大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變探討

文/棗莊科技職業(yè)學(xué)院 張虹

工作理念的改革，對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)前的發(fā)展，都是至關(guān)重要的，對(duì)于我國(guó)高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)亦是同理，在信息化的時(shí)代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了大數(shù)據(jù)平臺(tái)的產(chǎn)生，鑒于大數(shù)據(jù)平臺(tái)有著存儲(chǔ)量大、傳輸便捷等優(yōu)勢(shì)，對(duì)于各領(lǐng)域的工作改革都有著重要的意義。特別是高校的檔案管理工作，也必須要根據(jù)大數(shù)據(jù)背景去思考理念優(yōu)化的策略，才能確保工作效率的提升及質(zhì)量的優(yōu)化。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)分析

（一）信息存儲(chǔ)量大。大數(shù)據(jù)一詞的含義表達(dá)，是較為簡(jiǎn)單易懂的，所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，自然是指對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸與處理的技術(shù)，其產(chǎn)生依賴于信息平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)的趨勢(shì)下，電子郵箱、網(wǎng)盤等平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)也自然更加明確地體現(xiàn)了出來(lái)，隨著功能拓展，還會(huì)逐漸產(chǎn)生更大的存儲(chǔ)空間，從MB、GB到TB，隨著空間的拓展，容納量也越來(lái)越大，這對(duì)于信息的存儲(chǔ)與處理來(lái)說(shuō)，是十分有利的，能夠大幅度削減信息管理的壓力，從我國(guó)高校檔案管理的角度來(lái)分析，在院校規(guī)模越來(lái)越大、招生量越來(lái)越多的趨勢(shì)下，各類檔案的數(shù)量也會(huì)不斷增加，所以為了更好地進(jìn)行檔案管理，必須要首先意識(shí)到如上特點(diǎn)。

（二）信息傳輸快捷。鑒于大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)具備能夠批量處理信息的特點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行信息傳輸、分享與交互，效率也自然會(huì)更高，甚至能夠達(dá)成對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸?shù)哪繕?biāo)，這顯然是十分有利的特點(diǎn)。從高校檔案管理的角度去分析，在以往傳統(tǒng)的管理模式下，檔案以紙質(zhì)實(shí)物的形式存在，所以如果要調(diào)用檔案或是檔案?jìng)鬏敼蚕淼那闆r下，只能依靠郵寄達(dá)成目標(biāo)，這是十分不利的，但是大數(shù)據(jù)平臺(tái)的這一特點(diǎn)則能夠確保檔案信息的傳輸與共享突破時(shí)間與空間限制。

（三）節(jié)省空間與資源。大數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中的信息，并不是以實(shí)體形式存在的，而是以虛擬的數(shù)據(jù)形式存在的，也正是因大數(shù)據(jù)平臺(tái)信息的這一特點(diǎn)，所以信息管理才能脫離實(shí)體的紙張，也無(wú)需以實(shí)體的儲(chǔ)存庫(kù)為基礎(chǔ)。相較來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的信息管理模式下，信息的記錄與存儲(chǔ)則必須要耗費(fèi)大量的紙張，以及大面積的空間，這是導(dǎo)致資源耗費(fèi)的主要因素。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理改革帶來(lái)的契機(jī)與挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理理念改革契機(jī)。當(dāng)前的教育發(fā)展趨勢(shì)下，隨著我國(guó)各大高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及招生數(shù)量的持續(xù)提升，檔案內(nèi)容與類別也自然越來(lái)越多，這給檔案管理工作帶來(lái)了更大的壓力，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校，顯然有更好的選擇，即大數(shù)據(jù)、信息化的檔案管理理念，在這樣的理念之下，信息管理的機(jī)制也會(huì)隨之產(chǎn)生轉(zhuǎn)變。引進(jìn)信息化的管理技術(shù)，檔案管理工作效率會(huì)有更大幅度提升，簡(jiǎn)而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理工作所帶來(lái)的契機(jī)主要包含以下幾個(gè)方面，與以上所談及的大數(shù)據(jù)平臺(tái)特點(diǎn)密切關(guān)聯(lián)。其一是能夠達(dá)成批量的檔案信息處理與傳輸，這能夠大幅度節(jié)省人力成本。其二是能夠擺脫實(shí)體管理模式的限制，避免資源浪費(fèi)，無(wú)論是紙張還是存儲(chǔ)空間，以往都需要耗時(shí)耗力去規(guī)劃，但是在信息平臺(tái)基礎(chǔ)上則無(wú)需擔(dān)憂空間與資源問(wèn)題。其三是能夠達(dá)成檔案信息的實(shí)時(shí)交互，甚至是在一秒之內(nèi)完成檔案信息的傳輸共享，十分便利。這些都是我們所知的，因大數(shù)據(jù)趨勢(shì)而帶來(lái)的正面影響，對(duì)高效檔案管理工作管理理念的改革有重要的意義。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理理念改革與挑戰(zhàn)。萬(wàn)事萬(wàn)物有利有弊，這是社會(huì)發(fā)展的規(guī)律，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，自然給我們帶來(lái)了更大的改革契機(jī)，但同時(shí)也必然會(huì)有問(wèn)題存在，需要我們重視，如果忽略了，就很可能使得大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)。其一是對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理檔案時(shí)無(wú)法達(dá)到技術(shù)水平的嫻熟。其二是大數(shù)據(jù)平臺(tái)的安全性尚需提升，要積極革新安全技術(shù)，否則必然會(huì)導(dǎo)致重要的檔案資料被竊取或篡改。其三是對(duì)系統(tǒng)分支的完善不到位，會(huì)使得各類檔案集中在一起，很難確保管理的明確性，這對(duì)高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)是很大的挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作理念革新措施

（一）積極培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是時(shí)時(shí)刻刻都在更新的，高校意識(shí)到這一點(diǎn)，引進(jìn)了新的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)去提升管理工作的效率與質(zhì)量，是很好的趨勢(shì)，但是如果校內(nèi)檔案管理人員無(wú)法嫻熟操作管理系統(tǒng)，那么即便是引進(jìn)最新的管理系統(tǒng)，也無(wú)法確保管理工作的落實(shí)，所以為了確保管理人員能夠更嫻熟地應(yīng)用大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)完成檔案管理工作，必須要在引進(jìn)大數(shù)據(jù)管理技術(shù)后及時(shí)針對(duì)管理人員展開(kāi)系統(tǒng)化的技術(shù)培訓(xùn)，針對(duì)檔案建檔、分類等技巧進(jìn)行傳授，并且在培訓(xùn)完成后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)開(kāi)展應(yīng)用考核，確保管理人員的技術(shù)應(yīng)用過(guò)關(guān)，這樣才能確保大數(shù)據(jù)管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)真正體現(xiàn)出來(lái)。而且在階段性的工作總結(jié)階段，也應(yīng)當(dāng)針對(duì)管理人員的實(shí)際技術(shù)應(yīng)用情況進(jìn)行審核，對(duì)于技術(shù)應(yīng)用能力不過(guò)關(guān)的員工，應(yīng)當(dāng)視情況去進(jìn)行再培訓(xùn)或是采取一定的懲戒措施，簡(jiǎn)而言之，管理人員的能力過(guò)關(guān)，才能夠真正運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)去做好檔案管理工作。這是十分重要的，鑒于大數(shù)據(jù)技術(shù)革新迅速，更需要在短期內(nèi)開(kāi)展培訓(xùn)，才能避免在引進(jìn)新的平臺(tái)或是功能時(shí)管理人員不會(huì)用，這會(huì)影響到整體的工作效率及質(zhì)量。

（二）積極革新。以上亦有闡述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)速度是完全不同于以往的，新的技術(shù)平臺(tái)產(chǎn)生，必然會(huì)附帶新的功能，有新的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，因?yàn)樾录夹g(shù)、新平臺(tái)都是以之前的平臺(tái)為基礎(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化而產(chǎn)生的。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，管理平臺(tái)的自主性、可操作性也越來(lái)越強(qiáng)，所以校方為了確保管理效率，就要更積極地引進(jìn)新技術(shù)，并且要懂得運(yùn)用當(dāng)前信息化檔案管理系統(tǒng)的自主化優(yōu)勢(shì)，去不斷增加系統(tǒng)分支，將更多的管理內(nèi)容融入進(jìn)去。就最為基本的人力檔案來(lái)分析，校內(nèi)教職工的檔案與學(xué)生的檔案應(yīng)當(dāng)歸屬不同分支，此外每個(gè)年級(jí)、每個(gè)班級(jí)甚至是每個(gè)班級(jí)小組的學(xué)生檔案，只要能夠進(jìn)行分類，都應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化下去，這樣一來(lái)，在調(diào)用檔案時(shí)，根據(jù)相應(yīng)的分支也更易查找，這對(duì)于檔案管理工作效率的提升十分有利，簡(jiǎn)而言之，這是新技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用的要點(diǎn)，校方首先需要意識(shí)到技術(shù)革新的重要性，將技術(shù)革新落實(shí)于實(shí)際行動(dòng)中，并且要確保大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)隨著不斷的優(yōu)化更符合校內(nèi)當(dāng)前的檔案管理工作需求。

（三）突破管理局限。談及當(dāng)前時(shí)代背景下的信息化大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，其所具備的另外一個(gè)巨大應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，便是可以突破時(shí)間與空間的局限進(jìn)行檔案管理，在信息化的基礎(chǔ)上，檔案資料的存在形式是數(shù)字化的，即是說(shuō)只要在有信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的地方，便可以進(jìn)行檔案信息的管理與處理，所以校方也應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用這一優(yōu)勢(shì)，去突破管理工作的局限。校方引進(jìn)的檔案管理平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)讓每個(gè)管理人員都在自己的電腦上加裝，這樣一來(lái)，在急用檔案資料的時(shí)候，檔案管理人員無(wú)需急急忙忙去校內(nèi)進(jìn)行操作。簡(jiǎn)而言之，信息技術(shù)的產(chǎn)生，其中一項(xiàng)重要目的，便是要讓各個(gè)領(lǐng)域的工作擺脫局限，這也是主要的優(yōu)勢(shì)，為了體現(xiàn)出這樣的優(yōu)勢(shì)，高校也必須要具備突破性的工作改革意識(shí)，才能確保大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)真正體現(xiàn)出來(lái)。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前時(shí)代我們無(wú)法擺脫或是否認(rèn)的趨勢(shì)，這樣的趨勢(shì)會(huì)給各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)新的趨勢(shì)，對(duì)于高校的檔案管理工作發(fā)展也有著重要意義，為了確保技術(shù)優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)，校方應(yīng)當(dāng)積極革新工作理念，思考優(yōu)化策略，這樣才能真正確保管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，提升管理效率與質(zhì)量。