時易造成歸檔材料整理不及時，規(guī)范程度下降。其次，檔案管理設(shè)備投入不足，特別是檔案庫房設(shè)置不合理，房間配備不足，導致檔案室空間少，影響工作的開展，管理工作被動應付，難以提供高質(zhì)量的服務。

二、改進措施

（一）明確職責，嚴把質(zhì)量關(guān)。編外人員人事檔案由人事代理機構(gòu)管理的，需明確管理部門和用人單位的職責，定期辦理好檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，在接收檔案時依據(jù)目錄清點、核對檔案，認真檢查歸檔文件材料是否齊全完整，如不全，應追根源了解情況，盡最大可能將材料歸檔，使檔案完整。雙方在歸檔材料交接中，規(guī)范履行交接手續(xù)，雙方需形成交接依據(jù)，增強雙方的責任感，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)。

（二）提高管理人員的素質(zhì)，加強檔案管理。人事代理機構(gòu)和醫(yī)院需加大對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立服務意識，工作積極主動，規(guī)范收集材料、提高鑒別真?zhèn)蔚哪芰?，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案傳遞程序，從根本上確保人事檔案材料準確完整、形式規(guī)范標準、內(nèi)容真實可靠和及時歸檔。除上述以外，利用信息系統(tǒng)管理，疏通和拓寬檔案材料的收集渠道，使檔案管理工作更高效。檔案的建立是人力資源管理中重要的環(huán)節(jié)，檔案建立的好壞、詳細與否都關(guān)系到醫(yī)院對每個編外人員的綜合素質(zhì)情況的了解和評價，所以檔案管理具有重要意義。

為了保證醫(yī)院編外人員人事檔案管理的規(guī)范性和有效性，筆者結(jié)合自己從事檔案工作的體會，建議將相對固定的編外人員檔案存放在醫(yī)院人事檔案室（具備人事檔案管理權(quán)限的單位），醫(yī)院克服管理編外人員檔案的負擔和困難，積極穩(wěn)妥地把這部分人員的檔案建好、管好、用好，充分開發(fā)檔案信息資源，達到更好地管理人才、使用人才的目的。

（三）創(chuàng)新人事檔案工作，更好地為人事工作服務。新時期全面推行人事檔案制度化、規(guī)范化和科學化，推動人事檔案工作的創(chuàng)新，打破檔案“千篇一律”的狀況，因為在某一時期，每個人的思想、行為、技術(shù)和科研能力不同，經(jīng)歷不同、服務能力不同，個人文化水平存在高低，接受教育和繼續(xù)教育的程度不一樣，對同一事件的見解不一樣，因此檔案記載中應有每個人的特點和亮點，個人的知識結(jié)構(gòu)、能力特點、工作實績等應體現(xiàn)個性特點，這樣才能為醫(yī)院提供真實的人員狀態(tài)，更好地為人事工作服務。

三、結(jié)語

綜上所述，編外人員的人事檔案，通過規(guī)范管理解決存在的不足，使醫(yī)院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計與利用。首先，在實際工作中，編外人員的人事檔案管理需不斷改進工作方式，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，熟悉各類人員的檔案及其內(nèi)容信息，保證人事檔案全面、完整、真實和時效性。其次，將封閉式管理改變?yōu)殚_放式管理，主動利用檔案信息資源開發(fā)人力資源，推動人才資源的合理配置與使用，為醫(yī)院選拔人才、培養(yǎng)人才和使用人才提供重要的參考依據(jù)，更好地為臨床、教學和科研工作服務。