對高校學(xué)業(yè)預(yù)警管理檔案建設(shè)的思考

文/西北民族大學(xué)教育科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 王欣；西北民族大學(xué)化工學(xué)院 王瑞娜

目前全國高?；旧隙紝?shí)行了學(xué)分制培養(yǎng)方案，要求學(xué)生必須在規(guī)定的年限內(nèi)取得規(guī)定的學(xué)分，才能畢業(yè)。許多高校每學(xué)期或每學(xué)年都會(huì)統(tǒng)計(jì)規(guī)定期限內(nèi)學(xué)分修讀情況，未修夠?qū)W分比例若達(dá)到預(yù)警規(guī)定，學(xué)校會(huì)提出學(xué)業(yè)預(yù)警。也就是通過預(yù)先發(fā)出警報(bào)，便于預(yù)警主體做出相應(yīng)的對策性決定。學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制是指高校在學(xué)生學(xué)業(yè)管理工作中，及早發(fā)現(xiàn)和識(shí)別學(xué)生潛在的和現(xiàn)實(shí)的學(xué)業(yè)問題并向其本人和家長告知，警示可能發(fā)生的不良后果，通過學(xué)?！獙W(xué)生—家長三方之間的溝通與協(xié)作，根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況采取相應(yīng)措施，幫助學(xué)生提高學(xué)習(xí)成績，順利完成學(xué)業(yè)的一種管理制度。預(yù)警機(jī)制可以看作是一種信息溝通和危機(jī)干預(yù)機(jī)制，為進(jìn)一步提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，提高整體教學(xué)管理水平起著積極的作用。學(xué)業(yè)預(yù)警體系包含三個(gè)模塊：學(xué)業(yè)預(yù)警、學(xué)業(yè)援助、學(xué)業(yè)預(yù)警檔案建設(shè)。

一、學(xué)業(yè)預(yù)警

（一）學(xué)業(yè)預(yù)警時(shí)間和預(yù)警對象。學(xué)業(yè)預(yù)警應(yīng)該分為事前干預(yù)和事后預(yù)警。事前學(xué)業(yè)預(yù)警是常抓不懈的工作，班主任和任課老師需要在平時(shí)工作中及時(shí)關(guān)注學(xué)生學(xué)習(xí)狀態(tài)，給予學(xué)習(xí)困難同學(xué)關(guān)心和幫助，借助各方力量對其學(xué)習(xí)狀態(tài)進(jìn)行提前干預(yù)，比如同一寢室的同學(xué)互相督促，指定專人輔導(dǎo)，監(jiān)督經(jīng)常曠課學(xué)生的課堂出勤情況，及時(shí)進(jìn)行談話教育。從日常的教學(xué)工作中真正體現(xiàn)高校教育“以生為本”的教育理念。事后預(yù)警，也就是在每學(xué)期或每學(xué)年考試結(jié)束后，對當(dāng)學(xué)期或當(dāng)學(xué)年學(xué)生所獲得學(xué)分進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如達(dá)不到所規(guī)定的最低要求，給予預(yù)警。所以，可以看出，事前干預(yù)的對象可以是全體學(xué)生，而事后預(yù)警的對象是個(gè)別學(xué)生或者學(xué)業(yè)困難學(xué)生。

（二）確定預(yù)警等級(jí)。對于學(xué)業(yè)成績不達(dá)標(biāo)的學(xué)生，傳統(tǒng)的處理方式是在期末考試結(jié)束后，對學(xué)生的考試成績及學(xué)分獲得情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出學(xué)業(yè)預(yù)警范圍學(xué)生的信息，提供給學(xué)院學(xué)生工作辦公室。由班主任或輔導(dǎo)員將《學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警通知單》以適當(dāng)?shù)男问浇唤o學(xué)生家長，幫助家長了解孩子在校的學(xué)習(xí)情況，通過家長的配合做好教育工作。這種程度的預(yù)警視為黃色預(yù)警。每學(xué)期開學(xué)補(bǔ)考后，再次匯總統(tǒng)計(jì)學(xué)生前一學(xué)年或?qū)W期所獲得學(xué)分情況，如還低于學(xué)校規(guī)定的比例，則進(jìn)入學(xué)業(yè)預(yù)警紅色等級(jí)，可視情況邀請家長到學(xué)校面談，對于學(xué)生下一步學(xué)業(yè)發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和商談，從為學(xué)生未來學(xué)業(yè)發(fā)展、職業(yè)生涯發(fā)展著想的視角認(rèn)真處理學(xué)業(yè)預(yù)警的后果。

（三）學(xué)業(yè)預(yù)警溝通機(jī)制。學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制工作的環(huán)節(jié)多、工作量大、戰(zhàn)線長、涉及人員多、既包括學(xué)生本人，又涉及到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、任課老師、班主任、學(xué)生管理部門、教學(xué)管理部門等等，因此對于預(yù)警信息的溝通交流，應(yīng)采取多種信息渠道來進(jìn)行，溝通渠道是否暢通、溝通方式是否妥當(dāng)都影響到溝通的效果和預(yù)警的意義。溝通方式可以豐富一些，可利用面談、電子郵件和電話等傳統(tǒng)方式；也可用微信、QQ群等網(wǎng)絡(luò)聊天工具和交流平臺(tái)進(jìn)行多維度、多手段的溝通交流；還可以經(jīng)常關(guān)注學(xué)生的微信群等的使用，及時(shí)了解學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)。同時(shí)還要考慮學(xué)生的個(gè)性差異，采取合適的溝通方式，才能取得學(xué)生的信任。在跟家長交流時(shí)，要考慮家長的心情和接受程度，與家長了解學(xué)生以往的學(xué)習(xí)風(fēng)格和學(xué)習(xí)習(xí)慣等，希望家長給予學(xué)生支持，而不是給予壓力和批評(píng)，尋求家長的配合共同幫助學(xué)生。在與受預(yù)警學(xué)生進(jìn)行學(xué)業(yè)預(yù)警談話，一般情況下，最好進(jìn)行個(gè)別談話，要尊重學(xué)生的個(gè)性和能力差異，應(yīng)本著關(guān)愛學(xué)生、理解學(xué)生的真誠態(tài)度交談，了解學(xué)生對于學(xué)習(xí)的真實(shí)心理，幫學(xué)生查找問題和原因，要給受到紅色預(yù)警的學(xué)生指出學(xué)業(yè)預(yù)警的可能后果，并有針對性地幫助其制訂下一步學(xué)習(xí)計(jì)劃，樹立新的學(xué)習(xí)目標(biāo)。這是學(xué)業(yè)預(yù)警最重要的環(huán)節(jié)，是學(xué)業(yè)預(yù)警能否取得實(shí)效的關(guān)鍵。另外，還需要班主任與任課老師溝通，了解學(xué)生對課程的認(rèn)識(shí)、接受程度，對學(xué)習(xí)的態(tài)度，了解其學(xué)業(yè)出現(xiàn)問題的真正原因。多方位的良性溝通可以形成學(xué)生、家庭、學(xué)校間積極互動(dòng)的良好局面。

二、學(xué)業(yè)援助幫扶計(jì)劃

在全方位溝通的基礎(chǔ)上，班主任或輔導(dǎo)員業(yè)已了解受預(yù)警學(xué)生的整體學(xué)習(xí)狀態(tài)和影響因素，然后制定幫扶計(jì)劃進(jìn)行學(xué)業(yè)援助，這是關(guān)鍵所在。學(xué)業(yè)預(yù)警與幫扶體系涉及到學(xué)院、輔導(dǎo)員或班主任、任課教師、家長以及心理中心、學(xué)習(xí)援助中心等多方的密切配合，需要構(gòu)建一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)有力、執(zhí)行有效的組織系統(tǒng)。學(xué)院內(nèi)部，應(yīng)成立學(xué)業(yè)預(yù)警與援助小組，根據(jù)學(xué)院的具體情況，由分管院長負(fù)責(zé)，以教學(xué)管理人員、學(xué)生輔導(dǎo)員、班主任、任課教師為成員，有心理咨詢老師、班級(jí)學(xué)生干部、家長等參與其中，制定《**學(xué)院學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警與學(xué)業(yè)援助實(shí)施方案》，指導(dǎo)學(xué)業(yè)援助工作的順利執(zhí)行。

（一）心理援助。學(xué)生的學(xué)業(yè)發(fā)展與心理發(fā)展密切相關(guān)，身心健康是進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的保障。心理學(xué)的實(shí)踐意義在于揭示心理現(xiàn)象的規(guī)律，并幫助人們運(yùn)用心理規(guī)律，去指導(dǎo)、預(yù)測以及控制人的行為。運(yùn)用心理學(xué)理論和方法，可以幫助解決學(xué)生的學(xué)習(xí)和行為問題，科學(xué)學(xué)習(xí)，有助于提高學(xué)習(xí)效率。因此可以立足于學(xué)生的學(xué)習(xí)本質(zhì)，將心理學(xué)的理論應(yīng)用于學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制，用科學(xué)的思維方式、記憶方法、學(xué)習(xí)策略、學(xué)習(xí)技巧等指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)過程，提高學(xué)習(xí)成績。而學(xué)業(yè)預(yù)警學(xué)生更需要心理學(xué)理論的指導(dǎo)，明確學(xué)習(xí)目的，增強(qiáng)其學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和能動(dòng)性。此外對于有心理障礙或其他心理問題的預(yù)警學(xué)生，應(yīng)及時(shí)與學(xué)校心理咨詢中心聯(lián)系，由專職心理輔導(dǎo)員進(jìn)行心理咨詢與心理疏導(dǎo)，幫助他們正確認(rèn)識(shí)自己，調(diào)適個(gè)人心理，積極面對自己的學(xué)習(xí)問題。

（二）學(xué)業(yè)幫扶。預(yù)警是要幫助學(xué)生及時(shí)認(rèn)識(shí)自己的學(xué)習(xí)問題，找出原因，及早采取措施糾正偏差，降低不能順利畢業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，采取有針對性的學(xué)業(yè)幫扶措施，是學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警工作的重要組成部分。首先，班里應(yīng)組成幫扶對子，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的學(xué)生對其進(jìn)行學(xué)業(yè)上的輔導(dǎo)，還包括監(jiān)督其上課情況，規(guī)范其學(xué)習(xí)習(xí)慣。其次，任課教師需加強(qiáng)預(yù)警學(xué)生的重修輔導(dǎo)，促使學(xué)生掌握課程知識(shí)。學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制的成效取決于預(yù)警學(xué)生的主觀能動(dòng)性，教師要激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)力，從而提高預(yù)警學(xué)生的成功轉(zhuǎn)化率。

三、建立預(yù)警管理檔案體系

為了將學(xué)業(yè)預(yù)警和學(xué)業(yè)援助工作落到實(shí)處，實(shí)際工作當(dāng)中產(chǎn)生了很多材料，是學(xué)業(yè)預(yù)警和學(xué)業(yè)幫扶過程實(shí)際工作的體現(xiàn)，這些材料跟蹤記錄了學(xué)校、家長和學(xué)生本人在這一管理活動(dòng)中的參與程度、動(dòng)態(tài)變化和學(xué)生學(xué)業(yè)成績的轉(zhuǎn)化。應(yīng)該說，建立學(xué)業(yè)預(yù)警工作檔案，是對教學(xué)管理檔案和學(xué)生管理工作檔案體系的完善，利用好學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警檔案對于促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量發(fā)展也有積極意義。

（一）建立學(xué)業(yè)預(yù)警和學(xué)業(yè)援助手冊。為了更好地完善預(yù)警工作機(jī)制，各二級(jí)學(xué)院應(yīng)建立預(yù)警學(xué)生動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的檔案資料庫，全方位收集相關(guān)材料并匯總成冊，這些材料包括：《**專業(yè)培養(yǎng)方案》《**學(xué)院學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警與學(xué)業(yè)援助實(shí)施方案》、學(xué)生學(xué)業(yè)成績單、學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警通知書（含回執(zhí)）、學(xué)業(yè)預(yù)警談話記錄、學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶協(xié)議書、學(xué)業(yè)援助幫扶談話記錄、受預(yù)警學(xué)生學(xué)業(yè)改進(jìn)計(jì)劃、受預(yù)警學(xué)生學(xué)業(yè)狀況與幫扶情況記錄（含課程、任課老師、幫扶次數(shù)、幫扶時(shí)間、幫扶內(nèi)容、重修成績等信息）等等。這些一手的資料可以為規(guī)范學(xué)業(yè)預(yù)警工作、督促班主任持續(xù)跟蹤預(yù)警學(xué)生的日常學(xué)習(xí)、加強(qiáng)與家長的長效溝通、跟進(jìn)和促進(jìn)預(yù)警學(xué)生的學(xué)業(yè)轉(zhuǎn)化提供支持。該檔案材料或使用活頁填寫后匯集起來，或成冊印制后發(fā)放使用。學(xué)業(yè)預(yù)警和學(xué)業(yè)援助手冊應(yīng)設(shè)置不少于一個(gè)學(xué)期（學(xué)年）的內(nèi)容，自學(xué)生第一次受學(xué)業(yè)預(yù)警時(shí)使用，主要是為了動(dòng)態(tài)追蹤預(yù)警學(xué)生的學(xué)業(yè)變化狀況，分析存在的原因與障礙，創(chuàng)新學(xué)業(yè)輔導(dǎo)方法，總結(jié)學(xué)業(yè)預(yù)警工作中的問題，提高過程管理效率，改善預(yù)警學(xué)生學(xué)業(yè)援助的質(zhì)量。另外對于那些不能順利畢業(yè)的結(jié)業(yè)生，也要進(jìn)入預(yù)警學(xué)生檔案庫，以便在未來的彈性學(xué)年內(nèi)結(jié)業(yè)生能按時(shí)回到學(xué)校參加重修完成學(xué)業(yè)。通過檔案庫的建立，能很好地總結(jié)和反思目前的預(yù)警工作還存在哪些不足，以便及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和完善相關(guān)管理制度，為今后的預(yù)警工作取得更好的效果奠定良好基礎(chǔ)。

（二）學(xué)業(yè)預(yù)警檔案信息化管理。許多高校學(xué)生預(yù)警檔案信息多是手工填錄，檔案材料多為紙質(zhì)載體，還是不能實(shí)現(xiàn)預(yù)警的終極目的——控制和預(yù)防。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，利用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和處理，獲得有價(jià)值的信息，是形勢所趨。對于學(xué)業(yè)預(yù)警工作來講，預(yù)警檔案的形成非常重要。建立學(xué)校預(yù)警學(xué)生數(shù)據(jù)庫，是高等學(xué)校教學(xué)管理檔案信息化建設(shè)的提升。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以對學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警學(xué)習(xí)狀況作數(shù)據(jù)分析，進(jìn)而分析受預(yù)警學(xué)生心理與行為特點(diǎn)，對其未來學(xué)業(yè)發(fā)展走向做預(yù)測，幫助班主任或任課老師提前做好學(xué)業(yè)干預(yù)，對受預(yù)警學(xué)生本人再次預(yù)警，以及對其他學(xué)生學(xué)業(yè)不良情況的發(fā)生予以控制。目前，高等學(xué)校都已經(jīng)建立教務(wù)管理系統(tǒng)，可以利用教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)學(xué)業(yè)預(yù)警數(shù)據(jù)庫。在教務(wù)管理系統(tǒng)中增加學(xué)業(yè)預(yù)警模塊，以每一學(xué)期為單位，在系統(tǒng)中設(shè)置達(dá)到預(yù)警條件的學(xué)分比例，如每學(xué)期獲得學(xué)分占該學(xué)期應(yīng)修學(xué)分的1/2時(shí)，即自動(dòng)進(jìn)入預(yù)警學(xué)生數(shù)據(jù)庫，學(xué)生可以在預(yù)警模塊查詢自己不及格課程的學(xué)分?jǐn)?shù)、未取得學(xué)分的課程名稱、已獲得學(xué)分?jǐn)?shù)、應(yīng)修讀學(xué)分?jǐn)?shù)等，學(xué)生進(jìn)行補(bǔ)考和重修的成績也將進(jìn)入該數(shù)據(jù)庫。另外在學(xué)生個(gè)人系統(tǒng)界面顯示預(yù)警狀態(tài)（“學(xué)業(yè)預(yù)警中”或“預(yù)警結(jié)束”），既保密又起到了警示作用。除了預(yù)警學(xué)生可以自查外，學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)秘書、班主任也可通過此系統(tǒng)查詢到歷次學(xué)業(yè)預(yù)警學(xué)生的名單以及預(yù)警的具體信息，也可以從經(jīng)年的數(shù)據(jù)評(píng)估預(yù)警學(xué)生不及格課程的設(shè)置是否合理等情況，作為教師調(diào)整教學(xué)方法或創(chuàng)新教學(xué)思維的參考。此外，許多高等學(xué)校已開發(fā)教務(wù)管理APP等信息服務(wù)軟件，方便師生在手機(jī)上進(jìn)行查詢等活動(dòng)，可以嘗試在學(xué)生查詢權(quán)限中添加學(xué)業(yè)預(yù)警信息查詢。

學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制是通過建立學(xué)校、學(xué)生、家長三位一體共同協(xié)作的方式，提高大學(xué)生學(xué)業(yè)水平的管理機(jī)制，是高等學(xué)校進(jìn)行人性化管理的重要體現(xiàn)。未來，教育工作者們還需繼續(xù)探索和創(chuàng)新學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制信息化管理方式，建立完備的學(xué)業(yè)預(yù)警數(shù)據(jù)庫，完善高校學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警體系。