醫(yī)院數字檔案室建設的現狀及優(yōu)化路徑

文/蘇州大學附屬兒童醫(yī)院 馬新星；蘇州市吳中區(qū)檔案局 孫夢丹

檔案管理工作作為醫(yī)院的一項基礎性工作，在信息化大背景下，亟須加快自身數字檔案室建設，提升醫(yī)院檔案工作水平，實現對檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，促進其價值的最大化，更好地服務于醫(yī)院的建設發(fā)展。這是時代的要求，也是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、數字檔案室概念與優(yōu)勢

對數字檔案室的定義，最為權威的是國家檔案局2014年發(fā)布的《數字檔案室建設指南》中的定義：“本指南所稱的數字檔案室，是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺?！?/p>

在新形勢下，傳統(tǒng)的基層檔案工作已經無法深入挖掘檔案信息資源的全部價值。與傳統(tǒng)檔案室相比，數字檔案室可以有多樣的存儲介質，如磁盤、光盤，且可復制與備份。既可以減少占用物理空間，也可節(jié)省很多人力。數字檔案室?guī)恿诵畔①Y源的數字化，檔案利用者將可以使用電子文件，代替對紙質檔案的利用，既延長檔案原件的使用壽命，又可以提升檔案的安全性。在檔案的利用方面，區(qū)別于傳統(tǒng)檔案室手工檢索和查詢處理，數字檔案室依托數字化管理系統(tǒng)，實現目錄和檔案原件的對應，支持全文內容檢索。打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時間和空間上的局限性，比傳統(tǒng)檔案室更為靈活便捷，可以同時滿足多人的利用需求，大大提高信息的使用效率，實現了對檔案的高效利用服務。數字檔案室的建設正推動著原有檔案管理模式的改變。

二、醫(yī)院數字檔案室建設的現狀

（一）領導檔案觀念、思維未跟進轉變。當前檔案工作中，我們可以看到在檔案教育與宣傳工作不斷開展的趨勢下，單位領導對檔案工作也越來越關注。但因其非檔案從業(yè)人員，對檔案行業(yè)發(fā)展認知有限，很多還停留在紙質檔案的保管利用階段。數字檔案室建設的重要性、必要性，及其帶來的便利性尚未被完全認清。另外，檔案工作在短時間內難以看到經濟效益，進而單位領導對檔案工作會形成一種錯誤認知：對檔案室的投入是個無底洞，并且沒有實質性的回饋。因而在數字檔案室建設中難以成為推動力量。在實際工作中，同時出于對數字檔案室安全性方面的擔憂，建設工作難以有效推進。

（二）數字化基礎設施配備不到位。良好的軟硬件基礎設施是數字化工作開展的前提，設施的配備情況，決定著工作效率及水平的高低。大多醫(yī)院檔案室并非獨立部門，受這一客觀條件限制，擁有的經費有限，進而數字化設備較少，或是較為陳舊，或是與所在部門共用。硬件基礎得不到保證，數字化工作基本處于較低的水平。在系統(tǒng)方面，檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)沒有有效對接。大部分醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)在設計之初基本未考慮與檔案系統(tǒng)的有效對接，數據交換受限。檔案室基本自成一體，后期檔案工作者申請再開發(fā)困難重重，加大了數字檔案室建設的難度。

（三）檔案隊伍專業(yè)水平有限，服務意識薄弱。檔案工作人員直接影響著數字檔案室建設與開發(fā)利用情況。大部分醫(yī)院檔案管理人員，都是由各科室的兼職檔案人員組成，真正檔案管理專業(yè)學科水平的工作人員較少，大多數沒有接受過正規(guī)專業(yè)學習，隊伍整體的素質不高，且穩(wěn)定性較差。對檔案專業(yè)知識都較為欠缺，自身服務意識也較為薄弱，對檔案工作的推進缺乏主觀能動性。同時，因工作狀態(tài)較為安穩(wěn)，檔案管理人員容易缺失上進心，放松對自身業(yè)務素質和能力的要求。進而業(yè)務水平和思想觀念跟不上時代，無法適應數字檔案建設工作，并產生一定的畏難情緒，無法積極有效地推動和幫助數字檔案室建設。

（四）數字檔案自身存在安全風險。風險來源于多個方面，如信息可能因人為因素被非法篡改，使用存儲設備的老化、破損，導致檔案內容無法被讀取，或是所依賴系統(tǒng)本身存在的漏洞，日常維護不到位，軟件更新不及時，造成數據的丟失。此外，受我國整體網絡安全問題的影響，醫(yī)院的整體信息安全形勢嚴峻，眾多信息系統(tǒng)可能被攻擊，從電腦的操作系統(tǒng)，到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，都存在這一風險。如勒索病毒在很多國家和地區(qū)傳播，眾多安全性較高的內網系統(tǒng)也被攻擊癱瘓，很多數據丟失。一旦出現問題，損失無法彌補。這些安全問題制約著數字檔案室的建設與發(fā)展。

三、推動數字檔案室建設的優(yōu)化路徑

（一）做好檔案宣傳教育，完善檔案工作制度。在今后檔案宣傳教育工作中，要注重工作開展效果，宣傳內容確保可讀、可理解，做到對檔案新技術、理念及時推廣，促進醫(yī)院內部檔案文化建設，促進單位良好檔案氛圍的形成。與時俱進，結合國家和地方法律、法規(guī)和標準，及時完善醫(yī)院檔案工作制度，使醫(yī)院檔案工作的開展更為規(guī)范、有序。尤其是數字檔案室建設方面，更需結合各類規(guī)范、標準以及工作實際，推動單位數字檔案室建設工作制度出臺，為數字檔案室提供制度保障。

（二）加大數字檔案室投入，完善數字化基礎設施。結合檔案工作實際情況，與領導做好溝通科普工作，使其正確認識檔案的重要性，以及數字檔案室建設工作的持久性，非一朝一夕可以完成，需要持續(xù)性的資金投入。促使檔案數字化經費的固定化，完善基礎設施的建設，促進數字檔案室的持續(xù)發(fā)展。對于辦公自動化系統(tǒng)，則可在現有基礎上充分開發(fā)辦公系統(tǒng)，同時選擇安全高效、功能齊全的檔案管理軟件，做到辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件之間的有效對接，實現數據的共享利用。

（三）加強檔案人才隊伍建設，提高從業(yè)人員專業(yè)水平與服務意識。根據醫(yī)院工作實際，配備足夠數量的專職檔案人員，并提供繼續(xù)學習與業(yè)務培訓機會，不斷更新知識層面及專業(yè)水平，提升檔案工作者積極主動的服務意識，確保能夠適應時代的需求。對于兼職檔案人員，則應建立起相應的入門及獎勵機制，兼職人員必須參加基礎知識的培訓，然后才能上崗，確保從業(yè)人員基礎的專業(yè)素養(yǎng)與服務意識。同時，結合實際工作情況，采取一定的激勵措施，提升檔案工作者的工作積極性。

（四）完善醫(yī)院信息系統(tǒng)，保障數字檔案的安全。安全保障方面，可分為確保數字檔案本身的安全，以及加強內部信息系統(tǒng)及網絡平臺的安全。對于數字檔案本身，我們可采取多次備份、多設備存儲、定期維護等措施，確保數據完整與安全。對于內部信息系統(tǒng)及網絡平臺的安全，注意軟硬件產品的選擇與配置，保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定，并配備專業(yè)的安全防護軟件。同時做好工作人員的操作權限管理，規(guī)范訪問控制，減少人為破壞。制定相關應急預案，通過日常的預防以及事后的及時處理，保障數字檔案的安全。

（五）開展檔案資源利用開發(fā)工作，服務醫(yī)院發(fā)展建設。數字檔案室建設的根本目的，是為了更好地服務于醫(yī)院實際工作，以滿足各科室和各類工作人員的不同需求。借助數字檔案管理系統(tǒng)，推動檔案的進一步開發(fā)利用。在實際工作中，有經費保障的可以開展全盤數字化，各種資源不足的，則需要有針對性地開展，優(yōu)先考慮利用率較高的檔案，在方便了單位職工借閱利用的同時，也提高了檔案室的工作效率。加強對信息資源的重新整合，聚攏分散的檔案信息資源，達到檔案信息資源互聯互通，提供更為高效、便捷的利用服務。