血站實(shí)物檔案的管理和利用

文/唐山市中心血站 王艷春

唐山市中心血站是全國較早成立的血站，是不以營利為目的的公益性衛(wèi)生事業(yè)單位，也是唐山市唯一一家集采、供血為一體的專業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著全市300余家醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床用血的艱巨任務(wù)。通過不懈努力，先后7次榮獲全國無償獻(xiàn)血先進(jìn)城市榮譽(yù)稱號，多次被授予河北省文明單位、無償獻(xiàn)血先進(jìn)城市、河北省巾幗文明示范單位和唐山市文明單位、唐山市誠信血站、唐山市愛國衛(wèi)生達(dá)標(biāo)模范單位、唐山市園林綠化先進(jìn)單位等榮譽(yù)稱號。血站實(shí)物檔案指血站在采供血日常工作與活動中形成的具有保存價(jià)值實(shí)物形式的檔案。血站綜合檔案室把實(shí)物檔案明確地劃在檔案收集的范圍之列。制定了《唐山市中心血站實(shí)物檔案管理辦法》，對實(shí)物檔案定義為：實(shí)物檔案是血站在采供血、科研及其他工作中形成的，具有保存價(jià)值的，按歸檔要求整理歸檔的實(shí)物。

一、血站實(shí)物檔案的特點(diǎn)

（一）實(shí)物檔案的豐富性。血站以采供血為主線的工作內(nèi)容多種多樣，使反映記錄采供血、無償獻(xiàn)血宣傳、科研、黨政管理各項(xiàng)活動的實(shí)物檔案也具有多樣性的特點(diǎn)。有上級頒發(fā)的各種獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書；有各類比賽活動中獲得的錦旗、獎(jiǎng)杯、證書；有友好交往中受贈的禮品，還有無償獻(xiàn)血宣傳活動中產(chǎn)生的繪畫作品。

（二）實(shí)物檔案的形象性。形象性是實(shí)物檔案最顯著的特征，因?yàn)閷?shí)物檔案具有形狀、神態(tài)、顏色、質(zhì)感等表面性狀，也具有材質(zhì)、比重等物理特性，還具有耐熱、防潮和感光等化學(xué)特性。形象鮮明突出，使人們?nèi)菀桌斫夂透惺?，從而激發(fā)起豐富的情感和廣泛的聯(lián)想，是其他形式的檔案無法比擬和替代的。

（三）實(shí)物檔案的獨(dú)特性。實(shí)物檔案的豐富性、形象性，形成了實(shí)物檔案的獨(dú)特性。實(shí)物檔案除了具有一般檔案的文字、照片、聲像等材料外，還有大量的書畫、題詞、宣傳品設(shè)計(jì)等實(shí)物材料，這些實(shí)物檔案在用料和造型上千姿百態(tài)，代表著時(shí)代風(fēng)格的藝術(shù)造詣，反映了不同時(shí)期的創(chuàng)意和科技發(fā)展水平，充分顯現(xiàn)了實(shí)物檔案的藝術(shù)性。

二、實(shí)物檔案的收集和整理

實(shí)物檔案載體形態(tài)各異、大小規(guī)格不一，小的有獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書，大的有獎(jiǎng)杯、錦旗、牌匾，由于裝具不統(tǒng)一，因此，收集和整理的方法也不盡相同。

（一）榮譽(yù)性實(shí)物。主要有：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆⑴曝?、錦旗、獎(jiǎng)品等等，整理順序：首先進(jìn)行分類。一般先按實(shí)物的形狀和質(zhì)地分類，分為獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、其它等幾類，然后按實(shí)物授予者的級別分，從國家到地方各級黨委、政府及其部門依次排列。其次是編號。按照分類的結(jié)果，先給各類實(shí)物一個(gè)代號，代號用字母（S）表示，然后在屬類下按保管期限以件為單位按時(shí)間順序編大流水號，一件實(shí)物一個(gè)順序號。再次是編目。為方便管理和利用，要對已經(jīng)編號的實(shí)物檔案逐件登記編目，具體項(xiàng)目有目錄號、件號、題名、時(shí)間、授予者或捐贈者、保管期限、備注等。

（二）字畫。字畫主要是指本單位收藏的領(lǐng)導(dǎo)或名人的題字、畫作。首先將其進(jìn)行分類。字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數(shù)量少的話也可以作為一類。其次是裝裱。收藏的字畫一般都要進(jìn)行裝裱，經(jīng)過裝裱后，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。再次是排列編號。根據(jù)分類情況而定，如分兩類，則編兩個(gè)流水號；如作為一類，則按接收先后大流水編號，每一件編一個(gè)號。最后是編制目錄。目錄格式可套用文書檔案卷內(nèi)目錄。將責(zé)任者視為字畫作者，頁號可填寫字畫編號，備注可填寫字畫的規(guī)格。

三、實(shí)物檔案的保管和安全

由于實(shí)物檔案載體形式多樣，無法采用統(tǒng)一的保管模式，因此對實(shí)物檔案可分門別類采取不同的方式進(jìn)行保管。比如：獎(jiǎng)旗要去掉竹桿（或木棒），折疊成A4規(guī)格，將有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無字一側(cè)折疊在外，注意盡量不要在獎(jiǎng)旗上有文字處留有折痕，貼有“實(shí)物檔案小標(biāo)簽”的地方露出在面上，按歸檔順序放入抽屜保存；獎(jiǎng)狀、證書的保管采用在實(shí)物背面左上角貼上標(biāo)簽，按歸檔順序放入抽屜保存；對較大且不能入柜的實(shí)物檔案，我們把其置于單位榮譽(yù)室或會議室中，但必須對每件實(shí)物進(jìn)行抄錄編目并在相應(yīng)位置粘貼實(shí)物檔案小標(biāo)簽，貼在實(shí)物檔案背面的右上角或底座、印把等，以不影響對實(shí)物的觀瞻為宜。同時(shí)要進(jìn)行拍照歸檔將照片按歸檔順序排列在實(shí)物檔案的同一類別中，并在照片上標(biāo)明實(shí)物檔案的實(shí)際存放位置。

四、實(shí)物檔案的開發(fā)和利用

實(shí)物檔案的收集、保管目的在于利用，我站充分利用實(shí)物檔案具有直觀性，具有無可爭議的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，充分發(fā)揮了實(shí)物檔案的潛在價(jià)值。設(shè)置了專門的實(shí)物檔案陳列室，寓教于物，利用這種特殊的信息輸出方式，激發(fā)全站職工愛崗、愛站的情感，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的教育和展示功能。在血站站慶，大型無償獻(xiàn)血宣傳活動、人才招聘會進(jìn)行實(shí)物檔案圖片展，反映輸血成果和輝煌歷史，創(chuàng)造濃厚的血站文化氛圍；將歷年收藏的榮譽(yù)類實(shí)物檔案匯編成資料和相冊，作為行業(yè)交流的宣傳品，提高血站的知名度和美譽(yù)度，同時(shí)也提高了血站的社會地位和社會影響力；日常工作中更是可利用實(shí)物檔案為血站撰寫大事記、年鑒、站史等編研材料提供依據(jù)和憑證。

總之，實(shí)物檔案是血站檔案工作的重要組成部分，只有切實(shí)把實(shí)物檔案工作做精做好，血站的檔案工作才稱得上完整，也才能充分發(fā)揮檔案的歷史作用。