加強(qiáng)與改進(jìn)高校檔案管理工作的思考

文/晉中師范高等專科學(xué)校 王曉

高校檔案是我國檔案管理的重要組成部分，更是高校教育教研的原始記錄，是高校辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、成就及歷史的真實(shí)體現(xiàn)，屬于一種重要信息資源，為高?？沙掷m(xù)發(fā)展提供了客觀的依據(jù)。但是從高校檔案管理實(shí)踐來看，在管理中還存在各種問題，影響到檔案管理水平和服務(wù)能力。因此，加強(qiáng)與改進(jìn)管理工作具有實(shí)用價(jià)值。

一、檔案管理的重要性

在高校發(fā)展歷程中，檔案是最為原始的數(shù)據(jù)記錄，其重要性不言而喻。檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）對教育教研具有借鑒與參考作用。高校檔案見證著高校形成、變化及發(fā)展的全過程，還貫穿高校教育教學(xué)及組織管理各個方面。檔案非常真實(shí)地記載著高校運(yùn)行、教學(xué)管理的軌跡，屬于高校的信息資源。高校的教育教學(xué)發(fā)展離不開檔案的啟示，更是豐富教學(xué)管理的重要手段。

（二）教育教學(xué)管理的依據(jù)與載體。高校檔案是隨著教育教學(xué)活動逐漸形成的，屬于第一手資料。高校發(fā)展的相關(guān)材料、優(yōu)秀教師事跡報(bào)告、工作總結(jié)等，均是教育教學(xué)的依據(jù)與經(jīng)驗(yàn)。高校檔案體現(xiàn)出高校的基本面貌與全部活動，更是高校教育教研的縮影，對高校發(fā)展具有重要載體作用。

（三）高校文化的組成部分。檔案屬于高校寶貴的財(cái)富，是高校的科學(xué)文化。所以高校檔案管理屬于教育教學(xué)管理的重要組成部分，對維護(hù)學(xué)校合法利益、探索新的教育教研方法等各方面具有積極作用。高校檔案中有極大一部分記錄著高校教育教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)與成果，體現(xiàn)出高?？傮w的教育教研水平，是高校全體師生的智慧結(jié)晶。

二、加強(qiáng)與改進(jìn)高校檔案管理工作的對策

隨著新課改體制的不斷深入，高校檔案管理的重要性更加突出。因此加強(qiáng)與改進(jìn)高校檔案管理工作是形勢發(fā)展所需，更是高校發(fā)展的重要內(nèi)容。筆者結(jié)合自身體會，建議從如下幾個方面強(qiáng)化與改進(jìn)。

（一）提高檔案管理的地位。一直以來，高校都不重視檔案管理，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案不過是資料記載而已，因此要提高檔案管理工作，就必須要提高檔案管理的地位。首先，要加強(qiáng)高校檔案的認(rèn)識。從高校領(lǐng)導(dǎo)、各教學(xué)院部及職能部門，都必須要認(rèn)清檔案管理的重要性，要從高校發(fā)展與改革、培養(yǎng)合格的高級人才等角度，真正認(rèn)識檔案管理工作的必要性與重要性。其次，要構(gòu)建完善的管理體系，在各級部門都要設(shè)立兼職的檔案管理崗位，在學(xué)校檔案管理中構(gòu)建專門的類別，而且對相關(guān)人員進(jìn)行分類指導(dǎo)。

（二）加強(qiáng)宣傳，提高全體教職工的檔案意識。要加強(qiáng)檔案管理工作，必須要高校全體教職工高度重視及共同參與。因此必須要加大宣傳力度，召開專門會議宣講檔案管理的重要性，讓全體教職工認(rèn)識、領(lǐng)會及理解檔案知識，要徹底了解國家對檔案工作的政策和方針。教育教職工樹立檔案意識，及時將教育教研中有價(jià)值的信息資源，采用各種檔案形式保存起來，有效完善檔案信息資源，自主維護(hù)檔案管理的完整性和安全性。

（三）建立服務(wù)型的管理模式。在信息化時代，必須要不斷開發(fā)檔案信息，才能滿足社會日漸增長所需。在傳統(tǒng)管理模式中，重點(diǎn)是收集、保管和收藏信息，傳統(tǒng)管理模式極難展示檔案信息的真正價(jià)值。因此在這種形勢下產(chǎn)生了服務(wù)型檔案管理模式，服務(wù)型模式能最大限度開發(fā)和利用檔案信息，從而全方位、多視角給檔案信息需求者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，提高檔案信息的利用效率。檔案管理人員還必須要樹立服務(wù)型理念，要確立為檔案需求者服務(wù)的宗旨，切實(shí)提高自身的服務(wù)意識，在工作中樹立主動服務(wù)意識。而且檔案管理人員要打破單一的服務(wù)手段，優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，比如利用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息處理技術(shù)等各種手段。通過建立檔案館網(wǎng)站、制作網(wǎng)頁，以電子信箱、匯編主題等各種手段，展開網(wǎng)上共享服務(wù)，提供數(shù)字信息的咨詢服務(wù)與網(wǎng)上服務(wù)等各種服務(wù)模式。

（四）加強(qiáng)檔案管理與社會間的互動。在我國整體檔案管理中，高校檔案管理屬于一個子系統(tǒng)，時刻都處于社會能量、經(jīng)濟(jì)及信息各種交流中。所以高校檔案管理必須要打破僵化，逐漸走向靈活化，從封閉轉(zhuǎn)向開放，逐漸在高校與社會間形成橫向的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，鑄造出良好的共享機(jī)制。

（五）不斷提高管理人員的素質(zhì)。要提高高校檔案管理，必須要確保管理人員具有過硬的思想政治、業(yè)務(wù)能力及職業(yè)道德等綜合素質(zhì)，樹立終身學(xué)習(xí)觀念。檔案管理人員最基本要求就是要具有良好的思政素質(zhì)，作為一個出類拔萃的管理人員，必須要具有樂于奉獻(xiàn)的品質(zhì)、崇高的敬業(yè)精神及細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，同時還要耐得住寂寞，抵擋住誘惑；高校必須要安排高素質(zhì)、高技能的專業(yè)人員勝任檔案管理崗位，還要加強(qiáng)后期繼續(xù)培訓(xùn)與教育。不但要成為檔案管理的專才，還必須要具有掌握、跟蹤現(xiàn)代技術(shù)的手段。

在信息時代，高校檔案管理必須要順應(yīng)時代潮流，采用信息技術(shù)手段。要認(rèn)識到檔案管理在高校管理中的重要性，結(jié)合高校實(shí)況不斷加強(qiáng)與改進(jìn)檔案管理工作，促進(jìn)高校檔案管理更好地發(fā)展。