新時(shí)代高校民生檔案資源體系建設(shè)探析

文/蘇州科技大學(xué)校長(zhǎng)辦公室 劉遷 王雪梅

習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中指出：“經(jīng)過長(zhǎng)期努力，中國特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代，這是我國發(fā)展新的歷史方位?！彼麖?qiáng)調(diào)指出：“我國社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾?！毙聲r(shí)代孕育新思想，新思想指導(dǎo)新征程，新的歷史時(shí)期，社會(huì)主要矛盾發(fā)生變化，保障和改善民生被放在了更加重要的位置。以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為統(tǒng)領(lǐng)，認(rèn)真扎實(shí)做好高校民生檔案工作意義重大。高校民生檔案是民生檔案的重要組成部分，是全體師生教與學(xué)、科研與實(shí)踐、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成的維護(hù)師生合法權(quán)益的原始憑證，是我國對(duì)于“關(guān)注民生、保障民生、改進(jìn)民生”這一執(zhí)政理念的具體落實(shí)。高校民生檔案具有廣泛性、多樣性和社會(huì)性的特點(diǎn)，是師生“最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題”的重要體現(xiàn)，對(duì)高校和諧校園建設(shè)意義重大，更可以助力實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興。

一、建設(shè)高校民生檔案資源體系的必要性

（一）建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系是國家治理能力現(xiàn)代化的要求。中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，指出要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，包括加大檔案收集整理力度、重視做好民生檔案工作、科學(xué)整合檔案信息資源等內(nèi)容，其中關(guān)于把民生檔案納入國家檔案資源體系的表述更是在黨和國家關(guān)于檔案工作的文件中第一次對(duì)做好民生檔案工作提出的要求。對(duì)民生檔案的重視，將檔案資源體系與人民群眾結(jié)合起來不僅僅是檔案作為社會(huì)記憶的要求，更是國家治理能力現(xiàn)代化、治理體系現(xiàn)代化的要求。黨的十八屆三中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》（以下簡(jiǎn)稱《決定》）明確提出“全面深化改革的總目標(biāo)是完善和發(fā)展中國特色社會(huì)主義制度，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。黨的十九大報(bào)告指出我國必須堅(jiān)持和完善中國特色社會(huì)主義制度，不斷推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。國家治理能力是國家統(tǒng)籌各個(gè)領(lǐng)域的治理，使其相互協(xié)調(diào)、共同發(fā)展的能力，要從政府單一主體管理變?yōu)槊裰鲄⑴c式、互動(dòng)式的多元主體治理。國家治理的主要載體和集中體現(xiàn)就是政府治理。廣義上來說，檔案館是社會(huì)記憶的保管者與傳承者，管理著黨和國家的各類重要檔案，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面，因此從宏觀上來說，國家治理體系要求我們做好檔案資源體系建設(shè)。狹義上來說，檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。作為社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，自然也就納入了文化治理的范疇，客觀上也就要求加強(qiáng)檔案管理工作，建立健全民生檔案資源體系。

（二）科學(xué)整合檔案資源是國家治理現(xiàn)代化在高校檔案界的具體落實(shí)。推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，重點(diǎn)之一就是對(duì)各類信息資源進(jìn)行科學(xué)整合、優(yōu)化配置，這也是國家治理的重要突破點(diǎn)。對(duì)高校檔案界更是如此，高校檔案本身就是國家重要的信息資源，唯有做好檔案信息資源的科學(xué)而合理的整合，才能更好地為學(xué)校、為社會(huì)提供服務(wù)，發(fā)揮檔案的價(jià)值。治理能力的現(xiàn)代化，也要求高校檔案館將提升檔案信息資源整合能力作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，甚至是圍繞檔案信息資源整合與配置進(jìn)行組織重構(gòu)與職能轉(zhuǎn)變?！兑庖姟诽岢鲆翱茖W(xué)整合檔案信息資源，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用?！痹诋?dāng)前高校檔案館掌握信息資源既定事實(shí)的基礎(chǔ)上，如何收集鑒定管理來自高校系統(tǒng)內(nèi)各部門、各成員所擁有的檔案信息資源，如何發(fā)揮共識(shí)、信任以及社會(huì)資本等無形資源的作用，從而促成高校檔案館、學(xué)校部門、師生群體等不同主體間的通力合作與利益共通，以便助力于高校檔案館更大程度地發(fā)揮其作用為黨管檔、為校守史、為師生服務(wù)，這就讓科學(xué)整合檔案信息資源成了高校檔案館在國家治理現(xiàn)代化背景下的具體落實(shí)。

（三）做好民生檔案工作是高校檔案事業(yè)發(fā)展的突破點(diǎn)。國家治理現(xiàn)代化就要回歸人民本位，讓人民群眾成為真正的主體，這是國家治理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。具體到檔案界而言，以前的檔案館主要保管著黨和國家的檔案，大多也是為黨和國家行政機(jī)關(guān)提供服務(wù)，“為黨管檔,為國守史”就是真實(shí)的寫照，雖然后來檔案界也增加了“為民服務(wù)”，但也主要是將黨和國家行政機(jī)關(guān)的檔案提供給廣大人民群眾服務(wù)，人民群眾并沒有成為主體。所以《意見》提出建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，做好民生檔案工作正是檔案界對(duì)政府治理現(xiàn)代化的具體落實(shí)。對(duì)于高校檔案事業(yè)來說，更是如此，傳統(tǒng)的高校檔案主要關(guān)注的是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的檔案資料，而在新時(shí)代高校檔案館在檔案資源建設(shè)中應(yīng)堅(jiān)持以人為本的思想，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。此外，在提供服務(wù)的同時(shí)，也要結(jié)合實(shí)際情況做好高校民生檔案信息的“收、管、用”，特別是民生檔案資源的數(shù)字化開發(fā)及提供利用，以人為本做好民生檔案工作不僅要做好資源收集，更要提供高效的利用服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮檔案的價(jià)值，如此一來，高校檔案資源將能更大程度發(fā)揮其作用，滿足人民群眾對(duì)美好生活的向往，助力于新時(shí)代社會(huì)主要矛盾的解決，因此，做好民生檔案工作是高校檔案事業(yè)發(fā)展的突破點(diǎn)。

二、高校民生檔案資源體系建設(shè)的路徑

（一）增強(qiáng)開放意識(shí)。高校民生檔案資源體系建設(shè)主體由高校檔案部門與各職能部門、全校教職員工組成，高校檔案部門應(yīng)發(fā)揮引領(lǐng)與指導(dǎo)的作用。民生檔案廣泛性、多樣性的特點(diǎn)意味著民生檔案產(chǎn)生部門的廣泛性與多樣性，高校檔案工作受高校管理體制掣肘，一套完整的檔案資料往往由不同的職能部門產(chǎn)生、管理、歸檔，分散管理格局及資料碎片化的狀態(tài)增加了民生檔案管理的難度，高校民生檔案資源的利用率受部門之間溝通與交流的限制。在國家供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革及黨政機(jī)構(gòu)改革的大背景下，高校檔案工作應(yīng)以檔案用戶利用需求為驅(qū)動(dòng)，在新時(shí)期國家對(duì)民生檔案高度重視的有利契機(jī)下，高校檔案部門應(yīng)增強(qiáng)開放意識(shí)。一方面要轉(zhuǎn)變兩個(gè)傳統(tǒng)觀念。一是“重藏輕用、安全第一、開放危險(xiǎn)”的過時(shí)觀念。二是“重工作使用、輕個(gè)人利用，重為學(xué)校管理服務(wù)，輕為師生個(gè)人服務(wù)”的落伍觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要充分體現(xiàn)“以人為本”的科學(xué)發(fā)展理念。另一方面要增強(qiáng)合作意識(shí)。檔案部門一方面應(yīng)加強(qiáng)與學(xué)校宣傳部門的聯(lián)系，充分利用學(xué)校廣播、校報(bào)等媒介向師生廣泛宣傳學(xué)校館藏檔案內(nèi)容、發(fā)揮的重要作用與社會(huì)效益、利用的辦法和手續(xù)等，使檔案信息不時(shí)“飛入尋常百姓家”，改變?cè)械臋n案館“高深莫測(cè)”“機(jī)要重地”“故紙堆”的形象。另一方面加強(qiáng)與民生檔案產(chǎn)生部門的溝通與合作，高校民生檔案的主要產(chǎn)生部門是人事處、教務(wù)處、基建處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處等職能部門，加強(qiáng)與這些黨政、群團(tuán)組織的合作，最大限度地實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的整合，豐富館藏資源。

（二）加強(qiáng)資源建設(shè)。高校檔案館的館藏主要來自三個(gè)方面：一是校內(nèi)各院系和部門移交的檔案。二是高校檔案館根據(jù)館藏發(fā)展需要收集的檔案，如校園風(fēng)光的照片檔案。三是接收捐贈(zèng)或征集的檔案，如與該校發(fā)展歷程相關(guān)的人、事、物等重要檔案或數(shù)據(jù)等。與民生相關(guān)的檔案分散在不同的類目中，還有一部分涉民檔案存在師生自己手中。鑒于此，首先，高校檔案部門應(yīng)在貫徹落實(shí)國家檔案局第九號(hào)令的基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，修訂完善高校檔案收集范圍與保管期限表，突出民生檔案的重要性。教師職稱評(píng)定、學(xué)生就業(yè)出國、退休工資核算等等檔案均與每一個(gè)人有重要關(guān)系，針對(duì)這些利用頻率極高的檔案，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)不同利用需求與利用目的，突出工作重點(diǎn)。其次，優(yōu)化整合民生檔案資源，建立專題數(shù)據(jù)庫，建立目錄中心和電子文件中心，實(shí)現(xiàn)全文檢索功能。蘇州科技大學(xué)檔案部門從2013年開始建立招生類專題數(shù)據(jù)庫，內(nèi)含三個(gè)全宗，歷時(shí)5年時(shí)間業(yè)已全部建成，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)通過學(xué)生姓名檢索，準(zhǔn)確定位該生檔案所在的檔案案卷，并實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化與在線打印，自蘇州積分落戶政策改革以來，學(xué)校在校學(xué)生對(duì)招生錄取名冊(cè)的利用需求激增，招生類專題數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率，在最大限度滿足利用者需求的同時(shí)，大大減輕檔案部門工作人員的查閱工作量。

（三）加強(qiáng)編研工作。檔案編研工作是高校校園文化建設(shè)的重要工作之一。高校檔案部門應(yīng)在國家大力重視文化建設(shè)的契機(jī)下，不斷創(chuàng)新編研理念，立足本館資源基礎(chǔ)，挖掘特色資源，為領(lǐng)導(dǎo)師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案部門應(yīng)該看到高校民生檔案的服務(wù)需求大，利用需求量大，利用目的廣泛。其一，編制檢索工具及專題匯編。針對(duì)不同需求編制不同檢索工具，在學(xué)校教職工的干部考察、工資調(diào)整工作中，組織、人事部門經(jīng)常利用人員定職定級(jí)文件、人事任免文件，為此，江蘇各高校檔案部門編研了《組織機(jī)構(gòu)及人事任免沿革匯編》；在教師職稱評(píng)審過程中，先進(jìn)表彰類文件查閱量很大，《先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人名單匯編》成為基礎(chǔ)編研工作；為幫助師生熟悉學(xué)校黨政、群團(tuán)組織制定的政策，檔案部門將與群眾切身利益相關(guān)的政策性文件匯編成冊(cè)，如為配合國家1992年房屋改革政策，蘇州鐵道師范學(xué)院（現(xiàn)為蘇州科技大學(xué)）編制了《蘇州鐵道師范學(xué)院房改專題資料》《教職工房改登記表》等專題檔案匯編。其二，大力開發(fā)校史檔案及名人檔案。高校檔案中的名人檔案和杰出校友信息資源既是學(xué)校的“品牌”，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。利用和挖掘這些豐富的校史資源，積極開展各類民生檔案資源利用的宣傳展示活動(dòng)，營造和擴(kuò)大檔案文化的影響力，是新時(shí)代高校檔案部門加強(qiáng)檔案文化建設(shè)應(yīng)盡的職責(zé)。

（四）創(chuàng)新服務(wù)形式。高校檔案部門查詢服務(wù)的主要受眾是學(xué)生的學(xué)籍檔案，主要內(nèi)容是在校生的成績(jī)單、畢業(yè)生的學(xué)生檔案去向、老校友的人事檔案補(bǔ)充材料等，檔案部門在做好日常利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)主動(dòng)提供函電代查、網(wǎng)上查閱，也可通過QQ群、微博發(fā)布有關(guān)民生檔案信息。搭建網(wǎng)上預(yù)約辦理平臺(tái)，將有利于進(jìn)一步方便檔案獲取。如東南大學(xué)檔案館開通了網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，網(wǎng)絡(luò)審核，在約定時(shí)間到檔案館取件，畢業(yè)校友可通過郵件預(yù)約的方式進(jìn)行檔案查詢，而且可以委托他人代為取件，此服務(wù)不僅受到廣大學(xué)生的廣泛歡迎，而且保持了檔案館鮮活的生命力。

國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的提出對(duì)高校檔案工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義，將高校檔案管理的三個(gè)體系建設(shè)，尤其是建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，置于國家治理的視閾下進(jìn)行認(rèn)識(shí)和理解意義深遠(yuǎn)。國家對(duì)民生檔案的重視，對(duì)人民群眾的重視，可以讓高校檔案資源體系建設(shè)的范圍更廣、內(nèi)容更全、價(jià)值更大。檔案工作加強(qiáng)與人民群眾的互動(dòng)正是國家治理視閾下的核心體現(xiàn)，具有深刻的時(shí)代烙印與價(jià)值。