新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

文/陜西省寶雞市婦幼保健院 李妍月秀

醫(yī)院檔案管理目前在我國(guó)各個(gè)醫(yī)院存在著很多問(wèn)題，尤其是醫(yī)院檔案管理因重視度不夠?qū)е铝似渌麊?wèn)題的發(fā)生。檔案記錄保存著每一個(gè)當(dāng)事人的相關(guān)信息，既是醫(yī)生們進(jìn)行就診的重要依據(jù)之一，也是保存當(dāng)事者隱私和身體狀況的重要載體。所以在當(dāng)今新醫(yī)改的推動(dòng)下，檔案管理也應(yīng)被高度重視起來(lái)，本文結(jié)合新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法進(jìn)行探討。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理辦法不完善，根本管理制度沒(méi)落實(shí)。我國(guó)很多醫(yī)院的管理層在舊觀念的錯(cuò)誤引導(dǎo)下，把醫(yī)院醫(yī)生就診、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、醫(yī)療技術(shù)更新等問(wèn)題作為發(fā)展醫(yī)院的首要任務(wù)，其實(shí)不然，他們忽視了醫(yī)院最基礎(chǔ)也是最根本的部分——檔案室的建設(shè)與管理。由于醫(yī)院通常把檔案管理作為一個(gè)基礎(chǔ)的部分，將檔案室簡(jiǎn)單看作是一個(gè)妥善保管檔案的機(jī)構(gòu)，只需要保證不將檔案弄丟便好。所以在安排負(fù)責(zé)檔案的工作人員時(shí)，對(duì)他們的工作技能要求不高，只要他們能夠?qū)⑺械臋n案分類存放就好，這樣導(dǎo)致查閱檔案資料的過(guò)程中，會(huì)遇到信息斷層等問(wèn)題。醫(yī)院檔案的管理其實(shí)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，其中涉及的內(nèi)容不僅僅是將檔案歸類，最重要的是能夠?qū)γ恳豁?xiàng)檔案管理的流程進(jìn)行有效跟蹤，對(duì)檔案的提取、收回、后續(xù)記載、主要用途等都要有一個(gè)清楚的定義。很大一部分醫(yī)院是根據(jù)自己的習(xí)慣來(lái)管理醫(yī)院的檔案，缺乏一套科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。使各個(gè)科室的檔案材料都處于分散管理的狀態(tài)，隨意放置的檔案會(huì)降低提取檔案的速度，更不能做到檔案的實(shí)時(shí)跟蹤。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待增強(qiáng)。我國(guó)各個(gè)地區(qū)分布著大大小小公辦私辦的各種醫(yī)院，因此在醫(yī)院醫(yī)療資源、人事分配和其他管理上的水平和標(biāo)準(zhǔn)不一樣。在一些小型的醫(yī)院，醫(yī)院高層沒(méi)有專門對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們按照自己的工作經(jīng)驗(yàn)和嘗試來(lái)對(duì)醫(yī)院的所有檔案進(jìn)行管理。工作人員在沒(méi)有接受專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)下，只能憑借工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類儲(chǔ)存。此外由于醫(yī)院的檔案管理工作是一個(gè)非常龐大的內(nèi)容，安排的工作人員數(shù)量又不多，存在工作人員懈怠工作的狀況，他們不閱覽新接收的檔案，對(duì)存儲(chǔ)的舊檔案也不按時(shí)歸類，甚至將送來(lái)的新檔案隨意歸置。缺少專業(yè)的工作素養(yǎng)。導(dǎo)致在急需要使用檔案的情況下，他們不能提煉出醫(yī)院檔案資料里非常重要的信息，從而導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。同樣的問(wèn)題也出現(xiàn)在大型醫(yī)院，醫(yī)院只注重對(duì)醫(yī)療工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，卻對(duì)檔案管理視而不見(jiàn)，恰恰是因?yàn)獒t(yī)院高層的不重視才導(dǎo)致檔案管理工作人員工作態(tài)度敷衍，工作效率不高。

（三）檔案管理信息化水平不高。影響醫(yī)院檔案管理的另外一個(gè)原因是醫(yī)院對(duì)檔案管理室建設(shè)的投入資金少，導(dǎo)致檔案管理室沒(méi)有經(jīng)費(fèi)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理經(jīng)驗(yàn)。信息化現(xiàn)在是我國(guó)社會(huì)規(guī)模最大、用途最廣的生產(chǎn)和技術(shù)工具。加入了信息化的檔案管理室管理起來(lái)就輕松多了，除了設(shè)備的引進(jìn)，工作人員對(duì)信息化的運(yùn)用操作也十分重要，倘若工作人員不能很好地借用信息化來(lái)輔助檔案管理，那么對(duì)設(shè)備是極大的浪費(fèi)。醫(yī)院檔案管理工作缺少與之相對(duì)應(yīng)的信息化檔案管理制度，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員存在崗位職責(zé)不夠清晰、信息化管理不夠規(guī)范、檔案信息化管理流于形式等問(wèn)題，這些都是亟待解決的。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的改進(jìn)方式

（一）健全和完善檔案管理體制。完善的制度是進(jìn)行檔案管理工作的根本所在，沒(méi)有制度就沒(méi)有規(guī)范，沒(méi)有規(guī)范就沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。基于此，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)分析醫(yī)院當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題，并討論出完整的檔案管理體制。針對(duì)如何分類歸置檔案問(wèn)題、檔案跟蹤負(fù)責(zé)人落實(shí)問(wèn)題、工作人員培訓(xùn)問(wèn)題、檔案室硬件設(shè)施配置等一系列問(wèn)題都做出統(tǒng)一安排和解決。此外健全和完善檔案管理制度還需要和醫(yī)院其他部門進(jìn)行合作，讓部門之間相互配合，提高檔案信息錄入及重要信息跟蹤的效率。及時(shí)收到醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理內(nèi)容，尤其是針對(duì)醫(yī)療事故和突發(fā)狀況的記錄，便于后續(xù)醫(yī)療服務(wù)改進(jìn)參考。檔案管理非常重要的環(huán)節(jié)是制定對(duì)工作人員進(jìn)行考核的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行總體考評(píng)，從而決定其去留問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，積極引進(jìn)專業(yè)人才。通過(guò)上述分析我們知道，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)管理技能和管理能力的缺陷，醫(yī)院要加大整改措施：一方面，要聘請(qǐng)專業(yè)的富有檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力的人士來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理。另一方面，要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部所有的檔案管理工作者進(jìn)行集體培訓(xùn)。可以將檔案管理人員以團(tuán)隊(duì)建設(shè)的形式來(lái)提高工作效率，將所有工作者分成不同的工作團(tuán)隊(duì)，由能力和管理能力最佳者擔(dān)任團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)者要做的不僅是落實(shí)每個(gè)人的參訓(xùn)進(jìn)度，還要負(fù)責(zé)督促、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)做好每日的檔案管理。把不同的工作任務(wù)落實(shí)到不同的團(tuán)隊(duì)成員身上，將擅長(zhǎng)操作計(jì)算機(jī)、擅長(zhǎng)記憶、擅長(zhǎng)分類提取的工作人員分配到不同的崗位，各司其職、各盡其能，從而提高工作效率，避免出現(xiàn)“踢皮球”的工作態(tài)度。同時(shí)醫(yī)院也要進(jìn)一步推進(jìn)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)好的檔案管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作上失職的人員要進(jìn)行懲罰，作為激勵(lì)工作人員的重要手段。

（三）促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，需要為醫(yī)院檔案管理工作構(gòu)建一個(gè)多元化、網(wǎng)絡(luò)化的組織機(jī)構(gòu)，使其更好地符合人性化發(fā)展需求。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，醫(yī)院首先要做的是增加設(shè)備采購(gòu)的資金，采購(gòu)一批先進(jìn)的設(shè)備，能夠讓信息化鏈接各個(gè)部門，使得檔案管理部門能夠在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)動(dòng)其他部門的相關(guān)人事和信息，使各個(gè)科室之間都可以實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息的處理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)節(jié)省更多時(shí)間，并且提高檔案信息提取的精準(zhǔn)度，確保每一個(gè)調(diào)動(dòng)的檔案信息與所需信息匹配度精確。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，將檔案資源信息的收集、處理、存儲(chǔ)、通信和交互集于一體，能夠更好地為醫(yī)院檔案管理工作提供人性化服務(wù)。

（四）轉(zhuǎn)變陳舊觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)。高校領(lǐng)導(dǎo)首先要重新定位對(duì)檔案室的看法，樹(shù)立檔案信息化建設(shè)的觀念，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于高校任一時(shí)間發(fā)展都能發(fā)揮重要的作用，真實(shí)客觀地記錄高校的發(fā)展。對(duì)于檔案從業(yè)人員陳舊的思想意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案從業(yè)人員做到解放思想，與時(shí)俱進(jìn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在新醫(yī)改下，醫(yī)院更應(yīng)加大檔案管理工作力度，完善和健全醫(yī)院檔案管理制度和體系。時(shí)代在前進(jìn)，人民的生活追求在不斷提高，面對(duì)來(lái)自社會(huì)和自身的雙重壓力，醫(yī)院必須要跟進(jìn)時(shí)代步伐，自覺(jué)認(rèn)識(shí)到自身的不足。檔案管理的重要性關(guān)乎醫(yī)院的聲譽(yù)，希望各個(gè)醫(yī)院能夠認(rèn)真落實(shí)檔案管理改進(jìn)，向可持續(xù)發(fā)展邁進(jìn)。