疾病預(yù)防控制檔案編研研究

文/青海省疾病預(yù)防控制中心健康教育所 張琳

改革開放以來，我國的公共衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)展，隨著時間的推移，已宣告進入新的發(fā)展周期，國家對疾病預(yù)防控制工作加大了投入力度，對于公共衛(wèi)生事業(yè)也給予了高度的重視和關(guān)注，這對于疾病預(yù)防控制機構(gòu)來說，檔案管理工作是最基本，也是最重要的環(huán)節(jié)，能夠有效提高機構(gòu)的預(yù)防能力，對于科研水平也有良好的促進作用。

一、提高對檔案編研工作重要性的認識

（一）對檔案管理的認識和意識。針對疾控中心的檔案管理工作來說，檔案編碼屬于最重要也是最基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)之一，借助編碼工作的優(yōu)越性所取得的實際成效，是社會各項事業(yè)發(fā)展的核心基礎(chǔ)和重要前提。對檔案進行編碼時，首先要在各類檔案中提取有效信息，進行加工整理后獲取能夠幫助目標(biāo)實現(xiàn)的有價值信息。同時，這樣的工作流程，對編研工作人員的基本素質(zhì)也提出了更高的要求，編研人員要具備先進的理念，對于市場趨勢和走向有充分的掌握，在實際工作中，要具備適應(yīng)外圍環(huán)境變化的能力，針對變化，還要具備相應(yīng)的調(diào)整能力，創(chuàng)新優(yōu)化疾控中心的檔案編碼工作，保證檔案編研工作能夠?qū)崿F(xiàn)工作手段與服務(wù)觀念并駕齊驅(qū)，雙向進步。

（二）檔案人員的技能要求。編研工作的實際目的是切實有效地保證檔案史料的完整性和真實性，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造便利的條件。一旦檔案出現(xiàn)丟失或不完整，就無法再重新獲取，換句話說，就是檔案具有不可復(fù)得性。因此，在提供開發(fā)利用服務(wù)時，利用檔案原件的過程中，極容易造成丟失或損壞，縮短檔案的使用壽命。這就需要疾控中心的檔案人員要完善編研工作，對于檔案要有分類歸檔，添加專業(yè)符號標(biāo)記的能力，還要掌握扎實的疾病預(yù)防控制知識。尤其是當(dāng)下，各級疾病預(yù)防控制機構(gòu)存在很多的現(xiàn)實性問題，檔案人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識與技能培訓(xùn)，所以需要不斷提升編研技能水平，具備編寫檔案史料的能力，以求減少檔案原件的使用次數(shù)。

二、努力開發(fā)檔案編研工作新途徑

（一）深入開發(fā)檔案信息資源。深入開發(fā)利用檔案信息資源是當(dāng)下疾控中心檔案管理部門所熱議的話題之一，現(xiàn)代化建設(shè)工作的日益擴張，對檔案資源的利用率也逐步提高，深入開發(fā)利用檔案信息資源成為重要且普遍的工作環(huán)節(jié)。提高檔案的管理水平和科學(xué)化核定量手段，能夠第一時間內(nèi)組織好檔案信息的交流，優(yōu)化對檔案客戶的服務(wù)，保證工作效率。與此同時，檔案部門要立體分析檔案的利用需求，結(jié)合所保存檔案的實際特點，豐富檔案編碼工作的方式和手段。首先要明確的是檔案管理工作的真正目的，就是實現(xiàn)檔案的充分利用，而作為開發(fā)利用檔案信息的高級手段，檔案編碼工作的重要性不言而喻，它的實際運用提高了檔案信息資源的利用率。

（二）實現(xiàn)檔案信息化管理。對于檔案信息資源開發(fā)利用來說，檔案編研工作屬于重要的表現(xiàn)形式，它是衡量單位整體檔案管理水平的標(biāo)準，是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)行使決策的依據(jù)。計算機技術(shù)的創(chuàng)新和拓展，辦公自動化理念的落實，疾控中心各部門的電子文檔取代了紙質(zhì)資源，檔案的記載方式和內(nèi)容逐漸增加，為順應(yīng)時代的發(fā)展變化，檔案信息化的趨勢成為必然。

由于疾病預(yù)防控制工作具有連貫性的特點，在預(yù)測疫情、制定整治方案的過程中，要充分調(diào)用以前年度的監(jiān)測數(shù)據(jù)，尤其是在預(yù)防醫(yī)學(xué)的科學(xué)研究方面，需要大量的往年度數(shù)據(jù)作為支持。在整理檔案時，可以設(shè)置多樣性的檢索工具，保證檔案查找和翻閱過程流暢，效率高，進而充分發(fā)揮檔案的實際價值。

（三）提升檔案管理人員技能與素質(zhì)。檔案管理人員是檔案編研工作的主體實施者，是不可替代的組成部分，檔案館人員的綜合素質(zhì)直接影響了整體檔案的管理水平。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理工作已逐步融入科技元素，工作模式相比以前也更加復(fù)雜，這對于檔案人員的綜合能力與素質(zhì)提出了更高的要求，檔案工作者要不斷豐富自身的知識儲備，提升職業(yè)修養(yǎng)和道德文化水平，達到符合疾控中心檔案部門及社會的要求。

三、編制專題性材料時需要注意的事項

（一）加強業(yè)務(wù)部門分工協(xié)作。檔案部門根據(jù)所選題目,以中心藏檔案為依據(jù),在完成對各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計后,可交予業(yè)務(wù)科室,由專業(yè)人員寫出分析性報告。這樣的編研材料既內(nèi)行,又有一定的深度。

（二）時間跨度越大，說服力越足。統(tǒng)計分析材料的時間跨度是衡量其信息說服力的標(biāo)準，也就是說時間跨度越大，越便于醫(yī)學(xué)科研人員掌握疾病爆發(fā)原因，制定科學(xué)合理的緊急預(yù)案，對于公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要的價值。

（三）保證編研工作對原始數(shù)據(jù)的尊重。編研是對檔案利用科學(xué)高效的手段進行分類管理，而不是杜撰內(nèi)容，它是建立在保證原始資料的完整性和真實性基礎(chǔ)上甄選數(shù)據(jù)。因此，如實地采用檔案數(shù)據(jù)，是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提。

（四）豐富檔案信息統(tǒng)計形式。編制專題性統(tǒng)計分析，往往以表格、數(shù)字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可以借助圖片處理技術(shù)或3D打印技術(shù)，使編研材料圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀。

四、結(jié)束語

編碼工作作為疾控中心檔案管理工作的重要內(nèi)容，是衡量疾控中心檔案管理水平的重要指標(biāo)，因此我們要積極借助科學(xué)手段做好檔案編研工作，充分開發(fā)利用檔案的價值，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。