檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的作用

文/西安外事學(xué)院檔案館 董金玲

檔案管理數(shù)字化是伴隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。電子文檔和紙質(zhì)文檔相比，電子文檔不受時(shí)間、地域限制，在儲(chǔ)存條件方面要求相對(duì)較低。檔案數(shù)字化管理大大提高檔案管理工作者的效率，并且檔案數(shù)字化在當(dāng)今信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文對(duì)檔案數(shù)字化管理模式展開(kāi)研究，包括管理人員和方法方面，并提出建議，擬使檔案管理操作更加人性化。

傳統(tǒng)檔案是指組織及個(gè)人形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各類文字、圖片等形式的記載。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理者的工作也提出了新的要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，使檔案數(shù)字化管理逐漸顯示出其優(yōu)越性，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理，不僅提高檢索速度，也擴(kuò)大了查詢范圍，提高了工作效率。改變了紙質(zhì)文檔查閱的繁瑣步驟，避免了借閱對(duì)紙質(zhì)文件造成的損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

一、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案管理具有閱讀的局限性和時(shí)間的局限性。數(shù)字化的檔案管理模式，是伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化管理不受時(shí)間和空間的限制，增強(qiáng)了檔案原件被保護(hù)的不可替代的先進(jìn)性。以目前的社會(huì)管理模式看，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，此時(shí)，先進(jìn)的數(shù)字信息化管理模式獲得了良好的發(fā)展機(jī)遇。作為具有開(kāi)放性、便捷性等特點(diǎn)的新型管理體系，檔案數(shù)字化管理明顯提高了檔案管理的質(zhì)量、安全與效率，得到了多領(lǐng)域與多行業(yè)的認(rèn)可。尤其在電子信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案信息化管理模式更是受到了人們的歡迎。與此同時(shí)，在眾學(xué)者以及科研人員的不懈努力下，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有越來(lái)越多的功能，可以為高校檔案管理提供更加有力的信息技術(shù)支持。

高校檔案管理中采用傳統(tǒng)管理方式，需要大量的人工以及時(shí)間進(jìn)行檔案的檢索與歸檔，浪費(fèi)了不必要的人力和物力。但是，檔案數(shù)字化管理模式則能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)便捷的檔案檢索與歸檔，使用者可以輕松地從諸多檔案當(dāng)中篩選所需要的有價(jià)值的信息。另外，先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案生成電子版儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中，便于保證信息的真實(shí)性和有效性，任何使用檔案的人均需要通過(guò)用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，避免了資料丟失與任意篡改等問(wèn)題的發(fā)生。

二、檔案數(shù)字化管理的作用

高校應(yīng)用數(shù)字化管理模式進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)篩選并儲(chǔ)存檔案，包括文字、視頻、音頻等檔案類型，避免了傳統(tǒng)管理模式中浪費(fèi)大量人力與時(shí)間的情況發(fā)生，極大程度上提高了管理效率。對(duì)檔案數(shù)字化管理的具體作用進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，其主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）數(shù)字化的管理模式管理簡(jiǎn)便。數(shù)字化管理模式可以利用電子設(shè)備快速完成，只要輕輕敲擊鍵盤(pán)及鼠標(biāo)，整個(gè)管理過(guò)程十分簡(jiǎn)單，且效率比較高，整個(gè)管理過(guò)程井然有序，保證了數(shù)據(jù)、信息的完整性與可靠性。

（二）數(shù)字化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新。每一位查詢者只需要擁有一臺(tái)計(jì)算機(jī)即可，不受時(shí)間和地域的限制，改變了傳統(tǒng)的需要手工翻閱檔案的繁瑣、費(fèi)時(shí)、不易查到等缺點(diǎn)，以保證資料信息的時(shí)效性?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有傳統(tǒng)檔案管理那樣復(fù)雜。在對(duì)資料整理的環(huán)節(jié)中，主要依靠高科技電子設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)，節(jié)約了時(shí)間，節(jié)省了人力，也提高了工作效率；在資料的使用中，利用數(shù)字化的管理模式方便閱讀及管理；在資料的編排中，利用電子計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)把相近資料編排在一起，可以更方便地對(duì)資料進(jìn)行查找，同時(shí)還可共享資料，促進(jìn)各高校之間的合作。

三、應(yīng)用檔案數(shù)字化管理模式的策略

為了使檔案數(shù)字化管理工作有效開(kāi)展，應(yīng)加強(qiáng)以下幾點(diǎn)管理：

（一）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)既包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技術(shù)培訓(xùn)和檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化信息的相關(guān)知識(shí)，只有通過(guò)學(xué)習(xí)了解檔案相關(guān)的知識(shí)，才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。檔案信息管理人員需要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和專業(yè)的操作技術(shù)。要努力提高檔案管理人員的工作積極性，在工作中調(diào)動(dòng)他們的積極性，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，加強(qiáng)檔案利用的思想，引起重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，培養(yǎng)專業(yè)的、高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理工作人員。

（二）高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理資金的投入。完善管理體系，保障資料的安全，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息的管理做好保密工作，要有危險(xiǎn)防范意識(shí)，定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并做好加密工作，密碼不可外泄，以保證管理工作的順利進(jìn)行，分管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)聽(tīng)取檔案管理負(fù)責(zé)人的匯報(bào)，定期了解檔案管理工作。要為檔案管理提供必要的物質(zhì)支持，為高校檔案管理提供先進(jìn)的設(shè)備。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化的管理模式為高校檔案的管理節(jié)約了大量時(shí)間，提高了工作效率。高校檔案管理人員要做好自我管理，提高工作能力。高校應(yīng)完善管理體系，加大對(duì)資金的投入，使得檔案數(shù)字化管理模式更加完善。我國(guó)檔案數(shù)字化管理處在探索階段，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全，建設(shè)完美的檔案數(shù)字化管理體系，依然是管理行業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。