淺議成人高等院校文書(shū)檔案收集歸檔工作

文/北京市西城經(jīng)濟(jì)科學(xué)大學(xué) 何伶

一、檔案收集歸檔的要求和特點(diǎn)

（一）檔案收集歸檔的要求。檔案工作要求學(xué)校檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，任何教職員工不得把工作中形成的文件材料據(jù)為己有或拒絕移交檔案室歸檔。歸檔就是學(xué)校檔案員把收集來(lái)的分散的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組合、排序、編號(hào)、錄入檔案管理軟件的有序化過(guò)程，經(jīng)過(guò)整理的文件材料才能成為被利用的檔案。檔案員通過(guò)檔案管理軟件中歸檔文件級(jí)目錄進(jìn)行檢索，為借閱者提供利用。檔案歸檔時(shí)要求檔案員區(qū)分文件材料的保管期限，整理過(guò)程中遵循文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系，重要的是文件材料歸檔要求齊全完整，這樣形成的檔案才能反映學(xué)校工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，才有利用的價(jià)值。

（二）檔案的來(lái)源具有廣泛性。檔案來(lái)源于學(xué)校、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和上級(jí)單位普發(fā)性文件或?qū)Ｖ感晕募鋬?nèi)容廣泛豐富，形式多樣化。檔案內(nèi)容包括學(xué)校制定的規(guī)章制度、管理辦法、工作報(bào)告、工作總結(jié)和計(jì)劃等；學(xué)校召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議、舉辦各種活動(dòng)形成的文件材料；涉及學(xué)校和教職員工權(quán)益的人事任免、請(qǐng)示與批復(fù)、協(xié)議、合同、單據(jù)等法律書(shū)證；還有上級(jí)單位針對(duì)學(xué)校的指導(dǎo)性公文；需要學(xué)校貫徹執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文材料等等。檔案的內(nèi)容涵蓋了學(xué)校方方面面的活動(dòng)記錄，涉及學(xué)校各個(gè)科室及教職員工的工作。

二、檔案歸檔工作存在的問(wèn)題和原因分析

（一）學(xué)校對(duì)檔案歸檔工作重視程度不夠。從狹義上講，我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)主要由檔案局、檔案館、檔案室三部門(mén)組成，各級(jí)各類(lèi)單位內(nèi)設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理、保管和利用。據(jù)筆者了解，多數(shù)學(xué)校檔案工作基本由行政辦公室一名工作人員兼任，這名工作人員除了從事檔案工作外，還要負(fù)責(zé)辦公室其他多項(xiàng)工作，留給檔案工作的時(shí)間和精力不足，這勢(shì)必影響到檔案工作的完成。學(xué)校教職員工的檔案歸檔意識(shí)比較薄弱，有些人為了工作便利，把應(yīng)該歸檔的文件材料據(jù)為己有；或相互之間借用手中留存的文件材料，沒(méi)有任何借閱手續(xù)，久而久之，也無(wú)人催辦歸檔，造成文件材料歸檔時(shí)出現(xiàn)漏歸或遺失的情況。教職員工檔案意識(shí)缺失，檔案管理制度不健全不完善，輕視檔案工作的重要性是導(dǎo)致檔案歸檔不齊全不完整的主要原因。

（二）科室檔案移交時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。學(xué)校在一年中開(kāi)展職能活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，平時(shí)都零散在學(xué)校各項(xiàng)工作的承辦者手中，第二年上半年科室檔案員才把整理完畢的檔案移交學(xué)校檔案室?？剖乙平坏臋n案中一般性的文件材料居多，永久和30年保存的文件材料收集缺失，由于不是即時(shí)歸檔，學(xué)校檔案室人員對(duì)缺失的文件材料也無(wú)法整理清楚。科室形成的文件材料基本是事后歸檔，移交時(shí)間長(zhǎng)，容易造成學(xué)校檔案歸檔出現(xiàn)不齊全完整的情況。

三、相關(guān)建議

（一）提升檔案法治意識(shí)，健全和完善檔案歸檔制度。檔案法治意識(shí)是學(xué)校檔案工作取得成效的關(guān)鍵。學(xué)校要切實(shí)落實(shí)國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，讓教職工知悉檔案歸檔工作的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。在檔案法制化建設(shè)進(jìn)程中，大力培養(yǎng)檔案工作人員的法治思維尤其重要，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的法治意識(shí)，加強(qiáng)檔案法治的宣傳和檔案的行政執(zhí)法監(jiān)督力度。強(qiáng)化學(xué)校教職工的檔案法治意識(shí)，建立檔案歸檔工作制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要依法治檔，把檔案工作列入學(xué)校的日常管理工作中；列入檔案員個(gè)人年度績(jī)效考核里，與檔案員崗位工資掛鉤，用工作制度來(lái)保障檔案歸檔的齊全完整。梳理學(xué)校主要職能活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，制定《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，把涉及人事、工資、財(cái)務(wù)、行政事務(wù)的請(qǐng)示與批復(fù)等重要的需要永久和30年保管的文件材料列入檔案員重點(diǎn)收集歸檔范圍。

（二）規(guī)范檔案歸檔工作流程，事后歸檔嵌入即時(shí)歸檔中。學(xué)校各科室形成的文件材料到第二年初才移交到學(xué)校檔案室歸檔。事后歸檔模式是目前主要的歸檔模式，其諸多弊端正逐漸顯現(xiàn)，相關(guān)研究者和實(shí)踐工作者開(kāi)始探索檔案管理的全程控制。針對(duì)檔案數(shù)量多、形式多樣的特點(diǎn)，學(xué)校要建立和規(guī)范檔案歸檔工作流程，細(xì)化到歸檔過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)；實(shí)施公文從發(fā)文、收文、催辦到歸檔等一體化的管理。檔案員對(duì)科室年度產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行監(jiān)督把控，尤其是永久和30年保管的重要文件材料，工作完畢后要及時(shí)催辦，即時(shí)歸檔。把學(xué)?？剖覛w檔的時(shí)間嵌入即時(shí)歸檔的環(huán)節(jié)中，避免原始材料留存在科室和個(gè)人手里，因移交時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)遺漏或丟失的情況。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案歸檔工作的完成。檔案的利用和民生作用日益顯著，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，教育機(jī)構(gòu)應(yīng)開(kāi)設(shè)不同學(xué)歷層次的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，為學(xué)校和基層單位培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案人員。法國(guó)建有專(zhuān)門(mén)培養(yǎng)檔案人才的精英學(xué)府——法國(guó)檔案學(xué)院，嚴(yán)格的教育和培養(yǎng)機(jī)制使法國(guó)擁有大批專(zhuān)業(yè)檔案工作者，他們職業(yè)素養(yǎng)高，對(duì)檔案工作懷有極大熱情。專(zhuān)業(yè)的檔案人員是推進(jìn)學(xué)校檔案工作發(fā)展的迫切需求，也是完成檔案歸檔工作的需要。