電力檔案管理工作中常見的問題及措施

文/陜西新元潔能有限公司 趙瓊

一、電力檔案管理工作的重要性

電力檔案記錄著企業(yè)的形成過程，從初可研、可研、立項一直到企業(yè)的基本建設(shè)、生產(chǎn)運行整個過程，相當于企業(yè)的一本成長筆記，是其最原始的資料記錄。它可以給企業(yè)的經(jīng)營決策提供各種信息反饋，同時，檔案資料對企業(yè)日常生產(chǎn)中的各個部門提供各種資料及信息，具有輔助作用。另外，電廠作為國家的電力輸出部門，位置坐標等仍然屬于保密狀態(tài)。這就要求電廠內(nèi)的其他檔案資料也必須做好保密工作。

二、電力檔案管理工作中常見問題的應對方法

（一）強化信息化管理手段的運用。現(xiàn)今，隨著信息化時代的來臨，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理信息化，但由于選擇的檔案管理系統(tǒng)各不相同，檔案管理人員對于管理系統(tǒng)的要求各不相同。因此，造成檔案管理系統(tǒng)的基本功能缺失，大多數(shù)只能實現(xiàn)基本的目錄查詢，借閱、查看仍以紙質(zhì)檔案為主。這就要求我們定期對檔案系統(tǒng)的設(shè)計進行更新維護，在實際應用中找到不足，逐步改善系統(tǒng)的相關(guān)功能，使電力企業(yè)的檔案應用工作更為順利。同時，電力企業(yè)也應該注意信息技術(shù)的安全問題，定期對電力檔案進行管理，避免因病毒的產(chǎn)生而造成檔案信息丟失，所有信息檔案應該做好備份工作。

（二）加強對國家政策法規(guī)學習的及時性。學習國家政策法規(guī)能夠更好地了解檔案管理工作的進展，使檔案管理更加專業(yè)化、法制化。不僅電力檔案管理人員需要加強對國家相關(guān)政策法規(guī)的學習，在電力企業(yè)中，上到領(lǐng)導人員，下到普通員工，都需要對國家有關(guān)電力檔案管理的政策法規(guī)進行學習。此外，電力檔案管理部門還需要將提供服務(wù)和依法管理相聯(lián)合，對企業(yè)的檔案管理工作進行法律規(guī)范。依據(jù)國家政策法規(guī)來進行檔案整理，約束自己的管理行為。

（三）提高檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的利用率。企業(yè)對電力檔案進行管理的目的就是在生產(chǎn)經(jīng)營的工作中利用相關(guān)的電力檔案了解相關(guān)信息，運用記錄的信息資源，提高生產(chǎn)效率。僅僅做好電力檔案的管理工作是遠遠不夠的。只對電力檔案進行整理保存而不加以利用，電力檔案管理的意義也就得不到體現(xiàn)，因此，企業(yè)除了要做好電力檔案的管理工作外，還應提高檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的利用率，為促進企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展提供信息資源。應將檔案分專業(yè)、分類別對相關(guān)工作人員進行開放，并做好檔案的宣傳管理工作。

（四）注重檔案編研。編研是檔案管理工作的重要組成部分，是主動系統(tǒng)、開發(fā)利用檔案信息資源的一種有效方式。特別是《大事記》，記錄了企業(yè)一個時期的重要資料，便于領(lǐng)導掌握情況，也便于所屬單位了解全局。在實際工作中，由于負責編寫人員的重視程度、對企業(yè)全局的了解情況和檔案管理人員的對檔案收集的重視程度不同，導致大事記不能及時準確歸檔和全面反映企業(yè)一段時間的重要事項。因此要求記錄《大事記》的工作人員要有全局觀念、資料來源要廣、對事件的界定要清晰。企業(yè)應該注重挑選編研大事記的工作人員，并為其創(chuàng)造必要的工作條件。同時，檔案管理人員要及時收集相關(guān)編研材料，并對編研材料做好去偽存真和核實鑒別。

（五）加強檔案收集的完整性、系統(tǒng)性、及時性。電力檔案在進行收集時需要注重檔案收集的完整性、系統(tǒng)性和及時性。首先，完整性和系統(tǒng)性，對于電力檔案的收集不能有信息或資料的殘缺。由于電力檔案的信息資源會在企業(yè)之后的生產(chǎn)經(jīng)營中得到運用，所以，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性是非常重要的。其次，電力檔案收集的及時性也需要得到管理人員的重視。由于有的檔案信息具有時效性，所以對于電力檔案的信息收集一定要及時，能防止出現(xiàn)因未及時收集檔案信息而造成的信息遺漏、重疊、混亂現(xiàn)象。

三、結(jié)語

當今社會，電力檔案管理工作的好壞可以充分證明電力單位是否可以擁有一個良好的發(fā)展前景。因此，對電力檔案管理工作要高標準、嚴要求，這樣對電力單位有百利而無一害。電力單位應加強檔案信息化管理，提高檔案利用率，注重檔案的日常應用及收集整理工作。檔案管理人員應注重自身的業(yè)務(wù)水平和工作責任心。從企業(yè)到個人努力做好檔案管理工作，使其在實際工作中發(fā)揮更大的作用。